"Путеводитель" нового ответственного за сопровождение DIRECTUM

Перемены, кадровые перестановки в компании… и вот уже Вы - новый ответственный за сопровождение системы DIRECTUM в вашей организации. Предположим, что Вы ранее не работали с данной СЭД, а при уходе предыдущего ответственного, информацию о системе DIRECTUM Вам не передали, в связи с чем Вы не знаете ни какими именно лицензиями владеет организация, ни где взять информацию о самой системе, ни правил оказания поддержки... Словом – ничего.

Данная статья сможет стать для Вас своеобразным «путеводителем» по миру сопровождения системы DIRECTUM.

Итак, с чего начать?

В первую очередь рекомендую «поднять» все договоры, касающиеся системы DIRECTUM. Какие предметы договоров Вам могут встретиться:

• Договор покупки ПО;
• Договор сопровождения (Абонемент);
• Договор на оказание услуг
• Договор обучения.

Отмечу, что вышеперечисленные предметы договоров могут содержаться все вместе в одном документе.

Какую необходимую для дальнейшей работы информацию можно получить из найденных договора/договоров:

1. Состав ПО DIRECTUM, которым владеет ваша организация.

2. Наличие/отсутствие Абонемента на новые версии системы DIRECTUM.

Факт наличия Абонемента фиксируется в договоре на сопровождение, где также указывается срок действия Абонемента.

Если система приобретена менее года назад, то Абонемент у вашей организации есть по умолчанию. Срок его действия будет равен году с момента оплаты ПО .

Подробно ознакомиться с информацией об Абонементе на новые версии системы Вы сможете, изучив данную статью.

Стоит отметить, что Лицензии системы и Абонемент это две принципиально разные вещи. Лицензии – это право на использование ПО , а Абонемент – это право на получение новых версий ПО в течение ограниченного срока.

3. Название организации-поставщика DIRECTUM, а также организации, которая занимается сопровождением системы DIRECTUM в вашей компании (это может быть как одна и та же организация, так и разные).

Самое главное – знать организацию, которая занимается сопровождением. Это необходимо для того, чтобы Вы знали к кому можно обратиться по возникающим при работе с системой вопросам.

4. Перечень дополнительных услуг, которые Вы можете получать от организации (которая Вам их оказывает) в рамках сопровождения системы.

5. Информацию о проведенном обучении пользователей/администраторов/разработчиков системы DIRECTUM.

Вторым делом нужно позаботиться о Вашем доступе на сайт поддержки DIRECTUM (http://support.directum.ru). Для этого нужно отправить письмо на support@directum.ru, указав свою контактную информацию (название организации, ФИО, должность, электронную почту и телефон). В письме стоит указать, что Вы являетесь новым ответственным за сопровождение системы DIRECTUM в вашей организации, поэтому Вам необходимы максимально доступные роли на сайт поддержки.

Контактные данные службы поддержки DIRECTUM:

• support@directum.ru
• (3412) 726-706

Правила работы службы поддержки и много другой полезной информации Вы сможете также найти на http://www.directum.ru/support

Действием №3 будет определение организации, с которой Вы взаимодействуете по сопровождению системы DIRECTUM.

Варианта три:

1. С вендером, непосредственно с компанией ДИРЕКТУМ;
2. С компанией-партнером ДИРЕКТУМ;
3. Ни с кем не взаимодействуете.

Если Ваш вариант – ответ №1, то Вам следует ознакомиться с материалом на DIRECTUM Club, в котором указан порядок взаимодействия Отдела сопровождения клиентов DIRECTUM (ОСКД) с текущими клиентами. Разница будет только в том, что первое общение следует инициировать Вам, т.к. консультант по сопровождению клиентов DIRECTUM еще не знает, что в вашей организации произошла смена сотрудника, ответственного за направление DIRECTUM.

Если Вам подходит ответ №2, то Вам следует связаться с партнером вендора и уточнить все вопросы по дальнейшему взаимодействию. Полный список партнеров Вы всегда можете посмотреть на официальном сайте DIRECTUM, где также указаны контактные данные организаций.

Если определить, к кому обращаться по вопросам сопровождения не удалось (ответ №3), то смело обращайтесь в компанию DIRECTUM. Вам помогут разобраться в этом вопросе.

Отправить запрос можно на официальный ящик office@directum.ru или позвонить по телефону (3412) 72-11-00, изложив суть вопроса.

Идем далее. Четвертый шаг – подробное ознакомление с функционалом, который уже имеется у вашей организации и его возможностями.

Полный перечень ПО DIRECTUM представлен на сайте DIRECTUM (о котором Вы уже знаете  )

Что касается цен, то актуальный прайс-лист Вы можете найти здесь.

Если у Вас появился вопрос о том, что такое редакция (вариант поставки DIRECTUM), то разобраться в данном вопросе Вам поможет данная статья.

Действие №5 – оценить, какой функционал используется в работе.

Для оценки можно воспользоваться механизмами самой системы DIRECTUM. Например, проанализировать, кто из пользователей и как часто заходит в систему, подразделения, которые используют DIRECTUM в работе.

Опросив пользователей, которые (по полученным ранее данным) работают в системе, на предмет того, какие из их рабочих задач выполняются в системе DIRECTUM, Вы также сможете получить полезную информацию для дальнейшего анализа.

На основании собранных данных можно соотнести уже автоматизированные процессы с тем функционалом, которым владеет ваша организация и, соответственно, выявить, что из ПО DIRECTUM еще не используется в работе и как его можно задействовать в дальнейшем.

На шестом этапе Вы уже владеете достаточным количеством информации о системе DIRECTUM и скорее всего Вы уже задумались об обучении по системе DIRECTUM. Если ответ положительный, то Вам сюда.

Основные этапы по погружению в мир DIRECTUM пройдены. Что же дальше? А дальше, коллеги, можно смело смотреть вперед и строить планы по развитию системы в дальнейшем! :) Сотрудники компании ДИРЕКТУМ и компаний-партнеров всегда готовы помочь Вам и вашему бизнесу!

Остались вопросы? Обращайтесь, буду рада на них ответить!