Вашему вниманию предлагается еще одно мобильное решение, расширяющее функционал современных ECM-систем. Представьте себе ситуацию: закончилось жаркое обсуждение задачи, и результат обсуждения красуется на доске, листе бумаги, на стене или на полу. Нужно как-то занести это в ECM-систему, чтобы дать развитие задачи. Или еще ситуация: вы в офисе заказчика, вас знакомят с бумажным документом, вы понимаете, что с этим документом надо ознакомить коллег. А документ вот он на столе, а ваши коллеги – за сотни или тысячи километров. И это только самые очевидные сценарии, на практике подобных ситуаций возникает больше.

Решить эту задачу поможет решение «Мобильный ввод документов». Все что вам нужно, это выбрать нужные файлы и отправить их на специальный почтовый ящик своей компании, остальное предоставьте системе.

Как это работает

Схема работы решения проста, лаконична и элегантна одновременно. Снимок отправляется по электронной почте на определенный адрес, далее он подхватывается Capture Services и сохраняется в системе DIRECTUM. Пользователю же приходит уведомление со ссылкой уже сохраненного документа.

Возможности решения

Решение обладает практически безграничными возможностями:

• Отправка любых файлов вложениями в обычное электронное письмо. Система сама определит тип файла и что с ним делать.
• Гибкая настройка работы технического решения со стороны клиента с использованием удобного мастера действий.
• Пользовать может указать любое количество электронных адресов, с которых он планирует вводить документы в систему.
• Возможность упаковки изображений в различные форматы: документ Microsoft Word, ZIP-архив, папка системы DIRECTUM.
• Автоматическая упаковка файлов с неизвестным типом в ZIP-архив.
• Пользователь может подписаться на оповещение, это означает, что после того как он отправил письмо, ему в систему придет уведомление с вложенными файлами.

Технологии

Решение «Мобильный ввод документов» использует возможности DIRECTUM Capture Service для захвата и занесения электронных писем в систему, с использованием широко распространенного почтового протокола прикладного уровня POP3.

Эффект от внедрения

При внедрении данного технического решения сотрудники компании получают мощный механизм по удобному и доступному вводу электронных документов в систему DIRECTUM. Сокращается затрачиваемое время на рутинный процесс ручного экспорта документов. Использование такого распространенного транспорта, как электронное письмо, позволяет отправлять документы с любых современных гаджетов, при отсутствии непосредственного процесса авторизации в системе, что, в свою очередь, увеличивает надежность и безопасность системы в целом.