8-часовой рабочий день или счастье экономистов

Начало в записи "Договорная работа. Копаем вширь"

Спрашивается, как могут быть связаны экономисты, DIRECTUM и Prestima? Они ещё как связаны!

12-часовой рабочий день – не сказка

Система бюджетирования сейчас поставлена практически в любой крупной компании в том или ином виде. Бюджетный процесс стартует задолго до начала календарного года. Подразделения начинают формировать свои заявки, согласовывать их со своим начальством и отправлять в планово-экономический отдел. Многие используют для этих целей возможности DIRECTUM, что облегчает жизнь всем – специалистам и руководителям подразделений, которые могут просмотреть, на какой стадии согласования находится их заявка, и самим экономистам, которые могут отправить задачи ответственным на формирование заявок с определенным сроком и в дальнейшем контролировать этот процесс. На самом деле DIRECTUM сильно облегчает работу экономистов не только на этапе сбора заявок, но и на этапе согласования бюджета организации с высшим руководством и этапе уведомления подразделений об утвержденных лимитах.

Но все-таки система электронного документооборота не может покрыть основные задачи бюджетирования. Экономистам необходимо из всех присланных заявок сформировать единый документ с бюджетом предприятия. В большинстве случаев это делается вручную путем перебивания цифр из одного документа в другой, т.к. до сих пор большинство организаций используют Excel для этих целей. Подразделений бывает настолько много, что и все 10 экономистов в течение нескольких дней и даже недель могут быть заняты данным процессом. Руководство может попросить показать вариант бюджета на случай, если вдруг инфляция в будущем году составит не 10%, а 14%. И ещё несколько дней работы.. В конце отчетного периода необходимо формировать отчетность в различных разрезах. В общем если вкратце, то в периоды планирования и отчетности экономисты практически «живут» на предприятии, их рабочий день действительно нередко доходит до 12 часов.

Успевать всё вовремя – реальность

Для экономистов мы придумали замечательный выход из ситуации – бизнес-решение  «Бюджетирование», которое позволяет в значительной степени сократить сроки и трудоемкость на этапах планирования бюджетов, сбора фактических данных по исполнению бюджетов и формированию отчетности.

Как это работает?

Начинается бюджетный период, руководители подразделений получают задачи в системе DIRECTUM на формирование бюджетных заявок. Специалист подразделения создает заявку в системе Prestima (запись справочника) в соответствии с определенной для него ролью. Далее заявка направляется на согласование через систему DIRECTUM. Список согласующих может меняться в зависимости от сумм и статей бюджета. После согласования и утверждения заявка становится доступна для дальнейшего планирования.

На основе согласованных заявок путем нажатия пары кнопок специалисты подразделений на своем уровне формируют бюджет в специализированном интерфейсе системы Prestima – формах планирования. Далее в процесс включаются экономисты, которые в тех же формах планирования на верхнем уровне бюджета видят все данные, занесенные специалистами подразделений. Бюджет может быть скорректирован ими при необходимости на любом уровне.

После завершения процесса планирования данные из форм выгружаются в привычный для руководства вид – документ Excel. Этот документ отправляется на согласование по типовому маршруту в DIRECTUM. После того, как бюджет согласован и документ подписан ЭЦП, экономисты доводят до подразделений утвержденные лимиты (с помощью уведомлений в системе DIRECTUM, которые также отправляются прямо из форм планирования).

Как вы понимаете, в небольшом блоге такой процесс до деталей расписать сложно, поэтому я привела лишь основные моменты. С более подробным описанием решения можно ознакомиться на сайте www.prestima.ru.

Но и это не всё!

Работа планово-экономического отдела взаимосвязана с работой финансистов. У них также есть участки работ, для которых мы тоже нашли отличное решение. Но об этом в следующей серии. To be continue…