Веб- и desktop-канцелярия стали еще ближе

Система DIRECTUM, представшая во всей своей красе в версии 5.0, включает модуль «Канцелярия», доработанный как в desktop-клиенте, так и для веб-доступа. На этот раз особое внимание было уделено именно второму варианту, поскольку популярность работы с модулем через браузер возрастает.

Найди отличия

Как любая работа требует подготовки, так и использование модуля «Канцелярия» предваряется настройкой. Для этих целей в сценарии Установки модулей системы DIRECTUM служат специальные группы установок. Примечательно, что в этой версии системы группа Канцелярия была разбита на две смысловых: Установки модуля «Канцелярия» и Установки РКК и поручений по РКК.

Первое, что непременно бросается в глаза при открытии справочников, – это внешняя привлекательность карточки и эргономичное расположение полей и кнопок в системе DIRECTUM версии 5.0:

Учтен типичный порядок заполнения полей и приоритет использования действий на ленте при выполнении операций.

Другим важным дополнением стало применение автоматической проверки орфографии в текстовых полях *Содержание и Примечание. Почти признаком хорошего тона стало нажатие кнопки  Орфография после завершения заполнения карточки. Однако можно сделать этот механизм менее явным, если задать параметры работы по умолчанию.

Администраторы могут устанавливать значения или назначать выполнение действий, например автоматическое формирование отчета по поручениям, через новый справочник Индивидуальные установки модулей для пользователей, а не менять значения в конфигурационных файлах, как это было прежде.

Пользователям доступно редактирование этих значений по кнопке  Настройки в карточке справочника Входящие РКК, Исходящие РКК, Внутренние РКК или Поручения по РКК:

С разницей в два флажка (Показать задачу перед стартом и Проверять орфографию при сохранении карточки) общие настройки справочников доступны и в веб-канцелярии.

Справочник Индивидуальные установки модулей для пользователей содержит также пользовательские фильтры. Механизм фильтрации предусмотрен для открытия справочника с заданными условиями.

Рассмотрим небольшой пример. Чтобы контролировать исполнение заданий по полученным от отдела кадров РКК для документов, зарегистрированных в этом году, пользователю достаточно запустить мастер Настройка фильтров справочников и заполнить параметры:

Затем открыть справочник Входящие РКК с заданной фильтрацией через обложку модуля «Канцелярия» по ссылке Фильтры справочника РКК. Кстати, обложку папки теперь можно настраивать.

Для синхронизации значений, указанных при заполнении полей карточки документа и записи справочника, разработан новый инструмент администратора системы DIRECTUM – справочник Соотношение полей карточки документа и записи справочника:

Таким образом, в условиях предложенного заполнения полей при изменении контактного лица в карточке входящего письма новое значение будет перенесено и в соответствующую ей карточку входящей РКК, но изменения, внесенные только в запись справочника, не будут синхронизированы с карточкой документа.

Один пишем, два в уме

Говоря обо всех изменениях в desktop-клиенте, предвкушаешь возможность опробовать все новое и в веб-доступе.

Веб-варианты представления Регистрационно-контрольные карточки и справочника Поручения по РКК «подтянулись» до уровня desktop-модуля, а именно: перенесены кнопки, закладки, поля. В подтверждение тому использование ссылок В список, По должности и Из списка в карточке поручения для быстрого создания и заполнения исполнителей или появление закладки «Контроль» в карточке РКК.

Веб-доступ пополнился множеством полезностей. Это и поддержка логики ведущих/ведомых в параметрах типовых маршрутов, и автоматический поиск дублей РКК, который срабатывает по окончании заполнения полей, и область предпросмотра, позволяющая просматривать связанные документы параллельно с заполнением карточки РКК:

К слову о близости к desktop-клиенту, для возможности указать адресата с точностью до наименования организации, названия подразделения или имени конкретного получателя поле Корреспондент/адресат теперь является полем для выбора одной записи из справочников Организации, Подразделения или Персоны.

Веб-канцелярия теперь обладает почти всеми удобствами стандартной. Здесь все тот же мастер действий Настройка фильтров справочников, причем созданные пользователем фильтры можно использовать на закладках «Фильтры РКК» и «Фильтры Поручений по РКК»:

Тонко проработаны детали, направленные на поддержание постоянной обратной связи и удобства работы пользователя:

• установка очередного порядкового номера по кнопке Очередной номер в карточке записи справочника Журналы регистрации;
• определение соответствия журнала регистрации и вида РКК при создании новой записи в справочнике РКК;
• просмотр имеющейся РКК документа, с возможностью изменения или добавления новой;
• незаполненное обязательное поле будет подсвечено красной рамкой при сохранении. Кроме того, появится текст ошибки с указанием вкладок и выделением полей на каждой из них;
• при значительном уменьшении высоты окна браузера появится закладка «Еще». При нажатии на закладку будет открываться список всех свернутых закладок;
• появилось множество диалогов, исключающих ошибку пользователя. Например, если в рамках типового маршрута «Рассмотрение входящих документов» делопроизводитель не заполнил обязательные поля в карточке поручения, то при попытке выполнить задание с результатом На исполнение появится сообщение о необходимости вернуться в карточку для заполнения полей.

Еще одним шагом к возможности полноценной работы в веб-клиенте стали отчеты модуля «Канцелярия», доступные теперь и через веб-доступ. Причем важен тот факт, что они также были доработаны. Например, отчет Реестр почтовых отправлений соответствует утвержденной форме Почты России, а отчет Контроль исполнения поручений дополнен новым параметром, который позволяет получить отношение выполненных в срок поручений к их общему количеству и точнее рассчитать Уровень исполнительской дисциплины.

А ты уже познакомился с Канцелярией?

Эти и другие изменения вы можете увидеть в обновленной версии системы DIRECTUM. Более подробная информация в разделах «Канцелярия» и «Веб-модуль «Канцелярия».