Что такое внедрение СЭД. Как работают консультанты по внедрению.

Отдел наш сокращенно называют ОВД. Не пугайтесь, это не «отдел внутренних дел», а Отдел внедрения DIRECTUM!

Покупка какого-либо продукта может быть абсолютно бесполезной, если вы не знаете как этот продукт использовать и с чего начать. Это сравнимо с покупкой кофе-машины, и ее использование в дальнейшем как чайника, т.е. для разогрева воды.

Команда внедрения

После покупки системы компанией, например ООО «Платочки», в отделе внедрения выделяется группа сотрудников (как правило, 3-4 человека), которые закрепляются за данным клиентом, и с этого времени почетно называются «Команда внедрения в ООО «Платочки»». Самый доблестный из этой команды – руководитель проекта, а остальные – консультанты. Далее мы высылаем первое письмо нашему новому заказчику. Потом созваниваемся и договариваемся о выезде, для проведения исследования. А затем, самое интересное – выезд! МЫ едем в другой город, иногда за тысячи километров, чтоб узнать какие есть проблемы у наших «Платочков».

Исследование

Приезжая в новый город мы селимся в гостиницу и идем на предприятие. Часто бывает так, что на предприяте выходим в день приезда, если приехали в первой половине рабочего дня. Если же приезжаем во второй половине рабочего дня или в выходной день, то на предприятие выходим на следующий рабочий день. Причем, выходим к началу их рабочего дня (например, 8.00 по Тюмени = 6.00 утра по Москве, а это значит, что встать на работу мне придется на 3 часа раньше обыкновенного, потому что в Ижевске я работаю с 9.00). На этот выезд у нас запланировано следующее:

• встреча с руководством предприятия, для знакомства и налаживания личного контакта. Мы рассказываем кто мы такие и что нам, собственно, надо. А надо нам собрать рабочую группу, которая будет решать спорные вопросы и принимать концептуальные решения.
• знакомство с потенциальными ведущими пользователями. Нет, мы не обходим все 10 тысяч работников, пожимая всем руки. Мы идем в канцелярию, к делопроизводителям, к юристам, в кадровый отдел и т.д. Количество посещаемых нами людей регулируется количеством приобретенных ООО «Платочки» модулей. Например, если куплен модуль «Управление договорами», обязательно нужно посетить сотрудников договорного отдела, а так же тех сотрудников, которые согласуют договоры. Назначаем встречи на другие дни, если в этот день нужный нам сотрудник занят или отсутствует. И со всем мы разговариваем, спрашиваем об их работе, о трудностях и несправедливостях. Спрашиваем, слушаем и записываем.

После того, как мы собрали всю информацию, пообщались с руководством, и определили рабочую группу, мы уставшие, но полные решимости, едем в Ижевск, где спим до привычного времени и сидим на своих теплых, удобных местах.

Проектирование

Далее начинается длительный и кропотливый процесс разработки проектных решений. Мы изучаем всю собранную информацию, анализируем все проблемы и ищем решение. Я, думаю, что те кто, частенько посиживает на клабе, знают, что систему можно настроить и доработать под нужны любого заказчика. Так вот проектные решения – это описание системы, которую мы настроим под ООО «Платочки», учитывая все проблемы, пожелания и текущую схему работы сотрудников.

Во время написания проектных решений, мы проводим обучение рабочей группы и ведущих пользователей ООО «Платочки», ведь именно им необходимо будет согласовать проектные решения, и они должны понимать, что такое задание, задача, электронный документ, справочник, типовой маршрут, регистрационно-контрольная карточка и т.д..

После того как «проектные» написаны и согласованы внутри компании DIRECTUM, мы передаем их на согласование в ООО «Платочки», где уже обученные пользователи читают и согласуют их.

Разработка и настройка

После подписания этого важного документа и решения спорных вопросов, мы торжественно вручаем этот документ отважному разработчику, который  «и денно, и ночно» пишет свой, понятный только ему код. После того, как отважный разработчик заканчивает разработку, консультанты команды внедрения ООО «Платочки» начинают тестировать то, что сделал разработчик. Когда тестирование заканчивается, команда внедрения снова готовится к выезду.

Тестовая эксплуатация

Мы, консультанты, берем, то что сделал разработчик и устанавливаем на компьютеры всех ведущих пользователей, дабы те произвели приемку данного решения. Некоторое время, пользователи работают в, пока еще, тестовой системе и высказывают нам свои пожелания, мы их выслушиваем и кропотливо записываем, чтобы высказать разработчику и оперативно исправить. В это же время обучаем всех остальных пользователей, читая курсы или семинары, порой по 2-3 в день.

Опытная эксплуатация

Когда ведущие пользователи говорят «Добро!», мы начинаем устанавливать систему на все компьютеры пользователей и подключаем их в работу. И тут начинается: «Что за значок у меня на рабочем столе?», «Как занести документ в систему? Говорят, теперь все в ней должно согласовываться?», «Почему у меня заданий нет? А что в систему еще и заходить нужно?» и т.д. Веселые консультанты начинают сбрасывать лишние килограммы, набранные за время написания проектных решений и тестирования, - бегая, как заведенные волчки, по предприятию, оказывают консультации. К каждому подойдут, покажут инструкцию, покажут где какую кнопочку нажать, чтоб оно все само сделалось.

Недели через 4 наступает момент, когда консультанты, сидя за компьютерами, понимают «Звонков нет, задания выполняют – значит, всех обучили!». Это счастливый момент, когда сотрудники умеют работать в системе и им это нравится. В этот момент не важно, что с кем-то консультант просидел 3 дня подряд, главное, что пользователь обучен!

Конечно, это еще не конец, далее еще подписание актов, возможно договоров на сопровождение, закрытие проекта и т.д. Но главное, что заказчик доволен!

Мы – внедренцы, люди веселые, добрые и позитивные, любим трудные и интересные задачи!