Архив для налогового мониторинга в Directum RX

Концепция налогового мониторинга была утверждена Распоряжением Правительства РФ в 2020 году. Согласно этому документу традиционные проверки планируется заменить на онлайн-взаимодействие между налогоплательщиком и ФНС. В основе концепции лежит предоставление налоговому органу удаленного доступа к информационным системам, в частности к операциям, регистрам и первичным документам компании.

Организовать взаимодействие с налоговой службой можно двумя способами:

• предоставить полный доступ к информационной системе организации. Для этого потребуется интеграция с инструментами ФНС;
• работать с витринами данных. При этом компания может выгружать в витрину только те данные, которые требуются для проверки, или предоставить ФНС доступ напрямую к финансовому архиву.

Вне зависимости от того, какой способ взаимодействия выберет компания, перед ней встанет вопрос о создании архива финансовых документов. При этом стоит закладывать ресурсы:

• на первичную обработку документов: занесение в систему, согласование, настройку связей и прав доступа;
• на поддержание актуальности данных: контроль за возвратом документов от контрагентов и за соблюдением комплектности;
• на передачу документов из архива: поиск и выгрузку документов для аудиторских и налоговых проверок.

Далее рассмотрим шаги, которые организация может предпринять, чтобы подготовиться ко взаимодействию с ФНС, и какие инструменты для этого предлагает Directum RX. Напомним, что перечисленные программные продукты разработаны в Российской Федерации и полностью закрывают задачи импортозамещения.

Шаг 1. Определяем место для хранения

Модуль «Финансовый архив» помогает создать в Directum RX единое хранилище финансово-хозяйственных и договорных документов всех организаций, обособленных подразделений, филиалов и представительств, в лице которых действует компания.

В архив можно передать:

• электронные документы в формате XML. Он используется при работе с контрагентами через сервисы обмена и подходит для представления в ФНС;
• бумажные документы в виде скан-копий. Документ добавляется в систему в формате PDF сразу со сканера, а для удобного поиска оригинала на бумажный экземпляр можно нанести штрихкод.

Действия, которые сотрудники могут совершать с архивными документами, регулируются правами доступа. Таким образом, централизованное хранение документов сводит риск их потери или порчи к минимуму.

Шаг 2. Наполняем архив

Комплекс готовых решений Directum RX помогает автоматизировать работы по занесению и передаче документов в архив:

• служба ввода захватывает документы с электронной почты или из папки и передает их на обработку сервисам Directum Ario. Благодаря алгоритмам машинного обучения сервисы Ario можно настроить на распознавание любых форм документов, например с разной ориентацией страниц или нетиповым расположением печатей, подписей и реквизитов. После распознавания и классификации документы автоматически попадают в Directum RX, и сотрудникам не нужно вносить информацию из них в систему вручную;
• интеграция с 1С синхронизирует данные о договорах, дополнительных соглашениях, контрагентах системы Directum RX с информационными базами 1С. Выгрузка документа из 1С в Directum RX происходит в один клик. Более того, занесенный в архив документ остается доступным для просмотра напрямую из системы-источника;
• электронный обмен с контрагентами через сервисы СБИС и Диадок помогает организовать быструю доставку документов от контрагентов и занесение комплектов в архив. Юридическая значимость таких документов гарантируется квалифицированной электронной подписью, а форматы и процессы их обработки соответствуют требованиям законодательства РФ.

Шаг 3. Подключаемся к витрине данных

Сервис интеграции Directum RX предоставляет возможности для обмена данными не только между несколькими учетными системами, но и для выгрузки информации на различные платформы. Таким образом компания может автоматизировать наполнение собственной витрины данных для налоговых проверок.

При этом значительно сокращается время на взаимодействие с проверяющим. Если в комплекте документов найдена ошибка или требуется предоставить дополнительные сведения, он может оформить дозапрос, который будет обработан в Directum RX.

Например, чтобы быстро найти недостающие сведения, можно использовать:

• стандартные средства поиска Directum RX – для любых документов, переданных в архив;
• поиск по архиву – для создания выборки финансово-хозяйственных документов по необходимым реквизитам.

Интеграция с витринами данных требует дополнительной настройки Directum RX.

Подведем итог

Уже сейчас Directum RX предлагает комплекс готовых решений для формирования единого цифрового архива для разных целей:

При этом на базе системы создается единое хранилище, работа с которым максимально автоматизирована. В результате:

• снижается трудоемкость по обработке и передаче в архив документов, полученных из разных источников;
• уменьшаются риски ошибок, порчи или потери документов;
• сокращаются трудозатраты на поиск, контроль комплектности и подготовку документов к выгрузкам;
• гарантируется юридическая значимость и соблюдение требований законодательства.

***

Уже присоединились к налоговому мониторингу? Только планируете работы по цифровизации архива финансовых документов? Поделитесь своим опытом в комментариях.

А чтобы узнать больше о предложениях Directum RX для налогового мониторинга, обратитесь к вашему персональному менеджеру или в службу поддержки по телефону +7 (3412) 72-67-06 или электронной почте support@directum.ru.