Работа с регламентирующими документами в Directum RX

В каждой организации есть документы с описаниями бизнес-процессов, ответственности, прав и обязанностей сотрудников. Например, правила внутреннего трудового распорядка и положение об охране труда. Такие документы всегда должны быть в актуальном состоянии, и у всех сотрудников должен быть к ним доступ.

Если регламентирующие документы остаются на бумаге, их сложно найти и легко потерять. Решение «Регламентирующие документы» переводит работу с такими документами в электронный вид. Оно расширяет возможности привычного электронного документооборота в Directum RX и учитывает особенности работы с уставами, положениями, инструкциями и другими документами.

Как правило, схема работы с регламентирующими документами выглядит так:

Рассмотрим возможности решения подробнее. Для этого расскажем, как построена работа сотрудника, ответственного за разработку нового регламентирующего документа.

Шаг 1. Разработка регламентирующего документа

В пару кликов сотрудник создает новый документ или редакцию существующего. Вся информация о документе заполняется в его карточке, например номер редакции, срок действия или приказ, который вводит в действие документ. При этом имя документа формируется автоматически из его вида и содержания:

Прямо в карточке документа можно заранее настроить список людей, которых нужно будет ознакомить с документом. Например, руководителя отдела продаж, службу генерального директора и секретаря:

Также в системе можно сохранить этот список для повторного использования при отправке другого документа на ознакомление.

Затем начинается разработка текста документа. В ней могут участвовать сотрудники смежных отделов, например юридическая служба, бухгалтерия или отдел по охране труда. Когда текст готов, документ можно отправлять на согласование.

Шаг 2. Согласование и утверждение документа

Автор регламентирующего документ отправляет его на согласование. По умолчанию в системе уже есть вариант процесса и правило согласования:

Участникам процесса не нужно задумываться, кому отправить документ дальше, так как задания на каждом этапе формируются автоматически. Кроме того, процесс можно адаптировать под потребности организации, например добавить еще одного подписывающего или согласующего.

Часто регламентирующий документ вводится в действие приказом. Решение предусматривает и это: оба документа можно согласовать вместе. В этом случае на согласование нужно отправить приказ, добавив в задачу регламентирующий документ как приложение.

Когда документ прошел все этапы согласования, руководитель утверждает его, а делопроизводитель при необходимости регистрирует. Затем сотруднику приходит задание на отправку документа на ознакомление. Для этого ему пригождается список, добавленный на этапе создания документа.

Шаг 3. Ознакомление сотрудников с документом

Сотрудник в пару кликов отправляет документ на ознакомление из карточки. При этом список ознакомления в задаче автоматически заполняется из списка, указанного в карточке документа.

Сотрудники могут ознакомиться с регламентирующим документом на своем компьютере или смартфоне в удобное время. Задание на ознакомление придет в системе Directum RX, личном кабинете Directum HR Pro, мобильных приложениях Directum Solo или Directum Jazz.

Сотрудник, отправивший документ на ознакомление, контролирует процесс, например по переписке в задаче или из отчетов модуля «Делопроизводство».

Шаг 4. Поддержка регламентирующего документа в актуальном состоянии

Система постоянно отслеживает сроки действия регламентирующих документов и заранее предупреждает автора и куратора о завершении срока. При получении уведомления сотрудник может продлить срок действия, отметить документ устаревшим, создать новую редакцию или изменить текст текущей.

Кроме того, сотрудник может сам отслеживать актуальность документов в списке «Документы на завершении». В него попадают документы, срок действия которых заканчивается через 30 дней и менее.

Часто за актуальностью базы регламентирующих документов следят ответственные сотрудники или службы. Отследить все изменения бывает сложно. Если сотрудник организации заметил, что в уставе или положении не отражены последние изменения законодательства или новый бизнес-процесс, он может инициализировать разработку нового документа или актуализацию существующего. Для этого он с обложки модуля решения создает запрос, описывает в нем требования или предложения и отправляет его ответственному сотруднику. При этом, если требуется актуализация существующего документа, система сама определяет ответственного сотрудника, которому нужно отправить запрос.

Таким образом упрощается контроль за актуальностью регламентирующих документов в компании.

Больше возможностей решения

Расширяйте возможности решения с помощью других продуктов компании Directum:

• поставка Directum RX Intelligence, чтобы сокращать трудоемкость актуализации регламентирующих документов с помощью интеллектуального сравнения документов. Сравнивать можно как две версии одного документа, так и две его редакции;
• решение «База знаний», чтобы опубликовать текст регламентирующего документа в виде статьи;
• решение «Agile-доски», чтобы использовать визуальный инструмент для распределения и отслеживания работ по регламентирующим документам, например по их разработке и актуализации;
• решение «Долговременный архив», чтобы прямо в системе обеспечить архивное хранение для регламентирующих документов с большим сроком хранения, например устава или штатного расписания. Кроме того, с помощью решения подписи на документах остаются действительными даже через 50 лет хранения или более.

Заключение

Благодаря решению «Регламентирующие документы»:

• сотрудникам не нужно думать, кому отправлять документ на согласование. В решении есть готовые правило согласования и вариант процесса для регламентирующих документов. Кроме того, администратор может настроить их под потребности организации, например изменить согласующего или добавить еще один этап подписания;
• отправить документ на ознакомление можно в пару кликов. Список ознакомления задается прямо в карточке регламентирующего документа. Сотрудники знакомятся с документом удобным способом: в Directum RX, личном кабинете HR Pro, мобильном приложении Directum Solo или Directum Jazz;
• легко найти все редакции регламентирующих документов, а также приказы, которые вводят их в действие. К списку редакций документа сотрудники могут перейти прямо из карточки, а к приказам – с обложки модуля;
• система сама следит за сроком действия документов и при его завершении отправляет уведомления ответственным сотрудникам. В зависимости от актуальности документа можно продлить срок действия, отметить документ устаревшим, создать новую редакцию или изменить текст текущей. Кроме того, любой сотрудник может стартовать работы по актуализации документа, отправив запрос в системе.

***

Решение «Регламентирующие документы» 1.0 работает с Directum RX 4.8‑4.10. Подробнее о новинках читайте на сайте поддержки Directum в документе «Изменения решений Directum RX».

Также вы можете ознакомиться с описанием решения на нашем сайте directum.ru.

Чтобы узнать больше о решении или приобрести его, оставьте заявку по форме ниже. Также вы можете обратиться к вашему персональному менеджеру или в отдел продаж Directum по электронной почте present@directum.ru или телефону 8-800-234-72-11.

Мы будем рады вашим комментариям, вопросам и пожеланиям!