Успешное внедрение и развитие ECM-системы: секретный ингредиент

Важно не только выбрать систему цифровизации процессов и документов, но и создать условия для ее успешного внедрения и дальнейшего развития. Тут нужен комплексный подход. Один из секретов – обучение ваших сотрудников. Как в Академии Directum готовят специалистов для работы с системой Directum RX расскажу в статье.

Учиться? Да!

Зачем учиться, спросите вы. Интерфейс Directum RX интуитивно понятен, а опыт придёт со временем. Всё так. Но прежде чем ваши рядовые сотрудники начнут пользоваться системой, ее нужно установить, подготовить к работе и при необходимости адаптировать под потребности организации. Вам нужна команда профессиональных администраторов, специалистов по настройке и разработчиков. Она еще на этапе внедрения проанализирует, какие виды документов создают ваши сотрудники и по каким маршрутам их согласуют, в каких бизнес-процессах большая часть времени уходит на рутинные операции и переведет их в цифру. А в дальнейшем команда будет регулярно поддерживать и развивать систему, адаптируя ее под меняющиеся условия.

Где же взять такую команду? Вырастить из своих сотрудников, отправив их на курсы обучения Академии Directum. Состав команды и количество специалистов зависит от вида поставки – локальная или облачная; варианта внедрения – самостоятельное или при участии вендора; набора и количества приобретенных лицензий и других факторов. Определите, какая команда специалистов вам нужна и отправляйте ее на обучение в Академию Directum.

Выбор курсов

В Академии Directum разработана целая линейка курсов для обучения работе и обслуживанию системы. Разберемся, кого, чему и в какой последовательности нужно учить.

Преподаватели Академии Directum обучают администраторов и разработчиков. Рядовых пользователей обучают, как правило, консультанты на проекте внедрения. Но у нас есть специальный цикл из трех пользовательских курсов. Записывайте на него будущих ведущих пользователей системы: делопроизводителей, специалистов по договорной деятельности.

Обучение специалистов по настройке системы, администраторов и разработчиков всегда начинается с первой ступени – цикла курсов по Настройке системы Directum RX.

Ну а дальше каждый идет по своей отдельной траектории.

Полный список и описание курсов смотрите на сайте компании Directum.

Подача заявки на обучение

Кандидаты на обучение определены, курсы выбраны. Как подать заявку?

Если в вашей организации уже идет проект внедрения или вы наш клиент на сопровождении, то за вами закреплен ответственный сотрудник компании – администратор проекта или аккаунт-менеджер. Он подберет удобные сроки и подаст заявки на обучение ваших сотрудников. Администратор Академии Directum сформирует группу обучения из кандидатов по заявкам. С этого момента кандидат становится для нас слушателем курсов обучения и за ним бронируется место в группе.

Подать заявку можно и самостоятельно. Достаточно заполнить форму подачи на сайте. С вами свяжется ответственный за организацию сотрудник компании и запишет на нужные курсы.

Выберите курс, количество участников и жмите на кнопку «Подать заявку на обучение»

Обучение

Итак, заявки поданы. Но у вас остались вопросы. Как будет проходить обучение? Будут ли предоставлены учебные материалы? Сколько времени займет обучение? Можно ли совмещать работу и учебу? Отвечу на них.

Обучение проходит на портале обучения Directum. В личном кабинете на портале слушателю доступны электронные пособия по курсам, на которые он записан. Курсы состоят из отдельных занятий. Каждое занятие посвящено конкретной теме. Например, слушатели изучают как проходит процесс согласования официального документа по регламенту или как настраиваются этапы процесса согласования в системе. Занятия содержат теоретический блок со ссылками на справочную систему и обучающие видеоролики, практические задания и контрольные вопросы для закрепления полученных знаний.

Основной акцент при обучении мы делаем на практику. В практическом задании нужно реализовать некоторый кейс на учебном стенде. Например, настроить регистрацию договоров. Часто практика сквозная для всего курса. Например, в курсе «Настройка системы Directum RX» слушатели готовят «голую» систему к работе: настраивают организационную структуру, документооборот и схемы бизнес-процессов для учебной модели предприятия. А в курсе «Основы разработки в Directum RX» создают свое собственное прикладное решение: разрабатывают модуль для работы с обращениями пользователей в службу поддержки.

На время обучения для выполнения практических заданий слушатели получают доступ к учебному стенду с установленной системой Directum RX.  А если обучаются администраторы, то стенд будет «пустой»: систему и все необходимые для ее работы сервисы и компоненты они развернут и установят самостоятельно.

Слушатели учатся дистанционно в группах по 8-10 человек в одном из форматов:

По запросу можно организовать очное обучение в нашем учебном классе в офисе компании Директум или на территории вашей организации. Очное обучение проводим для группы минимум из семи человек. За подробностями обращайтесь к нашему администратору  training@directum.ru.

За каждой группой закреплен преподаватель. За несколько дней до старта обучения он отправит слушателям письма с организационной информацией:

• даты, время и формат обучения;
• ссылка для подключения на вебинар;
• реквизиты для подключения к учебному стенду и порталу обучения.

Слушателю остается только проверить доступ к учебному стенду и порталу обучения по указанным реквизитам, а в день старта обучения подключиться к вебинарной площадке.

Аттестация и сертификация

Итак, ваши сотрудники прошли обучение. Как узнать, достаточно ли хорошо они знают систему и умеют с ней работать? Для этого нужно пройти аттестацию.

Слушатели сдают аттестацию на портале обучения в виде электронного теста. За ограниченное время им нужно ответить на определенное количество вопросов: выбрать правильные варианты ответов из предложенных. За правильные ответы начисляются баллы. Аттестация считается успешной, если набрано определенное количество баллов. Для каждого курса свой порог успешности. Результаты слушатели увидят в протоколе: сколько они набрали баллов и была ли аттестация успешна.

По результатам аттестаций мы присуждаем статусы сертифицированных специалистов Directum. Статус подтверждает высокую квалификацию вашего сотрудника по технологиям Directum: вы можете быть уверенными, что он хорошо знает и умеет работать с системой.

Порядок присвоения зависит от статуса. Например, чтобы стать Cертифицированным разработчиком Directum RX слушатель должен успешно сдать аттестации по трем курсам:

• 832 «Основы работы в Directum RX»;
• 822 «Настройка Directum RX»;
• 815 «Основы разработки в Directum RX».

 Подробнее с Программой сертификации специалистов Directum ознакомьтесь на нашем сайте.

Сертификат о присвоении статуса высылаем на эл. почту слушателя

Опять учиться?

Вы успешно внедрили систему. Сотрудники используют ее в повседневной работе, команда администраторов и разработчиков поддерживает и развивает систему. А жизнь и окружающие условия ставит перед вами новые задачи. Специалист увольняется, и на его место вы берете новичка, не знакомого с системой.  Сотрудники стремятся развиваться профессионально – повышать свою квалификацию по технологиям Directum. Вы принимаете на работу удаленных сотрудников и хотите перевести в цифру кадровые процессы. Как быть? Добро пожаловать в Академию Directum – опять учиться.

Вы, следуя тенденциям времени, переводите бизнес-процессы в цифру. А мы помогаем вам пройти этот этап наиболее быстро и эффективно, обучая и подготавливая высококлассных специалистов. Ваша Академия Directum.