Бизнес-решение "DIRECTUM:Управление договорами": спасение утопающих - дело рук самих утопающих

О бизнес-решении «DIRECTUM: Управление договорами» говорилось неоднократно. Но со стороны обычного сотрудника еще не рассматривали это решение. Чем поможет это решение обычному сотруднику, который участвует в договорной работе?

Представим, что Вы - сотрудник, который периодически (достаточно редко) участвует в договорной компании.

Как правило, такой сотрудник не помнит или не знает текущих правил ведения договорной работы. При необходимости согласовать договор наступает паника и возникает множество вопросов: какие документы нужны для согласования договора, с кем нужно согласовать документы, кто должен распечатать и передать документы на подпись, кто отправит оригиналы контрагенту?

И начинается сбор информации по своему отделу, по старым связям, поиск предыдущих договоров и т.д. Конечно, есть отдел, который владеет информацией по предметной области, но не всегда сотрудник готов обратиться за консультацией. Причины могут быть разными: сотрудник стеснятся обратиться за консультацией, либо существует конфликт отделов и др.

В итоге сотрудник начинает «творить» договор на свое усмотрение.

Последствия предсказуемы:

• некорректный текст договора, который был создан копированием старого документа, который не соответствует текущим требованиям;
• в условиях недостаточной информации сотрудник может забыть согласовать документ с кем-либо из основных согласующих;
• документ доходит, например, до договорного отдела, который заворачивает документ для досогласования с пропущенным согласующим. Эти согласующие высказывают критичные замечания, принципиально меняющие условия договора, что вынуждает повторно согласовывать договор с первоначальными согласующими;

• негатив со стороны первоначальных согласующих (как правило, руководители отделов), т.к. документы повторно приходят им на согласование;
• затягивание сроков согласования, когда документ лежит у согласующего, который его не должен смотреть (например, по новым правила этот отдел не участвует в согласовании), либо согласующий не может поставить визу, пока договор не подписан смежным отделом, либо не достает нужных документов.

Для таких сотрудников «спасением» станут:

• шаблоны договоров в системе. Когда в системе размещены типовые договоры, сотрудник с легкостью на их основе может создать нужный ему договор;
• типовые маршруты, настроенные под процесс согласования договоров в их компании. Типовой маршрут запросит нужные документы, сформирует задания нужным согласующим в установленные сроки и с нужной последовательностью. В итоге, даже точно не зная процесса согласования, сотрудник гарантированно получит согласованный договор;
• мастера действий. С помощью мастера действия на основе макета документа можно создать договор с актуальной текстовкой: по всему тексту будут корректные наименования организаций - сторон договора, реквизиты организаций, условия сделки, суммы договора и т.п. Это на 100% исключает ошибки в тексте документа, когда в начале договора указаны реальные организации, а в конце - те, что остались при копировании другого документа. Мастер действий не позволит пропустить ни один шаг в создании договора и отправки его на согласование.

Другая ситуация, Вы  - сотрудник договорного отдела. Как и с кем согласовать договор вы 100% знаете. Но при большом количестве договоров, которые Вы курируете, возникают сложности с отслеживанием исполнения договоров, сбором информации для руководства по заключенным договорам и по их исполнению.

Для таких сотрудников «спасением» станет:

• возможность фиксировать этапы исполнения договора. Для каждого договора можно в системе зафиксировать этапы выполнения договора, по которым в дальнейшем отслеживать его исполнение;
• поступление в системе уведомлений о наступлении даты контроля выполнения этапа работ по договору. При получении такого уведомления куратор может оценить выполнение работ по договору и отразить результаты исполнения в системе;
• отчеты по количеству заключенных договоров, по состоянию исполнения договора.

Таким образом, базовый функционал бизнес-решения облегчит работу как простых пользователей, которым приходится работать с договорами достаточно редко, так и договорного отдела, который является асом в ведении договорной работы.