Интеграция ECM-систем и систем анализа бизнес-процессов

Вопрос задан читателем журнала "Современные технологии делопроизводства и документооборота", ответ опубликован в октябрьском номере журнала.

Вопрос: "Интересует вопрос по интеграции ECM-системы с программными продуктами, которые отвечают за проектирование и анализ бизнес-процессов. Есть ли возможность с помощью интеграции реализовать полный цикл процессного управления?"

Ответ:

В настоящее время многие компании приходят к необходимости формализации и последующей автоматизации бизнес-процессов. Появляется понимание того, что эффективность работы организации напрямую зависит от управляемости внутренних процессов. Вместе с этим родился и класс систем, позволяющий описывать процессы – BPM (business process management), а в ECM-системах получил активное развитие механизм WorkFlow, позволяющий выполнять спроектированные процессы. Интеграция этих двух классов систем позволит проектировать и анализировать бизнес-процессы в BPM системе, а в ECM исполнять процессы и собирать по ним статистику для анализа. В качестве примера можно привести решения по интеграции ECM-системы DIRECTUM с программными продуктами, отвечающими за проектирование и анализ бизнес-процессов.

Симбиоз этих решений позволяет реализовать полный цикл процессного управления, включающий:

• проектирование модели бизнес-процессов организации и распределение ответственности за их выполнение на уровне проекта организационной структуры;
• внедрение созданной бизнес-модели за счет формирования основных регламентирующих документов организации, согласование, утверждение, хранение, а также ознакомление с которыми осуществляется в системе DIRECTUM;
• исполнение процессов в соответствии с регламентирующими документами, а также сбор статистики об исполнении средствами DIRECTUM;
• контроль исполнения процессов, а также основных показателей по ним;
• анализ статистических данных об исполнении процесса, накопленных при помощи системы DIRECTUM.

Таким образом, в рамках единого цикла, ECM-система выступает в первую очередь как среда исполнения процессов. Реализованный в системе DIRECTUM бизнес-ориентированный механизм workflow позволяет автоматизировать различные бизнес-процессы, в т.ч. не связанные с документами. В этом случае информация и задания могут передаваться от одного участника процесса к другому в соответствии с определенным прописанным регламентом.

Стоит отметить, что с BMP-системами обычно работает бизнес-аналитик, так и в DIRECTUM настройка бизнес-процессов может быть осуществлена силами бизнес-аналитика, без привлечения технического специалиста. Таким образом, он получает единую среду управления бизнес-процессами организации.

За счет механизма интеграции DIRECTUM и систем моделирования реализуется двусторонняя передача сложно организованных данных, используемых в обеих системах: организационной структуры, схем процессов, статистики исполнения. На данный момент для DIRECTUM реализованы механизмы интеграции с такими BPM-системами как Business Studio, ARIS и Microsoft Visio.