Долговременный архив 2.0: адаптация под требования приказа и переезд на no-code

В шаблоне решения «Долговременный архив» 2.0 поддержаны изменения законодательства по архивному хранению документов, и процесс передачи документов в архив переведен на механизм no-code.

Поддержка изменений законодательства

Шаблон решения «Долговременный архив» адаптирован для работы с системой Directum RX 4.9. В нем учтены требования Приказа Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»:

• изменена печатная форма сдаточной описи для электронных документов. В ней содержится реестр документов с детальной информацией о содержимом контейнера, в котором они передаются на хранение. Например, информация о его объеме:

• в карточку дела добавлена информация о категории хранения и виде носителей документов: бумажный или электронный:

• добавлен список «Книга поступления и выбытия», в который автоматически попадают согласованные сдаточные описи и утвержденные акты о выделении к уничтожению:

• файл описания контейнера содержит больше информации о документе. Например, в него добавлены номер документа в сдаточной описи и размер контейнера в байтах.

No-code: настройка бизнес-процесса для передачи в архив

Бизнес-задачи любой компании изменяются, поэтому со временем неизбежно появляется потребность адаптировать разработанные процессы: скорректировать последовательность и состав заданий, сроки, исполнителей и т.д. Теперь аналитик может самостоятельно настроить процесс передачи документов в архив с помощью механизма no-code прямо в проводнике, без разработки кода:

Например, аналитик может добавить в задание на проверку описи инструкцию для ответственного за дело или изменить срок согласования описи с архивистом.

По умолчанию в решении есть три варианта процесса для передачи в архив, на основе которых можно создавать свои собственные:

• по описи бумажных дел;
• по описи электронных документов;
• по архивной описи.

Также, чтобы уменьшить ручную работу сотрудников при работе с документами, в шаблоне решения добавлены фоновые процессы:

• Формирование контейнеров для создания и помещения контейнера в локальную папку;
• Отправка контейнеров в архив через сервис интеграции или их загрузка в архивную систему, если решение установлено как модуль Directum RX;
• Получение статуса создания документа в архиве для проверки создания архивного документа в архивной системе;
• Обработка исходного документа после передачи в архивную систему.

Отдельные обложки для разных систем

Теперь на обложках модулей «Передача в архив» и «Долговременный архив» сотрудник видит только те действия, которые ему нужны. Они зависят от того, в какой системе или модуле работает сотрудник:

***

Полный список новых возможностей можно изучить в документе «Изменения решений Directum RX» на сайте поддержки.

Мы будем рады вашим комментариям, вопросам и пожеланиям!