Directum RX 4.8: Новинки no-code, электронных доверенностей и обмена с контрагентами

Удобная работа в веб-клиенте

Веб-клиент – это основное рабочее место сотрудников, которые используют систему Directum RX. Поэтому важно, чтобы он был удобным, интуитивно понятным и легким в обращении. В новой облачной версии упростилась массовая загрузка приложений к документу, в списках улучшилась фильтрация записей по датам, стали гибче настройки предпросмотра, а также появились другие возможности.

Массовая загрузка приложений из разных папок

Теперь в окне добавления приложений к документу можно поочередно добавлять файлы. Например, сначала из одной папки, а затем из другой. Ранее добавленные файлы не удаляются:

Также появилась возможность удалять все файлы в один клик по ссылке Очистить.

Фильтрация записей за прошедшие дни

Иногда сотруднику нужно фильтровать список по записям, созданным ранее и до текущего дня. Например, чтобы в списке входящих найти все просроченные задания. В новой версии для фильтрации записей по дате во все списки добавлен флажок Вчера и ранее:

Настройка предпросмотра для разных форматов документов

В окне предпросмотра сотрудник может быстро ознакомиться с документом, не скачивая его на компьютер. Таким образом удобно читать текстовые документы, но не другие форматы. Их лучше открывать в приложении-редакторе. Например, электронные таблицы, записи которых нужно сортировать, фильтровать или группировать.

В новой версии можно выбирать, для каких форматов документов Microsoft Office нужно включить предпросмотр: текстовые документы, электронные таблицы, презентации, PDF-файлы и прочие. В меню пользователя при установленном флажке Использовать предпросмотр документов появляются дополнительные настройки:

Обновление виджетов и редактирование уведомлений

В новой версии виджеты для сотрудника обновляются автоматически, если выполнено его задание или задание сотрудника, которого он замещает. В этом случае больше не нужно ждать и обновлять страницы браузера вручную.

Ещё в Directum RX появилась возможность менять исходный текст в отправленных уведомлениях, например, чтобы исправить опечатку. Ранее это можно было сделать только в задачах и заданиях.

No-code: развитие возможностей по настройке системы

С помощью подхода no-code в Directum RX можно настраивать бизнес-процессы и формы карточек под потребности любой компании, не имея навыков программирования. А чтобы настройки были еще более удобными и легкими, каждую версию они получают развитие и расширяются.

В версии 4.8 настроенные схемы вариантов процессов можно посмотреть прямо из карточки задачи или задания, параметры вариантов процесса можно задать сразу на схеме. Также в этой версии добавлены новые базовые блоки и таблица для определения участников вычисляемой роли, появились разные представления форм одной сущности и не только.

Настройка бизнес-процессов

Быстрый просмотр схемы бизнес-процесса. В Directum RX появилась возможность просматривать схему настроенного варианта процесса из карточки задачи или задания. Для этого достаточно нажать на соответствующую кнопку на панели действий:

Просмотр схемы доступен только для новых задач, созданных в Directum RX 4.8, и для которых настроены варианты процессов.

Перед отправкой задачи инициатор может проверить, верно ли выбран вариант процесса и по какой схеме пойдет задача. Если задача уже отправлена, на схеме исполнитель может посмотреть, по какому процессу получено задание или уведомление, а инициатор – отследить текущее состояние задачи по цвету блоков:

Также схему удобно использовать для поиска ошибок при отладке процесса.

Удобное создание параметров процессов. Теперь добавить новые параметры или посмотреть список существующих можно прямо в редакторе схемы на вкладке «Параметры процесса». Создавать записи в справочнике «Параметры процесса» больше не нужно:

Кроме того, при настройке процесса теперь можно добавить новый параметр типа Дата и время. Например, для вычисления срока задачи.

Новые базовые блоки. Для упрощения настройки вариантов процессов в библиотеку добавлены блоки:

• «Ожидание с условием» – приостанавливает задачу до выполнения определенного условия. Например, в задаче на исполнение поручения нужно дождаться, когда все пункты составного поручения будут выполнены. При этом условие выхода из ожидания не нужно задавать в коде. Достаточно настроить вычисляемое выражение в свойстве блока;
• «Настройка прав доступа» – выдает и удаляет права доступа на объекты системы, например, документы вложений или задачи. При этом субъектами прав могут быть участники задачи и произвольные пользователи. Например, при настройке схемы задачи на исполнение поручения с помощью блока можно выдавать права контролеру на изменение задачи.

Вычисление состава роли с помощью таблицы принятия решений. В Directum RX вычисляемые роли можно указывать в качестве участников бизнес-процессов при настройке схем. Ранее состав участников роли определялся по типу контекста, например задачи или документа, теперь – по критериям и правилам. Состав роли определяется в ее карточке в области «Правила вычислений» с помощью таблицы принятия решений. Например, благодаря этому можно задавать разных согласующих договоров в зависимости от их видов и суммы:

Если все условия правила соблюдаются, то после отправки задачи по варианту процесса участник роли автоматически выбирается из соответствующей ячейки в столбце «Состав роли». Если условия соблюдаются в нескольких правилах, то состав роли определяется по первому из них.

При необходимости таблицу принятия решений можно экспортировать в формат XLSX, например, чтобы отправить её на согласование.

Сохранение схемы процесса в виде изображения. Теперь вариант процесса можно сохранить в один клик на свой компьютер в виде изображения в формате PNG. Это удобно, например, если схему нужно добавить в документ и отправить на согласование.

Оптимизация стандартных вариантов процессов. Ранее в стандартных вариантах процессов использовался блок «Скрипт». Он создавал задачи для соисполнителей простого поручения, исполнителей пунктов составного поручения, а также задачи на рассмотрение для нескольких адресатов. За каждое выполнение блока формировалась задача только для одного исполнителя.

В новой версии схемы стандартных вариантов процессов доработаны: теперь в них можно использовать блоки типа «Задача», в которых задачи формируются сразу для всех исполнителей. Пример доработки для составного поручения:

Настройка форм карточек

Разные представления форм одной сущности. Теперь можно добавлять несколько представлений для одного типа сущности. Каждое представление создается в отдельной записи справочника Представления форм. При открытии карточки выбирается представление, которое подходит по критериям и имеет максимальный приоритет.

Например, в справочнике можно задать настройки так, чтобы состав полей в карточке документа менялся в зависимости от его жизненного цикла, а после его регистрации переставала отображаться соответствующая группа контролов:

Добавление вкладок и групп на форму. Ранее при настройке представлений форм карточек можно было добавлять новые контролы, а также настраивать имеющиеся вкладки и группы. В версии 4.8 еще можно добавлять свои вкладки и группы, что позволяет более гибко адаптировать систему под потребности компании:

Локализация элементов на панели действий. С версии 4.7 можно локализовывать заголовки элементов карточки. Теперь это доступно и для элементов панели действий: группы, кнопки и кнопки-меню. Локализация настраивается так же, как для остальных элементов карточки.

Формирование электронных доверенностей

Тема перехода на машиночитаемые доверенности долгое время у всех на слуху. Законодательство регулярно сообщает о новых требованиях. Так с 1 сентября 2023 поменялся порядок подписания документов организаций по Федеральному закону от 27.12.2019 № 476-ФЗ. Чтобы подписать документы от лица компании, сотрудники должны использовать сертификат электронной подписи физического лица. Для подтверждения полномочий используется электронная (машиночитаемая) доверенность, выданная руководителем компании.

Directum RX обеспечивает полноценную поддержку последних нововведений и помогает безболезненно перейти на работу с электронными доверенностями. В новой версии можно создавать электронные доверенности прямо в системе Directum RX. В качестве представителя указывается сотрудник, физическое, юридическое лицо или индивидуальный предприниматель:

Созданную доверенность можно отправить на согласование по регламенту, чтобы руководитель организации подтвердил право представлять ее интересы. После подписания документ автоматически отправляется на регистрацию в реестр ФНС с помощью нового сценария, если он добавлен на схему правила согласования по регламенту.

Если действие электронной доверенности необходимо прекратить досрочно, можно подготовить заявление на отзыв в один клик. Например, когда уволился сотрудник, которому она выдана. Документ подписывает руководитель организации, и заявление отправляется в реестр ФНС. После регистрации отзыва в ФНС электронная доверенность теряет силу.

Для регистрации, мониторинга и отзыва электронных доверенностей из реестра ФНС необходимо настроить интеграцию с сервисом Контур.Доверенность. Новые возможности для работы с доверенностями доступны при наличии лицензии на модуль «Эл. доверенности. Коннектор к Контур.Доверенность».

Отправка документов в филиалы и подразделения контрагентов

Directum RX предоставляет возможности для обмена с контрагентами через сервисы юридически значимого документооборота, такие как Диадок или СБИС.

Ранее из Directum RX через сервисы обмена можно было отправлять документы только на адрес головной организации. В этом случае документы вручную распределялись по филиалам и подразделениям, на что уходило много времени. Теперь отправлять документы через сервис обмена можно на адрес филиала или конкретного подразделения, а также получать их с этих адресов.

Записи подразделений и филиалов синхронизируются в Directum RX с помощью нового фонового процесса «Электронный обмен. Синхронизация филиалов и подразделений контрагентов» для Диадок и прежнего фонового процесса «Электронный обмен. Синхронизация контрагентов» для СБИС. Филиалы заносятся в справочник «Организации», а подразделения – в новый справочник «Абонентские ящики подразделений контрагента»:

Кроме этого, теперь в системе можно:

• пригласить контрагента к обмену по дополнительным реквизитам. Это необходимо, если основных реквизитов (ИНН и КПП) недостаточно для точного поиска организации в сервисе обмена. В таком случае нужно дополнительно указать ИД филиала;
• изменить существующие реквизиты электронного обмена прямо из карточки организации на вкладке «Эл. обмен» по кнопке Изменить реквизиты обмена;
• удалить настройку обмена с контрагентом. Например, если по ошибке созданы два электронных обмена с одной и той же организацией.

Оптимизация и стабильность работы системы

Чтобы ускорить работу и отзывчивость системы, каждую версию применяются более новые методы. Так в версии 4.8:

• оптимизирован механизм передачи данных между веб-клиентом и веб-сервером. Благодаря уменьшению объема передаваемых данных система работает быстрее на медленных каналах связи;
• ускорилось отображение переписки в карточках задач и заданий с большим числом исполнителей;
• стали быстрее открываться карточки объектов, у которых в табличной части большое количество записей. Например, карточка роли, в которой указано более тысячи участников;
• в историю теперь оперативно записывается информация о массовом изменении прав доступа на объекты, например, при выдаче прав сразу на несколько документов в списке;
• оптимизирован экспорт списков из Directum RX в форматах XLSX и CSV;
• улучшена работа системы при большом количестве замещений на сотрудника. Также теперь нельзя указывать замещающим служебного пользователя, так как это может снижать производительность системы;
• и многое другое.

Новинки в мобильных приложениях

Как в Directum RX, в мобильных приложениях Solo 2.18 и Jazz 2.7 поддержана возможность показывать для замещающего папки потока отсутствующего сотрудника в папках «Входящие» и «Исходящие». Cписок папок для отображения настраивает администратор в проводнике Directum RX. Содержимое папок потока видно, если мобильное устройство находится в зоне действия сети.

Кроме этого, добавлена автопроверка надежности PIN-кода для разблокировки приложения. Например, если ввести варианты 1111, 54321 или 1989, в мобильном приложении появляется сообщение о том, что нужно придумать более сложный PIN-код.

Теперь папки, добавленные в «Избранное», «Общие», «Входящие» и «Исходящие», сортируются по возрастанию чисел и дат в названии.

А в Jazz 2.7 на устройствах с iOS стало удобно узнавать о поступлении новых заданий. Метка с количеством непрочитанных заданий отображается рядом со значком приложения:

***

Полный список новых возможностей можно посмотреть в документах «Изменения Directum RX 4.8» и «Изменения Directum RX 4.8. Исправленные замечания». Также на версию Directum RX 4.8 адаптировано решение «Agile-доски 1.8», его новинки представлены в документе «Изменения решений Directum RX».

Познакомиться с новинками Directum RX 4.8 уже сейчас можно на демостенде. Облачные стенды обновятся через 1-2 недели. О технических работах на стенде мы дополнительно сообщим в рассылке по почте. Для локальной установки версия станет доступна через несколько недель. О выходе также сообщим дополнительно.