Новое решение Directum RX для организации базы знаний

31 9

Со временем в компаниях накапливается большой объем информации, которая часто передается устно от сотрудника к сотруднику. Например, это практические рекомендации, кейсы, инструкции. Обычно такие знания хранятся разрозненно или вовсе не записываются в документы. В результате они теряются, либо распространяются в ограниченном кругу сотрудников и не приносят компании максимальную пользу.

Новое решение «База знаний» – инструмент для управления корпоративными знаниями. В его основе лежат статьи, которые создаются и редактируются прямо в Directum RX. Они максимально упрощают работу с текстами и навигацию: чтобы прочитать статью или перейти к ней по ссылке, не нужно открывать карточку и внешний редактор. Предусмотрено и удобное средство разграничения доступа к статьям – области знаний.

«База знаний» поставляется по модели freemium. В бесплатной версии доступны все возможности решения, при этом можно использовать одну область знаний и создать не более 15 статей. Чтобы снять это ограничение, необходимо приобрести лицензию.

Рассмотрим работу решения подробнее.

Создание и редактирование статьи

В модуле «База знаний» сотрудник в один клик создает новую статью. После этого открывается окно, в котором можно сразу приступить к работе с текстом:

Оформить текст помогает меню редактора. С его помощью можно создавать заголовки, списки, таблицы, добавлять схемы бизнес-процессов, списки задач и многое другое.

Еще в меню можно выбрать готовые шаблоны из комплекта поставки, например, для статей с ответами на часто задаваемые вопросы (FAQ). В таких шаблонах содержится готовая структура статьи, в которую остается только добавить свой текст. Компания также может разработать собственные шаблоны, которые администратор добавит в решение.

Когда статья готова, автор устанавливает для нее состояние Актуальная:

Области знаний

Чтобы статью увидели другие сотрудники, нужно выдать им права доступа. Делать это отдельно для каждой статьи не обязательно – достаточно добавить ее в область знаний. После этого права доступа к статье получают:

  • участники области знаний – права на просмотр;
  • эксперты – права на изменение;
  • владелец – полные права.

Администратор системы создает области знаний для разных групп сотрудников. Например, в одном месте можно собрать статьи для отдела или команды. Другой вариант – организовать область знаний, в которой специалисты из разных подразделений компании могут обмениваться наработками. Состав участников и экспертов, внешний вид стартовой страницы и правила добавления статей определяет владелец области знаний.

Навигация между статьями

Когда сотрудник открывает область знаний, он видит стартовую страницу. На нее рекомендуется добавить правила работы в области знаний и ссылки на ключевые статьи. При нажатии на ссылку статья открывается cразу – не нужно переходить в ее карточку и запускать внешний редактор.

Быстро перейти к новой или недавно доработанной статье можно из списка последних измененных статей, который отображается на стартовой странице области знаний:

Для удобства навигации между статьями устанавливаются входящие и исходящие связи. Они подбираются по ссылкам в тексте и упоминаниям в других статьях, а при необходимости связь можно добавить вручную:

Не удалось сразу найти нужную статью? Тогда на помощь приходят инструменты:

  • поиск по области знаний – через поисковую строку на стартовой странице области;
  • поиск по всей системе Directum RX – через поисковую строку в проводнике системы или с помощью фильтра в списке статей.

Заключение

Решение помогает сохранять и передавать знания и опыт сотрудников, собирая их в информативную базу. В ней можно без лишних кликов работать со статьями и так же быстро делиться ими с коллегами. Благодаря этому:

  • время поиска информации сокращается на 20%;
  • ускоряется выполнение задач, связанных с обучением и разрешением вопросов. Например, к таким задачам относятся обучение новых сотрудников и техническая поддержка;
  • упрощается доступ сотрудников к информации и повышается их лояльность.

***

Будем рады вашим комментариям, вопросам и пожеланиям!

31
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
7

Если вас интересует консультация по решению или версии ПО, оставьте заявку, и представители компании Directum свяжутся с вами

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Владислав Пашковский

Окно редактирования графической схемы на скриншоте очень напоминает draw.io :) . При работе пользователя с этим решением выполняются ли обращения к каким-то внешним сервисам?

Владислав Пашковский: обновлено 23.12.2022 в 12:14
Руслан Габбасов

Нет ни к каким внешним сервисам обращения не происходит, поставка включает в себя клиент draw.io

Антон Максунов

Есть возможность генерировать статьи в автоматическом режиме? Например, сгенерировать структуру НОР или график отпусков на следующий год и положить в виде статьи в базу знаний?

Руслан Габбасов

Антон, ну это же обычный документ системы, для того чтобы сгенерировать его из прикладной нужно буквально несколько строк кода. В Ваше кейсе можно сделать фоновый процесс, который будет такую статью генерировать и актуализировать.

Руслан Габбасов: обновлено 24.12.2022 в 07:33
Наталия Рвачева

"«База знаний» поставляется по модели freemium. В бесплатной версии доступны все возможности решения, при этом можно использовать одну область знаний и создать не более 15 статей. Чтобы снять это ограничение, необходимо приобрести лицензию"

Партнерам для использования внутри компании предоставляется полная версия?

Наталия Рвачева: обновлено 26.12.2022 в 17:28
Елена Лобанова

Наталия, здравствуйте. Да, партнерам может быть предоставлена полная версия решения. 

Наталия Рвачева

Я так понимаю, что нет полнотекстового поиска по всем статьям и областям знаний? А планируется?

Елена Лобанова

Наталия, добрый день. Да, сейчас такой возможности нет. В перспективе с большой долей вероятности такая возможность появится, но точный срок, к сожалению, пока назвать не смогу. Благодарю вас за обратную связь!

Руслан Габбасов

Наталия, полнотекстовый поиск из проводника Directum RX вполне поддерживает работу со статьями (если при установке платформы, был развернут ElasticSearch)

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий