Поиск нераспознанных документов в системе и немного о DIRECTUM Transformation Services.

Пользователи часто задают вопросы, связанные с работой со скан-образами в системе. Разберем сегодня два из них.

1. Каким образом осуществляется поиск нераспознанных документов в системе электронного документооборота?

Каждый электронный документ в СЭД DIRECTUM состоит из набора информации: содержимого электронного документа (текста, графической информации, аудио, видео и т.п.) и карточки – формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов.

В системе имеются возможности для осуществления поиска различных объектов системы. Поиск позволяет находить объекты по значениям реквизитов карточек, по фрагментам текста, по данным истории работы и по связям с другими объектами.

В случае если в системе DIRECTUM находится электронный документ в нераспознанном виде, то его поиск будет осуществляться по приложенной к документу метаинформации (карточке документа).

Для осуществления же полнотекстового поиска документ в системе  требует распознавания. В целях ускорения обработки занесенных в систему документов предлагается использовать службы преобразования документов DIRECTUM Transformation Services, которые переводят документы в другие форматы (в частности, в форматы PDF и HTML) и извлекают из них необходимую информацию.

2. Что может облегчить массовый ввод документов в систему и их дальнейшее преобразование?

В семействе продуктов DIRECTUM есть DIRECTUM Capture and Transformation Services (DCTS) – набор служб, облегчающих массовый ввод документов в DIRECTUM с внешних источников (сканеров, МФУ, сендеров, папок файловой системы, факсов, почтовых серверов и т.д.) и их дальнейшее преобразование в различные форматы.

Службы ввода включают в себя различные сервисы по интеграции с оборудованием и захвату образов документов, а также реализуют первичную обработку документов.

Так, Служба ввода с факса принимает факсы на факс-модем, получая образы входящих многостраничных документов. Затем, она отправляет образы в DIRECTUM, предоставляя информацию о количестве страниц, телефонном номере отправителя, телефонном номере получателя. А Служба ввода с почтовых серверов  загружает в DIRECTUM  почтовые сообщения (текст письма и его вложения), фильтрует письма по теме и адресату.

Дальнейшая обработка занесенных в систему документов может осуществляться службами преобразования документов DIRECTUM Transformation Services, которые переводят документы в другие форматы (в частности, в форматы PDF и HTML) и извлекают из них необходимую информацию.

Службу ввода документов возможно приобрести и установить как изначально при выборе системы DIRECTUM, так и уже в последующем при ее использовании. А как будет выглядеть работа пользователя, если будет внедрен массовый ввод, можно прочитать в статье Процессы ввода документов в СЭД. Ситуации из жизни