Google Apps и DIRECTUM: встреча в облаках

Крупный российский агро-холдинг принял решение о замене системы LotusNotes, которая использовалась как почтовый сервер, на облачное решение от Google и интеграции с СЭД DIRECTUM.

Почему Google Apps?

Работа управленческого аппарата, менеджеров среднего звена и большинства рядовых офисных работников - это работа преимущественно с электронными документами, обмен ими по e-mail, ведение календарей и встреч, работа с поручениями и заданиями. Почтовая система – это неотъемлемый атрибут практически каждого автоматизируемого сотрудника компании. Почтовая система должна отвечать ряду требований, среди которых доступность, надежность и защищенность от спама.

При выборе программного обеспечения для этих хотя и очень важных, но обслуживающих процессов компании стараются выбрать оптимальный вариант по соотношению цена/качество. Передача на аутсорсинг для некоторых процессов является хорошим способом минимизации затрат.

Использование набирающих обороты облачных сервисов – это вариант передачи на аутсорсинг обслуживания программного обеспечения и минимизации вложений на его приобретение и развитие. Одним из таких сервисов является «Google Apps для бизнеса». Фактически это набор сервисов таких как: Gmail – корпоративная почта, Календарь, Диск – доступ к работе с документами в облаке. Сервис отвечает требованиям надежности и конфиденциальности, позволяет работать удобно и просто, дает мощный функционал, например:

• возможность просматривать и редактировать документы различных форматов, в том числе привычные офисные Word, Excel и PowerPoint (в терминологии Google: Документы, Таблицы и Презентации);
• возможность редактировать документ одновременно (причем обсуждать его можно в видео-чате), что не требует дальнейшего «сведения» исправлений, как если бы они делались отдельно.
• легко выгрузить документ в pdf-формат и отправить (что удобно для передачи документа контрагентам в неизменном формате);
• легко сделать документ доступным третьим лицам: нужно просто выдать права, скопировать ссылку и выслать ее любым удобным способом.

Эти характеристики побудили владельца крупного российского агро-холдинга принять решение о замене системы , которая использовалась как почтовый сервер, на Google Apps. Стоит отметить, что именно прогрессивное мнение первого лица, стало ключевым при принятии решения об использовании этого облачного сервиса, к которому многие компании еще питают недоверие. А ведь как раз инновационные шаги дают конкурентные преимущества.

Кроме того, был поднят вопрос об автоматизации электронного документооборота в целом. Одним из основных требований была возможность интеграции системы электронного документооборота с Google . Были рассмотрены порядка 7 систем – лидеров российского рынка в области автоматизации электронного документооборота, среди которых была и система DIRECTUM. После предварительного анализа была разработана схема интеграции DIRECTUM c Google .

Подробнее об интеграции DIRECTUM c Google Drive

Как это работает на примере договора:

Инициация. Проект документа создается из шаблона в системе DIRECTUM. Используется формат документов Google (в том числе и шаблонов). После создания проекта документа, документ вкладывается в задачу DIRECTUM и автоматически переносится в облако Google Drive. Права на документ назначаются программно абсолютно такие же, как и в DIRECTUM.

Согласование и доработка. Согласование и доработка самого документа происходит в облаке Google Drive. О поставленных задачах, сроках, самом документе и истории взаимодействия по нему сотрудники компании узнают по пришедшим задачам в системе DIRECTUM. По завершению согласования происходит преобразование документа из Google Drive в pdf-формат. Преобразованный документ добавляется как новая версия созданного документа в системе DIRECTUM.

Утверждение. Далее задание приходит руководителю на подписание согласованного документа. Подписание документа происходит в системе DIRECTUM, что гарантирует неизменность документа и авторство подписи, надежное хранение его в электронном архиве компании.

Регистрация. Подписанный документ приходит ответственному сотруднику за регистрацию. Регистрация происходит в справочнике DIRECTUM.

Хранение. Хранение и оперативный доступ обеспечивается электронным архивом DIRECTUM.

Решение одобрено заказчиком, начаты работы по его внедрению. Это решение только-только начинает набирать обороты, его развитие покажет время. Возможно, в недалеком будущем оно позволит компании полностью отказаться от «стационарных» офисных программ.