Directum RX 4.5: что нового в системе?

В Directum RX каждую версию появляются возможности для безопасной работы. Кроме этого, в системе появилась поддержка машиночитаемых доверенностей и, конечно, еще много интересного для ежедневной работы. Благодаря новинкам работать в Directum RX стало еще удобнее.

Удобная и безопасная работа с документами

Строгий доступ

В новой версии для конфиденциальных документов можно включить строгий доступ. После этого карточка и содержимое документа со строгим доступом недоступны замещающим, администраторам и аудиторам, если им не выданы права в явном виде.

Когда строгий доступ настроен, в карточке документа на панели «Управление доступом» появляется кнопка . При нажатии на нее включается строгий доступ, вид кнопки меняется на . Кроме того, рядом с ИД документа появляется значок :

В Directum RX 4.4 появилось шифрование документов. Оно доступно во всех вариантах поставки, кроме публичного облака. Шифрование и строгий доступ можно использовать как по отдельности, так и вместе, чтобы обеспечить более высокую степень защиты данных. Если для типа документа настроены обе возможности, то по умолчанию в карточке отображается кнопка:

Подробнее о настройке строгого доступа для документов расскажем при выходе локальной версии системы.

Развитие документооборота

Отображение имени этапа согласования

После отправки документа на согласование по регламенту сотрудникам необходимо отслеживать ход согласования. Для наглядности и удобного мониторинга в карточке задачи на закладке «Регламент» теперь отображается не тип этапа, а его имя:

Развитие шаблонов документов

Для удобства пользователей в шаблонах исходящих и сопроводительных писем доработано отображение автозаполняемых полей:

• Адресат. Если для адресата не создана персона, но указано полное ФИО, то в тексте документа отображается это ФИО в формате <Фамилия И.О.> и склоняется в дательном падеже;
• Вступительное обращение в тексте документа. Для быстрого заполнения обращения к адресату в шаблоны добавлены новые параметры «Обращение» и «Имя Отчество адресата»;
• Отметка об исполнителе. Ранее в тексте письма можно было увидеть только фамилию и инициалы исполнителя, теперь имя и отчество указываются полностью.

Другие изменения документооборота

В новой версии Directum RX можно отправлять поручения от имени сотрудника, который подписал документ. При этом не обязательно быть его помощником, ассистентом или замещающим. Если сотрудник отправляет поручение от имени своего руководителя напрямую из карточки документа, вне согласования по регламенту, то в справочнике Ассистенты руководителей администратору необходимо установить новый флажок.

Также доработана настройка правил согласования документов: теперь можно создавать правила согласования с одинаковыми критериями.

Машиночитаемые доверенности

В Directum RX 4.5 появилась поддержка электронных (машиночитаемых) доверенностей согласно изменениям в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ. С 2023 года в организациях сертификаты для подписания документов могут быть двух видов:

• сертификат руководителя компании с указанием данных юридического лица;
• сертификат сотрудника с указанием данных физического лица (ФИО, ИНН и пр.) и без данных организации.

Для подтверждения полномочий сотрудника и его принадлежности к компании выпускается электронная доверенность.

Новые тип и вид документа

Для поддержки изменений в законодательстве в системе появились новые тип и вид документа – «Электронная доверенность». Такая доверенность состоит из XML-файла и электронной подписи. Чтобы занести электронную доверенность в Directum RX, достаточно создать карточку документа нового типа и нажать на кнопку импорта:

Настройка прав подписи

Чтобы сотрудник мог подписывать документы по доверенности, администратор создает запись в справочнике «Право подписи». Теперь в справочнике в качестве основания для подписания можно выбрать Электронную доверенность:

Основание для подписания

Со стороны нашей организации

Теперь прямо в карточке документа в новом поле Основание можно посмотреть, на основании чего он подписан со стороны нашей организации:

Поле добавлено во все карточки документов, которые принято подписывать со стороны нашей организации, например в договор, доверенность, накладную и пр.

В документах, которые редко участвуют в межкорпоративном документообороте, поле по умолчанию скрыто. Например, в приказах. При необходимости поле можно отобразить:

Со стороны контрагента

Также в новой версии в карточке справочника Контакты можно указать основание для подписания документов от имени организации-контрагента. Для этого добавлено поле Основание подписания. Поле заполняется один раз, и затем его значение подставляется в новое поле Основание во все карточки документов, где указано это контактное лицо.

Кроме этого, доработаны шаблоны для типов документов «Акт выполненных работ», «Договор» и «Доверенность»: в них добавлены новые поля. Для актов и договоров добавлены поля Продавец: Основание, Покупатель: Основание, а для доверенностей – Основание подписания. В тексте документов, созданных на основе шаблонов, эти поля теперь автоматически заполняются из карточки документа.

Межкорпоративный документооборот

Поддержка машиночитаемых доверенностей добавлена и в возможности межкорпоративного документооборота.

Подпись контрагента. В новой версии при поступлении документа из сервиса обмена легко проверить, кто и на каком основании его подписал. Один из способов – посмотреть в полях Подписал и Основание со стороны контрагента в карточке документа, если поступил формализованный документ.

Форма заполнения титулов покупателя и продавца. Теперь при заполнении титулов в качестве основания для подписания автоматически указывается право подписи сотрудника с наивысшим приоритетом. При необходимости значение можно изменить вручную.

Для администратора. При подписании документа контрагентом информация об электронной доверенности записывается в базу данных в свойство UnsignedAdditionalInfo таблицы Sungеro_Core_Sign. А если электронной доверенностью подписаны служебные документы, то регистрационный номер доверенности записывается в справочник Сведения о документе обмена в новых полях:

Отчет «Протокол эл. обмена» и лист согласования.

В отчете «Протокол эл. обмена» для электронных подписей теперь отображается наименование организации-отправителя или организации-получателя из справочника Сведения о документе обмена. А в листе согласования документов для электронных подписей, поставленных контрагентом, отображается имя организации-контрагента также из справочника Сведения о документе обмена.

Развитие списков и поиска

Фильтрация списка по любому вхождению строки. В новой версии поиск по фрагменту значения в списке выполняется не только с начала слова, а по любому его вхождению. Это удобно, например, если номер документа длинный, а сотрудник знает только его числовую часть.

Точное количество записей в большом списке. Изначально количество записей отображается рядом с заголовком списка, как и раньше, в формате «Записей: 999+». Но теперь по нажатию на надпись система запускает подсчет и отображает точное значение.

Релевантность в результатах поиска. Теперь при полнотекстовом поиске сотрудник может определить, какие из найденных объектов больше всего удовлетворяют поисковому запросу. Для этого в списке с результатами поиска появился столбец «Релевантность».

***

Полный список изменений см. в документах «Изменения Directum RX 4.5» и «Изменения Directum RX 4.5. Исправленные замечания».

Познакомиться с новинками Directum RX 4.5 уже сейчас можно на демостенде. Облачные стенды обновятся через 1-2 недели. О технических работах на стенде мы дополнительно сообщим в рассылке по почте. Для локальной установки версия станет доступна через несколько недель. О выходе сообщим дополнительно.