Новое решение Directum RX для организации базы знаний

Со временем в компаниях накапливается большой объем информации, которая часто передается устно от сотрудника к сотруднику. Например, это практические рекомендации, кейсы, инструкции. Обычно такие знания хранятся разрозненно или вовсе не записываются в документы. В результате они теряются, либо распространяются в ограниченном кругу сотрудников и не приносят компании максимальную пользу.

Новое решение «База знаний» – инструмент для управления корпоративными знаниями. В его основе лежат статьи, которые создаются и редактируются прямо в Directum RX. Они максимально упрощают работу с текстами и навигацию: чтобы прочитать статью или перейти к ней по ссылке, не нужно открывать карточку и внешний редактор. Предусмотрено и удобное средство разграничения доступа к статьям – области знаний.

«База знаний» поставляется по модели freemium. В бесплатной версии доступны все возможности решения, при этом можно использовать одну область знаний и создать не более 15 статей. Чтобы снять это ограничение, необходимо приобрести лицензию.

Рассмотрим работу решения подробнее.

Создание и редактирование статьи

В модуле «База знаний» сотрудник в один клик создает новую статью. После этого открывается окно, в котором можно сразу приступить к работе с текстом:

Оформить текст помогает меню редактора. С его помощью можно создавать заголовки, списки, таблицы, добавлять схемы бизнес-процессов, списки задач и многое другое.

Еще в меню можно выбрать готовые шаблоны из комплекта поставки, например, для статей с ответами на часто задаваемые вопросы (FAQ). В таких шаблонах содержится готовая структура статьи, в которую остается только добавить свой текст. Компания также может разработать собственные шаблоны, которые администратор добавит в решение.

Когда статья готова, автор устанавливает для нее состояние Актуальная:

Области знаний

Чтобы статью увидели другие сотрудники, нужно выдать им права доступа. Делать это отдельно для каждой статьи не обязательно – достаточно добавить ее в область знаний. После этого права доступа к статье получают:

• участники области знаний – права на просмотр;
• эксперты – права на изменение;
• владелец – полные права.

Администратор системы создает области знаний для разных групп сотрудников. Например, в одном месте можно собрать статьи для отдела или команды. Другой вариант – организовать область знаний, в которой специалисты из разных подразделений компании могут обмениваться наработками. Состав участников и экспертов, внешний вид стартовой страницы и правила добавления статей определяет владелец области знаний.

Навигация между статьями

Когда сотрудник открывает область знаний, он видит стартовую страницу. На нее рекомендуется добавить правила работы в области знаний и ссылки на ключевые статьи. При нажатии на ссылку статья открывается cразу – не нужно переходить в ее карточку и запускать внешний редактор.

Быстро перейти к новой или недавно доработанной статье можно из списка последних измененных статей, который отображается на стартовой странице области знаний:

Для удобства навигации между статьями устанавливаются входящие и исходящие связи. Они подбираются по ссылкам в тексте и упоминаниям в других статьях, а при необходимости связь можно добавить вручную:

Не удалось сразу найти нужную статью? Тогда на помощь приходят инструменты:

• поиск по области знаний – через поисковую строку на стартовой странице области;
• поиск по всей системе Directum RX – через поисковую строку в проводнике системы или с помощью фильтра в списке статей.

Заключение

Решение помогает сохранять и передавать знания и опыт сотрудников, собирая их в информативную базу. В ней можно без лишних кликов работать со статьями и так же быстро делиться ими с коллегами. Благодаря этому:

• время поиска информации сокращается на 20%;
• ускоряется выполнение задач, связанных с обучением и разрешением вопросов. Например, к таким задачам относятся обучение новых сотрудников и техническая поддержка;
• упрощается доступ сотрудников к информации и повышается их лояльность.

***

Будем рады вашим комментариям, вопросам и пожеланиям!