Ответы на вопросы с онлайн-семинара «Правовые и организационно-технические вопросы юридически значимого обмена электронными документами»

30 ноября 2011 года компания DIRECTUM провела онлайн-семинар «Правовые и организационно-технические вопросы юридически значимого обмена электронными документами». Тема юридически значимого документооборота вызвала большое количество вопросов у слушателей. Ответы на вопросы, касающиеся системы DIRECTUM, подготовил Ренат Габдуллин, руководитель направления DIRECTUM. Другие вопросы рассмотрены в материалах на сайте ECM-Journal По следам онлайн-семинара о юридически значимом обмене документами. Часть 1 и Часть 2.

Руководство совершенно не понимает тех преимуществ, которые даёт СЭД, и не торопится понять. Особенно инертна бухгалтерия и экономисты (учреждение медицинское). Как стимулировать? Как убеждать?

Исходя из нашего опыта, нужно обращать внимание на те задачи, которые наиболее актуальны для этих специалистов. Например, для бухгалтеров наверняка будет актуальна задача по организации финансового архива, который значительно облегчит подготовку к различного рода проверкам.

Возможно ли организовать внутрикорпоративный ЮЗДО без применения единой централизованной системы хранения документов (типа Directum).

Можно, но насколько этим удобно пользоваться и сколько это будет стоить при дальнейшем сопровождении?

Система Directum предоставляет готовые инструменты для работы с документами в электронном виде, начиная от их создания, заканчивая согласованием и хранением. При этом учитываются жесткие требования бизнеса, к безопасности документов, например, на каждый объект в системе можно назначить права доступа, документы можно подписать или зашифровать на основе сертификатов электронной подписи.

Не имея ECM-системы, мы будем вынуждены все эти вопросы решать самостоятельно. Поэтому стоит выбрать специализированную систему, и сосредоточиться на решении задач бизнеса.

Сможем ли мы в 2012 работать через Directum с счетами-фактурами?

Да, работать уже можно и сейчас, как минимум в качестве электронного архива.

Я правильно понял, что решение «Финансовый архив» не является юридически значимым, а служит для удобства работы с копиями документов?

Да, все верно. Бизнес-решение «Финансовый архив» используется для повышения удобства обработки больших объемов первичных бухгалтерских документов.

Как на текущий момент обстоят дела с обменом документов между операторами. В частности, как организован обмен с другими операторами у вас?

Компания Directum разрабатывает интеграционные решения со всеми крупными специализированными операторами связи, для обмена электронными документами. Для этого разработаны специализированные коннекторы, которые позволяют передавать и обрабатывать всю необходимую информацию.

Обмен между спецоператорами сейчас активно обсуждается – как технические, так и организационные вопросы.

Есть ли интеграция Directum со спецоператорами, например с Диадок?

Да.

А можно ли где-нибудь посмотреть типовой регламент внутренней корпоративной СЮЗЭД?

В рамках проекта внедрения Directum, мы можем подготовить регламент.

Изготовит ли компания Directum новое типовое положение об электронном документообороте с использованием системы Directum?

У нас есть типовое положение, при внедрении системы мы его используем.

А можно ли при внедрении СЭД заказать разработку внутренней документации?

Да.

Когда планируете оказывать услуги по технологии облачных вычислений?

Компания Directum уже предоставляет облачный сервис Directum. Подробнее о данной услуге можно прочитать здесь https://www.directum.ru/products/directum. Там есть информация о тестовом доступе к данному сервису.

Стоимость вашего продукта довольно высока. Есть ли варианты для использования в малых предприятиях, а значит и в малых ценах? То, что нам озвучили, будет долго окупаться.

Есть несколько вариантов поставки системы Directum. Для небольших компаний есть коробочное решение Directum Lite. Также есть вариант аренды (подписка) на систему Directum. Возможна аренда на 1 год, полгода, квартал.

Вариантов много, осталось выбрать, какой подходит именно вам.

На скольких серверах (количество) хранятся у вас документы в электронном виде? Что будет, если сервер "полетит"? Данные дублируются?

Конечно, ведется резервное копирование всех данных.

Может ли ваш клиент работать автономно, а потом синхронизироватьсяс сервером?

Есть специализированные решения, в частности, рабочее место руководителя для iPad, которое может работать в режиме off-line. А также техническое решение партнера Directum: Client for Outlook, которое позволяет работать с задачами и заданиями в режиме off-line.

Есть ли выделение цветом задач следующим способом: нет действий по задаче 1 день - один цвет, 3 дня - другой цвет и т.д. есть ли возможность ведения нескольких календарей с фиксацией на ней событий, задач, контрольных точек и т.п.

1. На данный момент нет возможности в списке задач выделить задачи цветом, есть другие варианты решения:

• Настроить обложку папки.
• Настроить напоминания по задачам.
• Настроить дополнительные уведомления (в том числе по электронной почте) по наиболее важным задача.

2. Для ведения календарей можно использовать Outlook, в который синхронизировать данные из Directum.

Есть ли СМС-уведомление в системе? Возможно ли создать папки в виде фильтров, т.е., например, при необходимости отфильтровать сообщения в папке Входящие по дате или отфильтровать в отдельную папку все входящие письма от конкретного лица.

1. Да, в системе можно настроить СМС-уведомления, например, о новых входящих заданиях.

2. Да, есть возможность создавать папки поиска, есть возможность накладывать фильтры на входящие сообщения (аналогично Outlook).

При параллельном согласовании документов можно сделать так, чтобы замечания одного сотрудника поступали не только инициатору, но и всем остальным согласующим лицам? (в докcвижене отсутствие данной возможности сильно бесило). Спасибо!

Да, это можно сделать в рамках типового маршрута.

Есть ли версии Directum для использования в образовательном процессе ВУЗа, которые можно использовать при проведении практических занятий со студентами по информационным технологиям?

В целях повышения качества образования в сфере информационных технологий и документационного обеспечения управления для высших учебных заведений компанией Directum введена программа «Предоставление Directum для учебного процесса». Подробнее с программой вы можете на сайте https://www.directum.ru/services/training/university. Задать вопросы и получить дополнительную информацию Вы можете по адресу partners@directum.ru.

В каких ВУЗах установлена Ваша система?

Со списком клиентов вы можете ознакомиться здесь https://www.directum.ru/partners?state=8&page=1

Новые пользователи из Active Directory автоматически попадают в систему Directum?

Система DIRECTUM поддерживает возможность импорта пользователей из Active Directory. Также может быть настроена автоматическая синхронизация пользователей AD и Directum.

Авторизация происходит средствами AD или Directum?

Система Directum поддерживает авторизацию пользователей средствами Directum, а также поддерживает сквозную windows-аутентификацию. Для каждого пользователя можно задать свой вариант авторизации.

Возможна ли интеграция системы, предлагаемой вашей компанией, с системой SAP?

Да, есть готовый коннектор.

Можно ли интегрировать задачи из MS Project в Directum, чтобы контролировать выполнение и текущих задач подчиненного из Directum и задач из проектов в Project? Если да, то при обновлении файла Project (например, выполнение задачи закрыто в Project), данные в Directum обновляются? Спасибо!

Есть ли у компании Directum в планах интеграция с mindjet mindmanager?

Потребность в  разработке готовой интеграции с продуктом определяется спросом. Мы собираем пожелания к продукту, которые рассматриваем при выпуске каждой новой версии.

Также такую интеграцию можно разработать самостоятельно.

Возможно ли занесение образов накладных c последующим распознаванием штрих-кода не в TIF а сразу в PDF

Да.

Как Партнеру можно ознакомиться с функционалом решения "Финансовый архив"?

Мы можем выложить виртуальную машину с этим решением на сайт поддержки.

При сканировании документа распознается штрих-код и автоматически прицепляется документ к эл.карточке, я правильно понял?

Да.

Можно ли напечатать шртихкод на документе *.doc, который был загружен в Directum?

Да. Через меню интеграции с Word.

При сканировании комплекта документов (картинка в презентации по 1С) в Directum связи документов устанавливаются автоматически? Или все же это делается вручную?

Можно и вручную и автоматически (например, на основании значений заполненных реквизитов карточки).

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, вы можете задавать их present@directum.ru