Планирование проектов 2.6. Уведомления и другие новинки

В крупных организациях планы проектов могут состоять из десятков, а то и сотен этапов. Руководителю проекта или сотруднику, ответственному за направление, может быть непросто отслеживать ход работ по ним. В новой версии решения на помощь приходят уведомления: сотрудники могут получать их, например, когда приближается срок завершения этапа.

Кроме того, в версии 2.6 план проекта стало проще передать коллегам или довести до подчиненных, которые не работают в Directum RX. Это можно сделать как в электронном виде, экспортировав план в XML-формат для загрузки в Microsoft Project, так и в бумажном, распечатав его.

Рассмотрим новые возможности решения подробнее.

Уведомления

Теперь участники плана проекта могут получать уведомления о его событиях. Такие уведомления отображаются в окне плана проекта, а также поступают во входящую папку потока «Команда и проекты»:

В уведомлениях система сообщает участникам:

• о назначении ответственных за план, его раздел, этап или веху;
• о сроках начала или завершения этапа;
• о невыполненном этапе, который блокирует дальнейшую работу по плану.

Сотрудники могут получать уведомления сразу после того, как событие наступило, или в ежедневной сводке. При этом сообщения о плановых датах могут включаться в сводку заранее: за 3 дня для этапов длиннее одного дня, иначе – в день наступления события.

Узнать, когда участники плана получают уведомления, можно в карточке плана на вкладке «Уведомления». В созданном с нуля плане эти настройки задаются для руководителя и ответственных за этапы, разделы и вехи. А если план привязан к проекту – дополнительно для администратора, заказчика, участников, команды управления и наблюдателей.

Настройки по умолчанию подходят для большинства планов. При необходимости сотрудник с полными правами на план проекта, например его руководитель, может изменить настройки.

Предположим, команда приступает к реализации ключевого проекта компании, и руководитель плана хочет лично контролировать исполнение работ по каждому из этапов. В этом случае в столбце Рук. проекта/плана для строк Этап должен быть начат и Этап должен быть завершен нужно установить тип уведомления Заранее. Таким образом руководитель будет ежедневно получать сводку о ближайших датах начала и завершения этапов.

Экспорт плана для работы в MS Project

Иногда план проекта нужно передать коллегам или партнерам, не работающим в системе Directum RX. Для этого план можно экспортировать в XML-файл, совместимый с Microsoft Project. Достаточно выбрать соответствующий пункт в выпадающем списке на панели действий или в контекстном меню его версии:

Печать плана

Теперь план проекта можно распечатать, например, чтобы ознакомить с ним сотрудников, не работающих в системе Directum RX. Для этого в окне плана на панель действий добавлена кнопка . Напечатать можно табличную часть плана, диаграмму Ганта или и то, и другое:

***

Начните использовать «Планирование проектов» уже сейчас!

Теперь оценить преимущества решения могут и пользователи облачной версии Directum RX. Чтобы узнать подробности и приобрести решение, обратитесь к вашему персональному менеджеру или в службу поддержки Directum по телефону +7 (3412) 72-67-06 или электронной почте support@directum.ru.

Мы будем рады вашим комментариям, вопросам и пожеланиям!