DIRECTUM на страже потерь документов

Давайте посмотрим правде в глаза. Бумажные документы будут существовать еще долго, на наш век точно хватит. Посмотрите, как живучи древние фолианты. Лежат себе в музеях или в частных коллекциях как новенькие и еще столько же пролежат.

Бумажные документы остаются даже после перехода на электронный документооборот, и с их существованием приходится считаться. Рассмотрим, например, работу с входящими документами.

При переходе на регистрацию документов в системе DIRECTUM делопроизводители иногда озадачиваются вопросом, где теперь будет расписываться работник в подтверждение того, что он получил бумажный документ. В бумажных журналах регистрации была графа, где ставилась роспись работника, которому передается документ. При ведении электронной регистрации документов в РКК подпись в получении документа не поставить. Как, работая в DIRECTUM, отследить факт передачи бумажного документа? Рассмотрим несколько вариантов.

Во-первых, при передаче бумажного документа, в РКК на закладке «Местонахождение» можно отметить, какому сотруднику передан документ.

Во-вторых, можно завести бумажный журнал для росписи в получении бумажного документа. В отличие от журналов, которые велись ранее, нет необходимости указывать в этом журнале полную информацию о документе, т.к. она есть в РКК, в этом журнале достаточно сделать поля: дата регистрации, регистрационный номер, сотрудник, роспись.

Этот способ контроля получения документов может использоваться, если возникают проблемы поиска документов, и при этом у сотрудников нет доверия к тому, что указала секретарь в РКК.

И, в-третьих, можно отправлять задание исполнителю на подтверждение получения документа. Если исполнитель выполнил задание, значит, он подтверждает получение бумажного документа и впоследствии не сможет «отмазаться» от его получения :)

 Надеюсь, что этот материал успокоит делопроизводителей, опасающихся с переходом на DIRECTUM потерять контроль над передачей бумажных документов исполнителям. Перечисленные способы не исчерпывают возможностей системы для контроля местонахождения бумажных документов. Может быть, вы используете другой способ? Поделитесь!