Directum RX 4.4: все о новинках системы

В Directum RX активно развиваются возможности веб-клиента, документооборот и делопроизводство, поддерживаются изменения в законодательстве для обмена с контрагентами. Благодаря новинкам работать в Directum RX станет еще проще. Обо всем подробнее читайте в статье.

Удобная работа в веб-клиенте

Новинки версии пригодятся всем пользователи системы, от рядовых сотрудников до топ-менеджеров компании.

Возможность скрывать версии документа

При согласовании документа изменения обычно вносят в новую версию, поэтому в промежуточных версиях могут содержаться неактуальные данные. Чтобы сотрудники не видели лишнюю или неверную информацию, в Directum RX теперь можно скрывать промежуточные версии документов.

Для этого в списке версий появился значок , по нажатию на который версия становится скрытой. Значок меняется на , а иконка документа, примечание к версии и другая информация становятся светло-серыми. Чтобы вернуть видимость, нужно снова нажать на значок.

Действия с большим количеством записей в списке

Раньше при работе со списками в один клик можно было выделить только до 100 записей. А чтобы выполнить действия с большим количеством записей, сотрудники выделяли их в несколько этапов. Например, чтобы продублировать записи в другой папке, их копировали частями.

Теперь в списке одновременно выделяется любое количество записей. При этом ссылки на них можно сразу скопировать, вставить, удалить и переместить механизмом Drag&Drop. В папке «Входящие» кроме перечисленного можно отметить задания и уведомления прочитанными.

Также выбирать сразу любое количество записей можно в списках, которые открываются из полей для выбора значений. Например, с помощью таких списков заполняются поля Виды документа и Подразделения при настройке правил согласования, регистрации и шаблонов документов.

Удаление до 100 объектов системы за раз

В новой версии можно удалить одновременно до 100 документов, записей справочников или задач. Возможность пригодится, например, если в системе накопилось много ошибочно созданных документов. Для этого у сотрудника должны быть права на удаление всех выделенных объектов. Например, чтобы убрать дублирующую запись из справочника, требуются полные права на него.

Удобство работы с задачами и заданиями

В Directum RX регулярно улучшаются процессы работы с задачами и заданиями. В версии 4.4:

• важность задачи или задания в карточке отображается рядом с заголовком также, как в списке:

• сотрудники могут отслеживать исходящие задачи по замещению. При этом все задачи и задания распределяются по папкам потока:

• схему согласования документа теперь можно сохранить к себе на компьютер в формате изображения PNG. Это удобно, например, если нужно отправить ее на согласование. Для этого в карточке правила согласования появилась соответствующая кнопка .

Развитие документооборота и делопроизводства

Каждую версию в Directum RX появляются новые возможности документооборота и делопроизводства. В RX 4.4 доработаны процессы согласования по регламенту, рассмотрения, ознакомления, а также появилась новая рассылка по электронной почте.

Согласование с замечаниями

При согласовании по регламенту сотрудники могут оставлять замечания к документу, на которые должен обратить внимание подписывающий. Например, задание на согласование договора приходит юристу. Он не согласен с условиями договора и описывает возможные риски в тексте задания. Чтобы подписывающий обратил внимание на замечания и учел мнение коллеги, теперь юрист может выполнить задание с результатом Согласовать с замечаниями:

При выполнении задания на документ ставится согласующая подпись, и он отправляется на следующие этапы согласования.

Отметка о поступлении входящего письма

Иногда после регистрации входящие документы требуется передать на рассмотрение в печатном виде или через электронную почту. Чтобы сотрудники, не работающие в системе, могли убедиться, что документ действительно получен и зарегистрирован, в новой версии делопроизводители могут преобразовывать входящие письма в формат PDF с отметкой о поступлении.

Отметка добавляется на первую страницу документа, а ее расположение можно настроить. В отметке указывается название нашей организации, номер и дата регистрации письма.

Рассылка о текущих заданиях и задачах в работе

Важно поддерживать исполнительскую дисциплину организации на высоком уровне. Для этого в новой версии появилась возможность настроить оповещение сотрудников по электронной почте о заданиях и задачах в работе. В тексте письма задания и задачи сгруппированы по блокам:

Рассылка настраивается администратором в карточке каждого сотрудника.

Возврат инициатору при рассмотрении документа

Иногда при рассмотрении необходимо вернуть документ инициатору. Например, сотрудник отсканировал бумажный документ, но пропустил несколько страниц и отправил на рассмотрение. В версии Directum RX 4.4 адресат может отправить входящий документ на доработку с помощью новой кнопки Вернуть инициатору:

Инициатор получает задание на доработку и вносит необходимые изменения. При доработке сотрудник может заменить приложение в области вложений или удалить лишнее через контекстное меню.

Новинки ознакомления

После утверждения руководителем документы принято передавать на ознакомление сотрудникам организации. В Directum RX 4.4 появились новые возможности, которые делают процесс ознакомления еще более удобным, а его настройку более гибкой:

Новая папка потока. Чтобы все задания на ознакомление находились в одном месте, и сотрудник не тратил время на их поиск, появилась новая папка потока «На ознакомление»:

Удаление и добавление приложений. Иногда при отправке документа на ознакомление в область вложений добавляются лишние приложения. В новой версии можно просто удалить ссылку на приложение через контекстное меню, связи между документами при этом не пострадают. Также можно добавить приложение в задачу. При этом новый документ свяжется с основным соответствующей связью.

Прекращение ознакомления для выбранных сотрудников. В компаниях документы часто отправляются на ознакомление большому количеству сотрудников. При этом для некоторых сотрудников документы могут оказаться неактуальными. Например, они находятся в отпуске или на длительном больничном. Теперь после отправки задачи на ознакомление можно прекратить задания для одного или нескольких сотрудников с помощью кнопки Исключить из ознакомления:

Ознакомление по замещению. В новой версии замещающий и руководитель могут выполнить задание за отсутствующего сотрудника. Чтобы воспользоваться возможностью, администратору нужно установить флажок Разрешить ознакомление по замещению в настройках модуля «Делопроизводство».

Уведомление по итогам ознакомления. Теперь инициатор задачи может выбрать, что получить по завершении ознакомления: задание или уведомление.

Удобная работа с приложениями

В версии 4.4 появились дополнительные возможности, упрощающие работу с приложениями.

Удаление связи с ведущим документом. Во время массовой загрузки приложений сотрудники могут по ошибке занести в систему лишний файл. Теперь все сотрудники с правами на изменение могут удалить связь между приложением и ведущим документом. При этом приложение сохранится в системе как устаревший простой документ.

Смена типа у приложений. Входящее письмо или договор часто насчитывают множество сопроводительных документов. Массовая загрузка приложений позволяет существенно сэкономить время, но в этом случае некоторые документы иногда заносятся в систему с некорректным типом. Например, накладная может быть загружена как приложение. В новой версии появилась возможность легко изменить тип приложений:

Добавление только актуальных приложений в задачи. Раньше при старте задачи на согласование по регламенту, исполнение поручения, ознакомление и рассмотрение устаревшие приложения автоматически добавлялись в область вложений. Лишние документы могли запутать исполнителей и согласующих. Теперь в область вложений автоматически добавляются только действующие приложения и приложения в разработке.

Отправка документов по электронной почте

Обмен документами Direсtum RX по электронной почте стал еще удобнее. Теперь адресатов можно выбрать прямо в окне отправки. В результате сформируется письмо с уже заполным адресом эл. почты:

Новинки для обмена с контрагентами

В версии 4.4 учтены новые требования законодательства РФ, а также поддержаны изменения в работе сервисов обмена.

Поддержка новых результатов приемки

Федеральная налоговая служба России обновила формат для формализованных документов, утвержденный в приказе №ММВ-7-15/820@. Теперь в титуле покупателя допускается указывать результат приёмки товара или оказания услуг со значениями: Принято без разногласий, Принято с разногласиями и Не принято.

В Directum RX добавлена поддержка новых результатов приёмки. Их можно выбрать при заполнении ответного титула покупателя на поступивший от контрагента документ:

Также результаты приёмки можно заполнить в сервисе обмена. Тогда ответственному за абонентский ящик отправляется соответствующее уведомление в Directum RX.

В обратную сторону поддержка тоже работает. Если наша организация сама отправила документ в сервис обмена, и контрагент вернул его с новым результатом приёмки, то ответ от контрагента успешно загрузится в Directum RX.

Отправка ответов на выбранные документы комплекта

Ранее ответ контрагенту отправлялся сразу на весь комплект документов, поступивших через сервис обмена СБИС. Если какой-либо из документов не был подписан, то ответ не отправлялся.

Теперь можно подписывать выбранные документы комплекта и отправлять ответы только по ним. А если нужно отправить ответ по всему комплекту, то достаточно выбрать основной документ и в окне возврата указать все связанные с документом приложения.

И другие изменения

В новой версии можно повторно сменить тип неформализованных документов, поступивших через сервис обмена. Например, если при обработке делопроизводитель ошибочно выбрал тип документа «Входящий счёт» вместо «Акт выполненных работ». Для этого необходимо сменить тип документа на простой, а затем на корректный.

Еще одна новинка будет полезна администраторам: теперь в справочнике Элементы очереди синхронизации сообщений можно выбрать сразу несколько сообщений, а затем остановить или возобновить их обработку. Возможность пригодится, если сообщения из сервисов обмена массово загружаются с ошибками.

***

Полный список изменений см. в документах «Изменения Directum RX 4.4» и «Изменения Directum RX 4.4. Исправленные замечания».

Если вы хотите попробовать новинки уже сейчас, то приглашаем вас на демостенд. Изменения на облачном стенде клиенты увидят в ближайшее время. Для локальной установки версия станет доступна через несколько недель. О выходе сообщим дополнительно.