"Управление командировками" или письмо коллеге

«Доброе время суток, дорогая моя коллега!

Есть в жизни счастье! Месяц назад в дорогой моему сердцу DIRECTUM установили техническое решение «Управление командировками», которое значительно облегчило жизнь и мне, сотруднику, ответственному за учет командировок, и тем, кто инициирует командировки!

Итак, по порядку, как это происходит в DIRECTUM. Сотрудник, который собирается в командировку, создает в справочнике «Командировочные удостоверения» новую запись. В ней указывает все данные по командировке: пункт и место назначения, сроки и цель командировки. Хочу отметить, что данные по работнику: ФИО, должность, подразделение и организация, уже заполнены! А также дата и номер командировочного удостоверения.

Далее в той же карточке нажимает кнопку «Пыщ» «Задача», система спрашивает сумму расходов на командировку и сразу же открывается задачка согласующим, в которую вложена карточка командировочного удостоверения. Кроме этого, в тексте задачи автоматически указывается командируемый, предположительная сумма расходов, место поездки и сроки командировки, что упрощает работу тем, кто согласует командировку.

Сотруднику остается только стартовать задачку и можно спокойно дальше заниматься работой, а не бегать по кабинетам со служебкой, собирая на нее визы, как это было раньше! Задачка сама пройдет весь круг согласования, в конце которого придет задание о получении пакета документов, получении денежных средств и напоминание о необходимости сдать отчет по командировке.

Самый главный плюс для меня, как сотрудника, ответственного за командировки: командировочное удостоверение и служебное задание я формирую прямо из карточки командировки!!! Прежде же, приходилось вручную забивать данные в существующие шаблоны.

Теперь нет необходимости вести реестр командировок в Microsoft Excel, а ведь раньше только он и был для учета! Теперь вся информация по командировкам содержится в справочнике, в котором все пользователи DIRECTUM могут быстро получить как информацию о необходимых командировках, так и о местонахождении сотрудников в командировке в данный момент. А мне не  приходится напоминать особо забывчивым сотрудникам о необходимости сдать отчетные документы по командировке, потому что, у них «висит» задание о сдаче отчета по командировке.

Таким образом, дорогая моя, если Ваша компания планирует и дальше автоматизировать бизнес-процессы и развивать систему DIRECTUM, то очень рекомендую обратить внимание своего руководства на автоматизацию процесса командировок. Эффект от автоматизации не заставит себя долго ждать. Это я тебе точно гарантирую!

С уважением, твоя верная единомышленница и

соратница в освоении DIRECTUM, NNN»