5 главных проблем при внедрении электронного архива и их решения

Внедрение электронного архива часто упирается в одни и те же препятствия: от выбора технологий до организации процессов. Курс SA-04 «Методология организации и внедрения электронного архива» от Академии Directum дает практические инструменты, чтобы избежать этих проблем. Разберем ключевые сложности и как курс помогает их преодолеть.

Нет проблем — есть решение!

1. Хаотичное внедрение без стратегии

Проблема: Компании начинают оцифровку без четкого плана, что приводит к неструктурированному архиву, в котором невозможно найти документы.

Что даст курс

✅ Научит проводить аудит документооборота и определять, какие файлы архивировать.
✅ Покажет, как разработать регламенты хранения и доступа, чтобы архив был удобным и функциональным.

2. Нарушение законодательных требований

Проблема: Незнание законов (ФЗ-125, ГОСТы) ведет к штрафам и признанию электронных документов недействительными.

Что даст курс

✅ Объяснит, какие сроки хранения и форматы требуются для разных типов документов.
✅ Расскажет, как обеспечить юридическую значимость (ЭП, СЭД) и избежать рисков.

3. Ошибки при выборе системы

Проблема: Компании покупают ПО, которое не подходит под их объемы документов или не интегрируется с другими системами.

Что даст курс:
✅ Даст критерии выбора ЭА: поиск, разграничение прав, нагрузка.
✅ Покажет, как проверить совместимость с СЭД, CRM и бухгалтерскими системами.

4. Сопротивление сотрудников и низкая адаптация

Проблема: Персонал не понимает, как работать с электронным архивом, и продолжает использовать бумагу.

Что даст курс:
✅ Научит разрабатывать инструкции и проводить обучение для сотрудников.
✅ Расскажет, как мотивировать команду и упростить переход на цифровой архив.

5. Проблемы с долгосрочным хранением и миграцией данных

Проблема: Если продолжать использовать обычный электронный архив, через несколько лет документы теряют юридическую значимость электронных подписей, а тексты могут стать недоступными из-за устаревших форматов или потери данных.

Что даст курс:
✅ Объяснит, как настроить политики миграции и конвертации файлов.
✅ Покажет, какие технологии помогут сохранить архив на десятилетия.

Вывод: учитесь, это поможет избежать ошибок

Перестаньте мириться с проблемами, найдите группу поддержки среди делопроизводителей и архивистов, которые хотят повысить квалификацию, и пройдите обучение. Методологический курс SA-04 быстро погрузит теорию и даст практические рекомендации по внедрению электронного архива.

В результате обучения вы сможете:

✔ снизить затраты на хранение и поиск документов в архиве;
✔ обеспечить соответствие нормативным требованиям;
✔ донести до сотрудников важность происходящих изменений.

Если вы планируете внедрять электронный архив, курс поможет сделать это правильно с первого раза и избежать дорогостоящих ошибок.

Ближайший курс стартует 10 декабря, есть время согласовать обучение! 

🔗 Подробнее о курсе SA-04 «Методология организации и внедрения электронного архива»