Организация переходов в регламентах согласования

Автоматизируя процессы согласования документов в крупных холдинговых организациях, команда внедрения так или иначе сталкивается с тем, что стандартного функционала по созданию правил согласования недостаточно.

В холдингах существует сложная иерархия, где решения принимаются на разных уровнях управления. Крупные организации могут объединять множество компаний и подразделений, каждое из которых имеет свои специфические потребности и требования к согласованию документов. Это усложняет процесс согласования, требуя учета множества факторов. Например, часто Заказчику требуется добавление нестандартных действий в этапах регламента, выполнение которых влечет за собой переход на определенный этап, а не выполнение стандартной логики (переход в начало регламент при выполнении с результатом «на доработку» или переход к следующему блоку при выполнении с альтернативными результатами).

Рассмотрим примеры, с которыми проектная команда ТАНАИС столкнулась при внедрении модуля «Делопроизводство» в крупной холдинговой компании:

Пример 1: После согласования необходимо добавить этап проверки перед подписанием документа, с которого Ответственный за проверку документа перед подписанием может отправить документ на устранение замечаний, Инициатор должен отработать эти замечания, а после отработки документ должен заново вернуться Ответственному за проверку документа перед подписанием на этап проверки, а не проходить все этапы согласования заново, как в случае с выполнение задания с результатом На доработку (см. упрощенную схему на рисунке ниже).

Пример 2: Согласующий при согласовании документа, понимает, что до принятия решения о согласовании/отправке на доработку документа ему необходимо привлечь к согласованию дополнительных участников. Поэтому Согласующий должен иметь возможность добавить Дополнительного согласующего, при этом задание на согласование самого Согласующего должно завершиться, но не иметь окончательного результата выполнения «Согласовано» или «На доработку», а после согласования документа Дополнительным согласующим, Согласующий должен снова получить задание на согласование (см. упрощенную схему на рисунке ниже).

На версии Directum RX 4.8 или 4.9, где нет вариантов процессов для типа задачи на согласование по регламенту, настройка регламента с такими особенностями требует либо разработки нового типа задачи, что требует существенных трудозатрат, либо необычного решения по доработке настройки правил согласования.

Такая модификация настройки правил согласования была реализована силами одной из проектных команд компании ТАНАИС.

При проектировании решения нам было важно достичь следующих целей:

1. Решение должно быть отделено от базового функционала Directum RX и при обновлении системы не должно конфликтовать с базовыми возможностями настройки правил согласования.
2. Заказчик должен иметь возможность настраивать нужные переходы между этапами регламента силами Администраторов СЭД.
3. Решение должно быть универсальным для большинства случаев, чтобы использовать его при внедрении любых модулей Directum RX будь то «Делопроизводство», «Договоры» или другие.

Команда ТАНАИС достигла всех поставленных выше целей, потратив на проектирование, разработку и тестирование данного решения более 200 часов. Если у вас на проектах есть похожие задачи, мы готовы передать свой опыт. Можете обратиться по адресу directum@tanais.ru