Совещание закончилось, но это еще не конец:)
Знаете ли Вы, что первое в истории совещание состоялось в мезозойскую эру?! Это более 100 млн. лет назад.
| В то время задачей мужчины являлось поймать дичь и притащить её домой, чтобы женщина «поломала» голову над тем, как бы её приготовить. Проблема охоты заключалась в том, что мужчина был не так уж проворен и не имел хорошего снаряжения, тогда как дичь была очень ловка. Наконец, кто-то сказал: "Может быть, если мы посидим и обсудим, то сможем найти более лёгкий способ охоты на дичь?" Это понравилось всем, тем более, сидеть кружком было очень тепло, поэтому мужчины договорились посовещаться и на следующий день, и на следующий… Но женщины заметили, что мужчины не выдают никакого результата и человечество начинает голодать. Мужчины признали голодание серьёзной проблемой и постановили занести этот вопрос первым пунктом в повестку дня. Тогда женщины, которые были примитивны, но отнюдь не глупы, стали есть растения, и появилось на свет сельское хозяйство. Разве такое могло случится, не проводи мужчины своих совещаний? ))) Но, сейчас не об этом. Замечательная мысль пришла мужчинам-добытчикам того времени, но все, что обсуждалось на совещании, никак не фиксировалось, не выполнялось и, тем более, не контролировалось. |
Сейчас с уверенностью можно сказать, что совещание – сердце организации! Но до сих пор они проводятся по тем же правилам, как и двадцать-тридцать лет назад. Хотя, если быть совсем честной, в некоторых организациях уровень проведения совещаний не отличается от того, который был в мезозойскую эру :). Самое обидное, что это считается нормой, тогда как ведущие организации мира имеют четкий регламент по подготовке, проведению и контролю совещаний.
На данный момент очень много внимания уделяется эффективному проведению совещаний. Информация есть в учебной литературе, в материалах разнообразных тренингов, в написанных статьях. Кстати, не так давно была опубликована статья Алексея Корепанова о том как сделать совещание инструментом эффективного менеджмента. Действительно, важно уметь правильно подготовить совещание и грамотно его провести, а я хочу заострить ваше внимание на Контроле исполнения решений по проведенному совещанию.
Роль контроля исполнения решений совещаний нельзя недооценивать. Именно здесь находят подтверждение или отвергаются решения, вынесенные на совещании, рассматривается ход исполнения принятых решений, оцениваются способности сотрудников, осуществляется анализ результатов совещательной деятельности.
Без четкого исполнения этапа контроля решений совещания пропадает смысл управленческих мероприятий. Совещания без контроля медленно, но верно, превращаются в пустую «болтовню», а затем и в мощное средство дезорганизации компании. Контроль и проверка исполнения принятых решений избавляет от иллюзий в оценке происходящего и возвращает всех к реальной ситуации на предприятии.
При контроле исполнения выясняется, что решение одних вопросов ведет к появлению новых, не возникавших ранее, и позволяет своевременно включить эти вопросы в повестку дня. Следовательно, эффективный контроль позволяет постоянно актуализировать тематику совещания и приспосабливать их к реальным потребностям управления предприятием.
Значимость контроля решений совещания прямо пропорциональна «цене» рассматриваемых вопросов. Например, если поручение по совещанию на подготовку договора в несколько миллионов рублей не выполнено или выполнено не в срок – вот Вам и «цена» вопроса. Наконец, необходимо помнить, что контроль исполнения – это обратная связь, необходимая для правильного функционирования системы управления на предприятии!
Благодаря бизнес-решению "DIRECTUM: Управление совещаниями и заседаниями" вышеописанные ситуации полностью исключаются! Как это происходит?
Очень просто:
- В карточке Совещания и заседания, на закладке Протокол можно посмотреть, кто из сотрудников назначен ответственным за решение конкретного вопроса. Так же на этой закладке указаны сроки исполнения.
- Когда необходимо проследить ход исполнения вынесенного решения, можно открыть задачу и просмотреть детализацию выполненных работ.
- Если понадобятся статистические данные, то есть возможность выбрать и запустить отчеты, которые формируются автоматически на основе данных, хранящихся в системе: «Проведенные совещания и заседания» и «Сводная таблица по проведенным совещаниям и заседаниям», а также «График совещаний и заседаний».
- В случае необходимости оперативного поиска документа его можно найти через карточку записи справочника Совещания и заседания по кнопке Эл.документы.
Таким образом, контролер, т.е. сотрудник, отслеживающий исполнение решений по совещанию, может всегда держать «руку на пульсе» и, при необходимости, принять соответствующие меры. Помимо контролера, карточка записи справочника Совещания и заседания доступна всем участникам совещания, поэтому каждый может контролировать исполнение решений.
Функции контроля исполнения, реализованные в бизнес-решении "DIRECTUM: Управление совещаниями и заседаниями", направлены на поддержку не только командно-административной работы Руководства, но и на автоматизацию повседневной деятельности организации, сведение «на ноль» упущений в работе отдельных исполнителей и рабочих групп.
Имей возможность контролировать ситуацию, будь на шаг впереди вместе с DIRECTUM!
Хотелось бы отметить, что исполнение решений по совещанию сводится к исполнению документа с протоколом, в котором эти решения зафиксированы. Это можно организовать и при помощи поручений, функционал моего любимого бизнес-решения "Классическое делопроизводство"
.
С одной стороны это позволит единообразно работать над исполнением документов, с другой стороны это бизнес-решение может быть предприятием и не закуплено, да и типовой маршрут при работе с совещаниями настроен так, что достаточно зафиксировать решения по совещанию
на закладке "Протокол", а задания необходимым сотрудникам уже будут приходить сами, что безусловно проще чем регистрация документа и оформление поручений. Контроль же исполнения тот же самый: карточка справочника, карточки задач и отчёты.
а в других системах электронного документооборота есть подобные модули? и если есть, то в чем преимущество DIRECTUM перед ними?
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий