Обучение работе с системой "DIRECTUM"

6 9

Обучение работе с системой

       Как ни громко будет сказано, но все (абсолютно все :-)) сталкиваются с проблемой обучения сотрудников хотя бы основным приёмам работы с системой «DIRECTUM». И естественно, у каждой компании свой путь. Хотел бы поделиться с практикой обучения сотрудников  основным приемам работы в системе. По крайней мере как это было сделано у нас ). Основной упор сделан на использовании самой системы «DIRECTUM».

Самое главное – было выпущено распоряжение, в котором указывалось на необходимость обучения работе с системой, прослушивания курса лекций и после лекций обязательной сдаче тестов. Эффект распоряжения – 100% явка на лекции и не только ;-)

Обучение состояло из лекций в учебном классе – с проектором и действующей (реальной) системой «DIRECTUM» для большей наглядности.

Все пользователи, а их чуть более 100 чел. были разбиты на группы по 5-7 чел. В итоге получилось 14 групп. Запланировали 4 занятия продолжительностью 20-60 минут.

Темы занятий:

Занятие 1:

- основные понятия СЭД: карточка, документ, задача и т.д.

- общие положения работы с проводником документов и задач

- работа с карточками документов

- основы работы со справочниками

Занятие 2

- создание документов

- назначение прав доступа

- работа с ЭЦП

- работа с папками

Занятие 3

- создание задач, подзадач

- работа с вложениями в задачу

- выполнение задач

Занятие 4

- работа со стандартными поисками

- работа с системой поиска

- типовые маршруты

Занятия шли 2 раза в день по 1 теме, т.е. исходя из загруженности, можно было придти и с другой группой. С лекциями все понятно, но вот последний этап – сдача тестов – наиболее интересен ).

        Сразу следует обратить внимание на тот факт, что сдача тестов подразумевалась в самой системе и без создания прикладной разработки. Причем возможность создания небольшой базы тестов на «новой» системе (недавно установленной) значительно затруднена, поскольку отсутствует достаточно необходимое количество документов, записей справочников и т.д.

Привожу пример задания, которое получал пользователь:

 

----- Задача 14823 "Задания тестов для Иванова М.В. (п1с1)" -----

Инициатор: Петров В.С. (petr); старт: 25.04.2008 8:04:56; выполнена

Исполнители: Иванов М.В. (imv)

 

*** Петров В.С. (petr) 25.04.2008 8:04:08 ***

Для прохождения тестирования необходимо:

1.             Выполнить это задание.

 

2.             Создать 1-ый документ со следующими реквизитами:

- Вид эл. документа: "Бланк планирования"

- Шаблон: "Бланк согласования промежуточных критических сроков 1 фазы"

- Название: "1 фаза (тестирование)"

- Права доступа: "Все пользователи - просмотр", "Сидоров Н.Б. - изменение"

 

3.             Создать 2-ой документ со следующими реквизитами:

- Вид эл. документа: "Бланк планирования"

- Шаблон: "Шаблон бланка Таблица распределения стоимости"

- Название: "1 фаза стоимость (тестирование)"

- Права доступа: "Все пользователи - просмотр", "Сидоров Н.Б. - изменение"

 

4.             Выполнить связывание созданных документов (т.е. связать 1-ый и 2-ой документы)

 

5.             Найти любую запись (карточку) справочника "Контактные лица организаций":

-  у контактного лица день рождения в июле          

 

6.             Найти документ:

- дата создания с 01.01.2006 по 01.03.2006

- автор: Иванова О.А.

- Ключевое слово: "Урал"

- приложение-просмотрщик TIFF-файлов

 

7.             Создать задачу

- Тема: "Ответы на тесты от <ФИО>"

- Вид задачи: "Тестирование"

- Маршрут: Петров В.С. (petr)

 

Вложить в задачу найденную запись справочника "Контактные лица организаций" (см. п.5)

Вложить в задачу созданный 1-й документ (см. п.2)

Вложить в задачу найденный документ (см. п.6)

Стартовать задачу

 

Удачи!

 

Сами задания немного различались по уровню сложности. Рассылка тестов шла по разделенным группам, тесты для каждого пользователя группы различались, но повторы в целом были.

 

Итак, подводя итоги, что удалось получить при  таком подходе:

- обучить начальному уровню всех пользователей своими силами (имея 1 обученного).

- не использовать никаких дополнительных разработок (сценариев, справочников и т.д.).

 

P.S. Чуть не забыл сказать – особо грамотные и быстрые пользователи по результатам тестов получили небольшую премию ;-)

6
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
2
Денис Баранов

Интересная методика проверки знаний. Мне нравится больше чем традиционное тестирование. Вот только задание логично было бы выполнять ПОСЛЕ выполнения всех остальных пунктов. Т.е. задание считается выполненным, когда человек завершил работу, а не тогда, когда он прочитал задание и принял к сведению. Это принципиальный момент работы в системе, который не всегда сразу понятен пользователям.

Владимир Окороков

Полностью согласен,но к сожалению это понял уже после проведения (((

Артем Старыгин

Интересная методика тестов. Пара вопросов:

1. Задания были в "боевой базе"?

2. Кто рассылал и проверял правильность выполнения заданий?

Андрей Рязанцев

новатор...  :)

Владимир Окороков

1. Задания были в "боевой базе"? - задания были в действующей рабочей базе,тестирование проходило прям на рабочих местах )

2. Кто рассылал и проверял правильность выполнения заданий? -менеджер по электронному документообороту, он и проводил обучение )

Николай Родионов

У меня похожая ситуация по количеству человек и возникшей проблемой обучения сотрудников.

После 3х месяцев опытной эксплуатации системы на рабочем совещании в протоколе было отмечено непонимание и не умение пользователей работать в системе.

Причем перед началом опытной эксплуатации было обучено 10 человек преподавателем Directum из расчета, что каждый из них обучит остальных 9 работе в системе. К преподавателю претензий нет, отработал по полной программе, но обученные сотрудники оказались не способными донести знания до остальных, более этого, наравне с другими проявляли неуверенность в обращении с программой (в психологию вдаваться не буду).

Поэтому было решено разработать программу обучения, тоже 4 занятия получилось и наглядные пособия к ним (презентации). От тестирования отказался, т.к. подобная отчетность вызывает у пользователей ступор.

Обучение происходило по методике: показ – рассказ – отработка на рабочем месте в рабочей базе (основных моментов, зависит от обратной связи с пользователем). Показ был для группы находящейся в одной комнате, до 10 человек или делением на группы поменьше.

Принципиально, что пользователь делает все на своем рабочем месте, где ему привычней, посади его на тестовую машину, будет находится в прострации.

Основной упор в презентациях был сделан на демонстрацию «инструментов» системы их знание и понимание, что с ним можно сделать.

Камнем преткновения стало контекстное меню и всевозможная фильтрация + поиски.

Темы и их разделы:

4 Поиски в системе:

-     1.1 Штатные поиски;

-     1.2 Преднастроенные поиски;

-     1.3 Папки поисков, критерии поиска.

2 Организация рабочего места:

-     2.1 Индивидуальные настройки (Личные параметры);

-     2.2 Создание папки;

-     2.3 Создание правила для папки;

-     2.4 Справочники в системе;

-     2.5 Работа с фильтрами в справочниках (На примере «Номенклатура дел», «Организации»);

-     2.6 Работа с фильтрами выбранной папки (на примере папки «Входящие»);

-     2.7 Замещение в системе;

-     2.8 Справка системы.

3 Управление электронными документами:

-     3.1 Размещение электронных документов в системе;

-     3.2 Заполнение КЭД;

-     3.3 Назначение прав для документа;

-     3.4 Создание версий документа;

-     3.5 Импорт, экспорт;

-     3.6 Работа с шаблоном, создание, редактирование;

-     3.7 История работы с документом;

-     3.8 Жизненный цикл документа.

4 Работа с задачами, подзадачами, уведомлениями:

-     4.1 Создание задачи;

-     4.2 Назначение прав на задачу;

-     4.3 Вложения в задачу;

-     4.4 Действия над ссылками;

-     4.5 Пересылка электронных документов;

-     4.6 Контроль состояния задачи, здания;

-     4.7 Прекращение задачи;

-     4.8 Приемка задачи;

-     4.9 Создание подзадачи.

 

P.s. Нисколько не считаю пользователей отсталыми и все в таком духе. Возраст на понимание материала не влияет. Просто факт из жизни.

Могу выложить презентации, тока не знаю как. Презентации несколько корявые, но суть отражают.

Владимир Окороков

интересно,а по какому принципу отобрали 10 человек?

не все имеют способность обучить другого.Вот такой парадокс бывает - пользователь сам работает,все делает,ему все понятно - но обучить другого ему не под силу.

У нас тоже группы были разбиты по территориальному признаку, т.е. почти-что по комнатам/отделам. Если глубоконе не вдаваться в психологию - так многим проще.И обязательно пауза на вопросы - как только что непонятно - более детальный разбор+пример и только потом далее по программе.

Презентации - это хорошо,но все же они не отражают динамики - ). Мне кажется лучше показывать прям на действующей рабочей станции

Елена Питомцева
Могу выложить презентации

Николай, будем рады,если Вы поделитесь ими с ссообществом. Скорее всего презентации у вас объемные - пришлите их на admin @ club.directum.ru. С пометкой в теме для меня. Создайте от своего имени материал с кратким описанием презентаций. Далее я дам Вам ссылку для вставки в Ваш материал.


Николай Родионов

Отобрали по принципу секретари однозначно, + кто помоложе + знание ПК.

Почему именно презентации? - Пришол новый сотрудник предлагаю ему презентацию для самостоятельного изучения, динамику для него придется часа на 2 устраивать, на что времени может и не быть. После изучения прошу задавать мне вопросы, что не понятно. И второй момент, многие забывают как и что делать, можно посмотреть.

Есть сотрудники которые способны спать во время обучения с открытими глазами, думал такое только в армии бывает.

P.S. Презентацию рассматриваю, как один из способов обучения.

 

 

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий