Визуализация состояния обработки документа в DirectumRX

Не так давно вышла версия 2.2 DirectumRX, и в этой статье подробнее рассмотрим такую возможность, как отображение хода обработки документа.

Ценность информации постоянно растет, каждый день мы имеем дело с огромным потоком данных. Интернет приучил нас к прозрачной и открытой информации – это удобно и полезно. А одним из главных трендов стала легкость и понятность интерфейсов: они должны быть близкими к людям, и одновременно давать ценную предметную информацию.

Мы хотим обладать достаточной информацией и при покупке нового смартфона, и при принятии управленческого решения. В контексте ECM-систем это означает то, что просто хранить информацию уже недостаточно. Важно сделать ее открытой для пользователя, дать ему удобный интерфейс для поиска и анализа.

В версии DirectumRX 2.2 мы сосредоточились на решении задачи понятного отображения текущего состояния документа. С одной стороны, нам важно видеть всю картину: кто и когда работал с документом, кто его согласовывал, комментарии, оставленные другими сотрудниками. С другой стороны, мы хотим, чтобы система выделила ключевые этапы обработки документа: согласование, подписание, согласование с контрагентом, исполнение.

Рассмотрим на конкретных примерах как это работает.

Пример первый. Отправка договора на согласование

Мы подготовили договор и хотим отправить его на согласование. В нашей компании есть регламент согласования договоров, но мы же не всегда помним все детали. Что делать?

Чтобы понять, как будет проходить обработка документа мы посмотрим удобное отображение этого регламента. Оно открывается на закладке «Регламент» задачи согласования документа:

Мы видим этапы согласования и обработки документа, кто и когда будет согласовывать документ. Дальше, в процессе обработки документа, регламент будет обновляться и выделять текущий этап согласования.

Пример второй. Определение состояния согласования договора

Другая ситуация: мы отправили договор на согласование неделю назад и теперь хотим понять, где он сейчас и в каком состоянии.

В этой ситуации нам поможет предметное отображение состояния документа, которое можно открыть на закладке «Задачи»:

Здесь мы видим, что договор согласован и подписан нашей стороной и сейчас согласуется с контрагентом. Тут же мы видим комментарии согласующих и подписывающего и можем понять, когда документ был отправлен контрагенту.

Менее важная информация при открытии свернута. Например, это этапы согласования, после которых документ возвращался на доработку. Если нам интересны подробности мы можем их посмотреть.

Пример третий. Статус служебной записки

В предыдущих примерах для документа был один основной процесс – согласование. Но документ может иметь длительный жизненный цикл, например, сначала согласовываться, а затем исполняться.

Рассмотрим ситуацию: мы отправили служебную записку на рассмотрение и уехали в командировку. После возвращения хочется понять, есть ли по ней какая-нибудь активность. Мы открываем закладку «Задачи» в карточке служебной записи и видим:

Оказывается, руководитель уже рассмотрел документ и по нему уже созданы поручения. Причем соисполнитель выполнил работы и его поручение сейчас на приемке у ответственного исполнителя.

Что дальше?

Это была лишь часть из того, что было сделано для повышения понятности хода обработки документа в DirectumRX. На этом развитие не заканчивается: новая функциональность работы с задачами также будет видна в предметном отображении.

В целом тренд повышения прозрачности данных остается актуальным, и мы понимаем, что система должна стать еще более открытой для пользователей. Хочется видеть и оперативные данные, и аналитические. Смотреть и от документа, и от процесса, и от конкретного сотрудника.

Мы продолжаем работать в этом направлении и надеемся сделать DirectumRX еще более понятным, ценным и удобным для тех, кто им пользуется.