Планирование проектов 2.9: контрольные точки и автоматизация рутинных процессов

В версии 2.9 для портфелей, программ и проектов можно фиксировать ожидаемые результаты в контрольных точках и отслеживать их по отчету «Дорожная карта». Эти возможности доступны при наличии лицензии «Портфели и программы».

Кроме того, в новой версии:

• добавлены инструменты для управления рисками и виджет для контроля за здоровьем проектов;
• автоматизированы рутинные процессы: отправка задач по этапам плана и учет затрат, трудоемкости и процента выполнения.

Рассмотрим новинки решения подробнее.

Управление по контрольным точкам

Руководителям высшего звена, а также заказчикам проектов необходимо получать информацию о ходе работ, не погружаясь в детали. Теперь для этого в портфели, программы и проекты можно добавить контрольные точки. С их помощью:

• при планировании фиксируются ожидаемые результаты и сроки их достижения;
• когда наступает срок достижения, проверяется статус работ и принимается решение о том, достигнут ли нужный результат. В контрольную точку можно вложить документы, которые подтверждают достижение результата.

'

Контрольную точку можно связать с вехами из разных планов проектов, если требуемый результат значим для каждого из них. Отслеживать межпроектные связи удобно по интерактивному отчету «Дорожная карта». В нем представлена верхнеуровневая информация:

• о портфелях, программах, проектах и их руководителях;
• о вехах и контрольных точках, а также сотрудниках, ответственных за их достижение.

Удобное создание портфелей, программ, проектов и планов

Иногда компании реализуют типовые проекты, в которых состав участников, комплект документов и этапы работ частично совпадают. Чтобы инициация таких проектов занимала у руководителей меньше времени, в решении теперь можно:

• добавлять участников и структуру папок в карточке вида проекта. Эти настройки автоматически применяются ко всем новым проектам этого вида, и руководителю не нужно заполнять их вручную;
• создавать шаблоны плана проекта из файла в формате RXPP. На основе шаблона руководитель может быстро создать содержимое плана по кнопке Создать из шаблона.

Управление рисками

Для успешного завершения проекта руководителю необходимо управлять рисками: заблаговременно распознавать и предотвращать их, а если риск реализовывается – минимизировать последствия.

Теперь в решении можно фиксировать и отслеживать информацию о рисках, связанных с портфелями, программами и проектами. Для этого руководитель портфеля, программы или проекта создает и заполняет карточку риска:

Для отслеживания рисков используется список, который открывается по кнопке Риски в карточке портфеля, программы или проекта:

Риски создаются на основе типовых рисков, которые создает администратор при настройке решения.

Автоматическая отправка задач по этапам плана

По мере исполнения плана ответственным за его этапы отправляются задачи, а в карточки этапов вносятся данные о затратах, трудоемкости и проценте завершения. Раньше администратору проекта приходилось делать это вручную, и в планах с десятками или сотнями этапов это могло отнимать много времени.

В новой версии рутинные операции за администратора выполняет система. Для этого в карточку плана проекта на вкладку «Настройки» добавлен флажок Автоматически запускать задачи по этапам плана проекта. Если флажок установлен, система отправляет задачи ответственным за этапы:

• при наступлении плановой даты начала;
• досрочно, если выполнены условия, заданные в связях этапа. Например, если у этапа есть предшественник и между ними установлена связь типа окончание-начало, то задача отправляется автоматически после завершения работ по предшественнику.

После отправки задачи сотрудник, ответственный за этап, получает задание. В рамках задания он организует работы по этапу, при необходимости распределяя их между исполнителями. Например, отправляет подзадачи или создает тикеты на Agile-доске. По мере выполнения работ ответственный указывает в задании данные о затратах, трудоемкости и проценте выполнения. Эти данные автоматически учитываются при расчете характеристик всего проекта.

Прогресс по отправленной задаче отображается на диаграмме Ганта:

Автоматический учет затрат, трудоемкости и хода работ

Руководителям портфелей, программ и проектов стало проще отслеживать трудоемкость, затраты и ход выполнения проектных работ. Теперь они рассчитываются автоматически:

• для проекта – по этапам его плана и подпроектам;
• для портфеля или программы – по дочерним портфелям, программам и проектам, на которые есть права доступа.

При расчете затраты и трудоемкость суммируются, а для процента выполнения определяется среднее значение. Все эти данные отображаются на вкладке «Структура».

Для дополнительного контроля за затратами и трудоемкостью по программе руководитель может установить для нее лимиты. Значения лимитов отображаются рядом с характеристиками программы, чтобы руководителю было удобно отслеживать их соблюдение:

Виджет «Здоровье портфеля проектов»

Руководитель высшего звена теперь может быстро оценить статусы проблем по всем портфелям, программам и проектам, за которые он отвечает. Для этого используется новый виджет «Здоровье портфеля проектов»:

Чтобы перейти к списку портфелей, программ и проектов с определенным статусом, достаточно нажать на сектор диаграммы. Виджет доступен сотрудникам, входящим в роль «Руководители проектов».

***

Начните использовать решение «Планирование проектов» уже сейчас!

Подробнее о новинках версии можно узнать из документа «Изменения решений Directum RX». Чтобы приобрести решение, обратитесь к вашему персональному менеджеру или в службу поддержки Directum по телефону +7 (3412) 72-67-06 или электронной почте support@directum.ru.

Мы будем рады вашим комментариям, вопросам и пожеланиям!