Лабораторное решение "Мобильный ввод документов"

10 17

Каждая новая технология, новый тренд в своем развитии проходят через несколько этапов. Тренд «мобилизация» или использование мобильных устройств для решения бизнес-задач также развивается по привычной схеме. От чистого любопытства и полного запрета компании постепенно переходят к фазе промышленного использования мобильных устройств. Разумеется, что для этого решение и компания-заказчик должны обладать определенной зрелостью, чтобы выстроить эффективную и безопасную схему решения. Думаю, что уже позади период «священных войн», и сторонники, равно как и противники мобильных или настольных решений сошлись во мнении, что мобильные технологии эффективно дополняют существующие решения и подходы, а не вступают в конфликт с ними или пытаются заменить.

Вашему вниманию предлагается еще одно мобильное решение, расширяющее функционал современных ECM-систем. Представьте себе ситуацию: закончилось жаркое обсуждение задачи, и результат обсуждения красуется на доске, листе бумаги, на стене или на полу. Нужно как-то занести это в ECM-систему, чтобы дать развитие задачи. Или еще ситуация: вы в офисе заказчика, вас знакомят с бумажным документом, вы понимаете, что с этим документом надо ознакомить коллег. А документ вот он на столе, а ваши коллеги – за сотни или тысячи километров. И это только самые очевидные сценарии, на практике подобных ситуаций возникает больше.

Решить эту задачу поможет решение «Мобильный ввод документов». Все что вам нужно, это выбрать нужные файлы и отправить их на специальный почтовый ящик своей компании, остальное предоставьте системе.

Как это работает

Схема работы решения проста, лаконична и элегантна одновременно. Снимок отправляется по электронной почте на определенный адрес, далее он подхватывается Capture Services и сохраняется в системе DIRECTUM. Пользователю же приходит уведомление со ссылкой уже сохраненного документа.

Возможности решения

Решение обладает практически безграничными возможностями:

  • Отправка любых файлов вложениями в обычное электронное письмо. Система сама определит тип файла и что с ним делать.
  • Гибкая настройка работы технического решения со стороны клиента с использованием удобного мастера действий.
  • Пользовать может указать любое количество электронных адресов, с которых он планирует вводить документы в систему.
  • Возможность упаковки изображений в различные форматы: документ Microsoft Word, ZIP-архив, папка системы DIRECTUM.
  • Автоматическая упаковка файлов с неизвестным типом в ZIP-архив.
  • Пользователь может подписаться на оповещение, это означает, что после того как он отправил письмо, ему в систему придет уведомление с вложенными файлами.

 

Технологии

Решение «Мобильный ввод документов» использует возможности DIRECTUM Capture Service для захвата и занесения электронных писем в систему, с использованием широко распространенного почтового протокола прикладного уровня POP3.

Эффект от внедрения

При внедрении данного технического решения сотрудники компании получают мощный механизм по удобному и доступному вводу электронных документов в систему DIRECTUM. Сокращается затрачиваемое время на рутинный процесс ручного экспорта документов. Использование такого распространенного транспорта, как электронное письмо, позволяет отправлять документы с любых современных гаджетов, при отсутствии непосредственного процесса авторизации в системе, что, в свою очередь, увеличивает надежность и безопасность системы в целом.

Андрей Подкин

Я правильно понимаю, что данное лабораторное решение представляет собой исключительно графический конфигуратор для DCTS, а с мобильной стороны у него нет абсолютно ничего, что облегчило бы отправку документов?

Сергей Бушмелев
Я правильно понимаю, что данное лабораторное решение представляет собой исключительно графический конфигуратор для DCTS, а с мобильной стороны у него нет абсолютно ничего, что облегчило бы отправку документов?

Это не просто конфигуратор, это расширение для DCTS, позволяющее, как минимум, идентифицировать отправителя, назначать ему полные права на документ и отправлять уведомление именно ему.

На мобильном устройстве используется стандартный механизм электронной почты. Почему же тогда в названии решения присутствует слово мобильный? Потому что именно с мобильных устройств, но нашему мнению, будут заноситься изображения в ECM-систему. Те же фотоснимки whiteboard после обсуждения. С точки зрения эргономики все не так уж и плохо, выбираем в галерее или в приложении "Камера" снимок, в меню выбираем пункт Отправить / По электронной почте, добавляем адрес из телефонной книги и вуаля!

Если же обмен данными будет интенсивным, например, если страховая компания решит развернуть подобный сервис для оперативного ввода изображений причиненного ущерба, то можно будет создать приложение, которое будет слать электронную почту, подставляя нужный адрес и передавая в сообщении дополнительную информацию. Это я придумал навскидку :)

Кстати, не обязательно, чтобы у пользователя был смартфон, некоторые feature phone могут работать с электронной почтой, и соответственно, использоваться вместе с этим решением.

Kristy Ksenofontova

Доброго дня, коллеги! Стоит денег? Сколько? Как скачать для демо?

Андрей Подкин
С точки зрения эргономики все не так уж и плохо, выбираем в галерее или в приложении "Камера" снимок, в меню выбираем пункт Отправить / По электронной почте, добавляем адрес из телефонной книги и вуаля!
Сергей, это именно плохо. Решение, способное вдвое сократить количество кликов и снизить ошибки до 0% пишется на коленке за полдня. Ну ладно, за день, если у разработчика не очень высокая квалификация. 
А ваша схема со стандартным почтовым клиентом очень часто работать не будет (особенно на топовых девайсах). Догадаешься почему или рассказать? wink
Сергей Бушмелев
Доброго дня, коллеги! Стоит денег? Сколько? Как скачать для демо?

Это решение в ближайшее время будет опубликовано, как техническое решение (ТР), и его можно будет запросить в службе поддержки DIRECTUM. Следите за обновлениями на сайте support.directum.ru :)
Сергей Бушмелев
Решение, способное вдвое сократить количество кликов и снизить ошибки до 0% пишется на коленке за полдня. Ну ладно, за день, если у разработчика не очень высокая квалификация.

Примем к сведению :)
Айрат Сибгатуллин
Решение, способное вдвое сократить количество кликов и снизить ошибки до 0% пишется на коленке за полдня.

Написание клиента автоматически привязывает пользователя к его гаджету. Окажись у меня под рукой телефон без клиента, он мне будет бесполезен для решения текущей задачи в текущий момент, хоть и предполагалось "в 2 раза меньше кликов и 0% ошибок".
 
Предлагаемое решение в этом отношении мне действительно нравится, учитывая 2 фактора:
1) Фото с флипчартов я передаю по маршруту "Фотоаппарат" -> "Почта" -> "DIRECTUM" довольно часто и претензий у меня не возникает, кроме как множество ручной работы, которая устраняется описанным решением.
2) Мой телефон не настолько мощный, чтобы ставить клиентов под каждую задачу.
 
+ утверждение "мобильный клиент это всегда круто" я в целом не разделяю.
Андрей Подкин
Написание клиента автоматически привязывает пользователя к его гаджету. Окажись у меня под рукой телефон без клиента, он мне будет бесполезен для решения текущей задачи в текущий момент, хоть и предполагалось "в 2 раза меньше кликов и 0% ошибок".
Айрат, ты меня извини, но ты же просто несусветную чушь написал. Никто не предлагает отказываться от коммуницирования по электронной почте. Ну посмотри хотя бы, как я сделал uKeeper Sender. 
 
Предлагаемое решение в этом отношении мне действительно нравится
Да, конечно, вот только незадача: на iPhone 5s, Samsung Galaxy S4, Sony Xperia Z, Oppo Find 5 и других топовых смартфонах оно тебя заставит отправлять по одной (при летной погоде - по две фотки) в одном письме. Что будет твориться в Sony Xperia Z1 (Honami) - мне даже трудно представить.
Конечно же, разработать за 1 рабочий день клиента, который избавит тебя от такого геморроя - это самая неудачная мысль, которая только может прийти в голову.
И, разумеется, на LG Optimus One все будет в шоколаде. И раз это - целевая аудитория решения, то мне остается только умыть руки.
Айрат Сибгатуллин
Айрат, ты меня извини, но ты же просто несусветную чушь написал.

Приму к сведению :)
Максим Галимов
на iPhone 5s, Samsung Galaxy S4, Sony Xperia Z, Oppo Find 5 и других топовых смартфонах оно тебя заставит отправлять по одной (при летной погоде - по две фотки) в одном письме.

Откуда информация? Буквально вчера отправил сам себе почтой четыре фотографии -- картинки с доски. Отправлял и больше. Без вай-фая. На iPhone. Что я делаю не так? :)
 
Мы не стремимся в данной ситуации сделать идеально универсальное идеально красивое решение, задача -- закрыть конкретный сценарий максимально быстрым и простым в использовании способом.
 
На мобильном устройстве все выглядит реально просто:
 
 
 
Все. Фото ушли в DIRECTUM.
Айрат Сибгатуллин
iPhone 5s, Samsung Galaxy S4, Sony Xperia Z, Oppo Find 5
Сам не являюсь владельцем "топового" телефона, но для моего бюджетного HTC с Андроидом 2.3 на борту, отправить несколько фото в одном письме вообще не проблема. Погуглив описанную Андреем проблему ... вроде и нет проблем у народа (читал только про Айфон).
 
Ну посмотри хотя бы, как я сделал uKeeper Sender.
Гуглил вдоль и поперек, но нашел только какой-то цыганский сайт ((
Андрей Подкин
Откуда информация?

Из теории и практики знания проблемы. Одно из разработанных мной мобильных приложений среди прочего занимается как раз отправкой фото.

На iPhone.
3 фотки на 4s? Так-то и я могу.
 
Хорошо, раз вы не хотите исследовать проблему сами, объясню. Большинство почтовых систем (и серверов, и клиентов) имеют ограничение на размер письма. Чаще всего это ограничение составляет 10 Мб. Это раз.
Второе: посмотрите внимательно на список смартфонов, которые я указал. У всех них камера на 13 МП. Не 3, как на бюджетных гуглофонах, и не 8, как на iPhone 5, а 13. Размер 1 фото на таких камерах может превышать 5 Мб (хотя для фото документов велика вероятность уложиться).
 
Я не знаю подробностей работы штатного клиента почты на iPhone, но, например, GMail под Android просто навсегда оставляет письмо в исходящих, никак не сообщая пользователю о том, что возникли проблемы. Сейчас специально попробовал еще раз отправить 5 фоток со своей 13-МП камеры. И снова (как и всегда) неудача - GMail не справился. Очевидно, что для бизнес-решения такое поведение совершенно неприемлемо.
 
 
Мы не стремимся в данной ситуации сделать идеально универсальное идеально красивое решение
Если это повод заработать партнерам или кому-то другому, то тогда все очень даже хорошо smiley
 
 
Гуглил вдоль и поперек, но нашел только какой-то цыганский сайт

А гуглить-то зачем? Внутренние блоги НПО "Компьютер" и мою ссылку оттуда на IzhDevCom никто не отменял.
 

Максим Галимов

Опубликовано как техническое решение http://www.directum.ru/4777018.aspx

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий