Протокол всему голова! Или как разработчик стал делопроизводителем
Не так давно в моей жизни случилась ситуация плана - "выбрал не я, выбрали меня". И в буквальном смысле слова я, из ИТ-отдела, перебрался в отдел делопроизводителей - помощником генерального директора. В должностные обязанности помощника, как вы уже
наверное поняли, какая-либо разработка входила в самую последнюю очередь.
Т.к. я - человек, привыкший к более удобному ведению работы, для меня это был ад.
Так вот, после вступления в должность, основной обязанностью которой является четкий контроль исполнения поручений руководства, а в частности пунктов протокола совещаний, сразу возник вопрос:
Ответом на этот организационный вопрос послужил и без того известный мне модуль "Управление совещаниями и заседаниями", но вот несуразица - слышать про него я слышал, но ни разу не запускал. Что поспешил в срочном порядке исправить. Сразу после его пробного запуска, я можно сказать был поражен. Потому что я не ожидал, что первая мысль, которая у меня возникнет в голове после работы с ним - доработать. Но слегка, потому что в целом модуль очень хороший и функционал в нем исчерпывающий. Так что же меня не устроило? Давайте начнем:
Вещь на самом деле незаменимая, но ни в коем случае не в стандартном его представлении... стандартный шрифт давит на глаза, а представление принятых решений с исполнителями и сроками... бррр...:
Лично для меня что-то контролировать в таком формате было просто невозможно, а знаете почему? Мой руководитель не сидит в DIRECTUM'е. И исполнение протокола необходимо ему распечатывать со всеми вложениями.
Ну что же, приступим к приведению шаблона отчета формирующего протокол в более удобный для контроля вид:
- Первое, меняем шрифт на стандартный Arial, т.к. он более читабелен (ведь протокол будет смотреть руководство, а их глаза надо беречь)
- Второе, меняем стандартное представление принятых решений на форму контроля, потому что для предоставления исполнения по пунктам протокола удобнее формы, чем таблица - не придумаешь (решение - исполнение - резолюция):
Собственно все. Осталось только научиться правильно пользоваться созданным шаблоном (в примере выше уже внесено исполнение). Ведь все мы знаем, что хороший функционал сам себя не использует.
Предупреждаю сразу - дальнейший текст является описанием ручной работы, полностью не автоматизированной (как автоматизировать эту часть можете додумать сами, лично мое предложение было бы справочник-протокол, но главная проблема корректное соответствие пунктов протокола определенной ячейке в документе, а постоянно делать новые версии документа, учитывая, что протокол может содержать до 150 пунктов как то не совсем верно. В общем, есть над чем подумать)
Итак:
- Внесение исполнения:
Вы создали совещание, сформировали повестку, а в последствии протокол, отправили решения на исполнение. Теперь при выполнении задач по совещанию контролер, при получении задания-контроль с исполнением, вносит его в нужную ячейку протокола в колонку "Исполнение", и предоставляет исполнение руководителю (можно подзадачей).
- Внесение резолюции:
После получения ответа-резолюции от руководителя контролер вносит резолюцию в соответствующую ячейку протокола в колонку "Резолюция". При необходимости отправки задачи на доработку, он возвращает исполнителю задачу и добавляет строчку с продлением срока в протокол.
- Предоставление протокола руководству:
Протокол печатается вместе с вложенными документами и предоставляется руководству. В моем случае, т.к. текст исполнения копируется из задач, я прошу людей в тексте делать ссылки на документы. И благодаря этому, при просмотре протокола, я сразу могу легко открыть прикрепленный документ через ссылку в тексте. Это так же помогает при печати протокола с вложениями.
P.S. Заливку ячеек определенным цветом я осуществлял для себя для удобства контроля и быстрого визуального определения задач, находящихся в работе по протоколу (это на самом деле очень удобно для неавтоматизированных руководителей). Моя легенда такая:
- Красный - задача в работе или продлена (можно оставить белой)
- Зеленый - задача выполнена
- Оранжевый - задача в архиве
Надеюсь моя статья поможет вам сделать вашу работу или работу ваших делопроизводителей, ответственных за совещания, более удобной.
Так же следует отметить, что в данном представлении протокола я не использовал вопросы совещания - из за ненадобности. Вы же можете в своей версии шаблона оставить специальную колонку. И чуть не забыл, пункты протокола относящиеся к нескольким исполнителем у меня группируются по заголовку.
P.P.S. Если кому нужно будет, могу предоставить экспорт разработки нашего модуля совещаний с уже доработанным формированием протокола - от стандартной он отличается только этим.
Вы создали совещание, сформировали повестку, а в последствии протокол, отправили решения на исполнение. Теперь при выполнении задач по совещанию контролер, при получении задания-контроль с исполнением, вносит его в нужную ячейку протокола в колонку "Исполнение", и предоставляет исполнение руководителю (можно подзадачей).
- Внесение резолюции:
После получения ответа-резолюции от руководителя контролер вносит резолюцию в соответствующую ячейку протокола в колонку "Резолюция". При необходимости отправки задачи на доработку, он возвращает исполнителю задачу и добавляет строчку с продлением срока в протокол.
- Предоставление протокола руководству:
Протокол печатается вместе с вложенными документами и предоставляется руководству. В моем случае, т.к. текст исполнения копируется из задач, я прошу людей в тексте делать ссылки на документы. И благодаря этому, при просмотре протокола, я сразу могу легко открыть прикрепленный документ через ссылку в тексте. Это так же помогает при печати протокола с вложениями.
P.S. Заливку ячеек определенным цветом я осуществлял для себя для удобства контроля и быстрого визуального определения задач, находящихся в работе по протоколу (это на самом деле очень удобно для неавтоматизированных руководителей). Моя легенда такая:
- Красный - задача в работе или продлена (можно оставить белой)
- Зеленый - задача выполнена
- Оранжевый - задача в архиве
Надеюсь моя статья поможет вам сделать вашу работу или работу ваших делопроизводителей, ответственных за совещания, более удобной.
Так же следует отметить, что в данном представлении протокола я не использовал вопросы совещания - из за ненадобности. Вы же можете в своей версии шаблона оставить специальную колонку. И чуть не забыл, пункты протокола относящиеся к нескольким исполнителем у меня группируются по заголовку.
P.P.S. Если кому нужно будет, могу предоставить экспорт разработки нашего модуля совещаний с уже доработанным формированием протокола - от стандартной он отличается только этим.
Искренне надеемся, что Ваши идеи найдут отражение в новых версиях системы DIRECTUM.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий