Только подумайте, как хорошо было бы иметь под рукой всю важную и оперативную информацию о выполнении работ по документу. А еще бы нужно перераспределить входящие между секретарем, помощником и руководителем.

Элегантное решение найдено в «Канцелярии» DIRECTUM 5.1.

Работа с поручениями – быстрее и удобнее

При регистрации поступившей корреспонденции делопроизводителю теперь достаточно всего одного нажатия на кнопку, чтобы отправить документы на рассмотрение одному или нескольким руководителям через их секретарей:

Чтобы сэкономить время руководителя, секретарь может подготовить проекты резолюций по пришедшим документам. При этом можно задать свой текст и срок исполнения для каждого исполнителя поручения. Руководителю останется лишь отредактировать при необходимости карточку поручения или описать требуемый пул работ в тексте задания.

После выполнения задания будет запущена проверка созданных поручений. Если все поля заполнены корректно, поручения отправятся на исполнение, иначе делопроизводитель должен будет доработать карточку.

Обратите внимание на изменения в самой карточке. Настроив фильтрацию и иерархию справочников и индивидуальные установки модуля, создание поручения можно значительно упростить: многие поля будут заполняться автоматически. Например, сведения о контроле работ, имя автора, дата создания и исполнения поручения.

И еще несколько приятных мелочей:

• поле Завершено теперь доступно только для просмотра, заполняется автоматически датой отчета последнего из исполнителей или текущей датой, если дата отчета не указана или работы были прекращены;
• в карточку поручения добавлена ссылка на основной документ;
• срок исполнения поручений может быть сформирован автоматически, если задана установка Количество дней для исполнения поручения.

Контроль – прозрачнее и информативнее

Проверка отчетов исполнителей о проделанной работе производится теперь по типовому маршруту «Контроль исполнения поручений». Это позволяет принимать работы каждого из исполнителей, не дожидаясь выполнения заданий всеми. При этом работу ответственного за исполнение поручения, как и раньше, принимает, контролер, указанный в соответствующем поле карточки поручения. А работу соисполнителей поручения контролирует уже ответственный.

Нужно упомянуть, что соисполнителям теперь приходят не уведомления, а задания, благодаря чему они могут начать работу по поручению сразу, не дожидаясь задания от ответственного.

Если нужно держать в курсе заинтересованных сотрудников, например, отправить уведомление руководителю исполнителя о том, что его подчиненный выполняет работы по поручению, воспользуйтесь полем Уведомлять.

Но и это еще не все! Внимание: закладка «Контроль» теперь есть и в карточке поручения!

Благодаря этому значительно повышается наглядность хода работ по документу, а также становится удобнее работа с устными поручениями, не связанными с документом.

Из отчета легко перейти к поручению или документу благодаря гиперссылкам, которые переносятся из текста задания.

Если исполнитель запросит продление срока, то это также будет отображено в отчете.

В системе DIRECTUM версии 5.1 закладка стала более функциональной и удобной. Обратите внимание на визуальные обозначения: появились значки, цветом выделяется шрифт выполненных, просроченных и находящихся в работе поручений. Если открыть отчет из карточки поручения, то в иерархии фоном будет выделено текущее поручение, а если из РКК – то все главные поручения по РКК.

Повысилась информативность отчета. Появились статусы выполнения заданий, такие как Инициализация или На контроле, индивидуальные тексты и сроки исполнения поручений, предварительные отчеты исполнителей. А если дерево поручений слишком большое, то его можно открыть в развернутом виде в новом окне браузера с помощью ссылки Открыть в новом окне.

Поручения – не простые, а периодические

Сколько приходится тратить времени на создание однотипных поручений по повторяющимся работам, будь то составление ежеквартальных отчетов по продажам или еженедельное предоставление информации о статистике выполнения работ?

В DIRECTUM 5.1 любое поручение можно сделать периодическим. Это значит, что в определенный период времени за несколько дней до сдачи работы исполнитель будет получать задание на исполнение поручения. Все необходимые параметры можно задать по кнопке Настройка периодичности в карточке уже созданного поручения или по ссылке Шаблоны периодических поручений на обложке модуля, если создается новое поручение:

Периодические поручения автоматически создаются сценарием Агент создания периодических поручений согласно расписанию и отправляются на исполнение по типовому маршруту, указанному в установке Типовой маршрут для исполнения поручений по РКК.

Типовые маршруты – еще предусмотрительнее

Типовые маршруты, используемые при работе с поручениями, также претерпели ряд изменений. Так, при запросе продления срока будет запущен новый типовой маршрут «Продление срока исполнения». Кроме того, при запросе продления срока задание не прекращается, как раньше, что позволяет продолжать работу по поручению независимо от даты ответа согласующего продление срока.

При выборе варианта выполнения «На исполнение» в задании по типовому маршруту «Исполнение поручений по РКК» задание также не прекращается. Вместо этого откроется карточка нового поручения. А после завершения работ по новому поручению исполнителю придет уведомление о том, что основное задание уже можно выполнить.

Эти изменения помогут обеспечить непрерывность и независимость бизнес-процессов вашей компании друг от друга.

Надеемся, вы ощутите все удобства от работы с поручениями в обновленном модуле «Канцелярия» и будете по-настоящему гордиться своей эффективной, качественно выполненной работой!

Подробнее об этих и других изменениях можно узнать в справке.