Поддержка единых требований к формату электронных кадровых документов в обновлении решения «HR Pro. Кадровый ЭДО»

Для закрепления требований к составу и формату электронных кадровых документов Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации введен Приказ от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе», действие которого вступило в силу с 1 марта 2023 года. Формализация документов ускоряет их последующую проверку, так как они предоставляются в проверяющие органы в одном формате.

В обновлении решения «HR Pro. Кадровый ЭДО» версии 1.8 учтены изменения в трудовом законодательстве и реализована поддержка формата электронных кадровых документов в соответствии с утвержденными требованиями Минтруда. О поддержке изменений на других версиях решения сообщим дополнительно.

Требования к составу и формату

Кадровые документы легко выгрузить из системы HR Pro в нужном формате, задав необходимые параметры:

В электронном виде документы выгружаются в формате, соответствующем требованиям Минтруда. Согласно Приказу электронный кадровый документ представляет собой контейнер, в состав которого входят:

• описание контейнера в формате XML;
• основной документ в формате PDF/A-1a;
• приложения к основному документу при наличии;
• открепленные электронные подписи к документу и приложениям.

При этом в системе сохраняется возможность выгрузить документы в формате Для печати. В этом случае:

• документы, которые подписаны в бумажном виде и загружены в систему в виде скан-копий, выгружаются в ZIP-архив в PDF‑формате;
• документы, которые подписаны в электронном виде, выгружаются в PDF-формате с проставленными отметками об электронных подписях.

Единая кодификация основных видов кадровых документов

Приказом Минтруда также введен перечень основных видов кадровых документов и их кодификация.

Так, для уже используемых в системе HR Pro видов документов соответствие кодам задается автоматически при обновлении или установке решения. После этого в карточке вида документа на закладке «HR Pro» в поле Код по классификации Минтруда указывается номер, утвержденный Приказом. Например, за трудовыми договорами закрепляется код 01.006:

При создании в системе нового вида кадрового документа после обновления или установки решения соответствие кодам нужно задавать вручную.

***

Полный список изменений решения «HR Pro. Кадровый ЭДО» и исправленных замечаний версий 1.8 см. в документе Изменения решений HR Pro.