Оптимизация договорных процессов в компании-производителе детского питания Nutrilak

Читайте кейс и узнайте, как за счет сокращения времени заключения договоров улучшить бизнес-показатели: повысить продажу выпускаемой продукции и уменьшить цикл по закупки сырья.

Бизнес-контекст

Инфаприм – уже более 20 лет производит в России детское и лечебное питание:

• заменители грудного молока - детские сухие и жидкие молочные смеси,
• детские молочные и безмолочные каши,
• продукты для беременных и кормящих женщин,
• энтеральное питание для детей и взрослых,
• лечебное питание для детей с генетическими заболеваниями.

Современное производство и тщательный контроль на каждом этапе (система управления качеством сертифицирована по ХАССП и ISO), обеспечивают высокое качество продукции, отвечающее международным стандартам. Производственное предприятие входит в Перечень системообразующих организаций российской экономики.

Ассортиментный портфель включает 130 видов продукции и представлен брендами Nutrilak (Нутрилак), Nutrien (Нутриэн), Nutrima (Нутрима), Винни и другие.

Продукция ИНФАПРИМ присутствует во всех федеральных и региональных торговых сетях РФ и на всех ведущих маркетплейсах, поставляется на экспорт в 12 стран.

Внутренний документооборот АО «ИНФАПРИМ» был внедрен на базе СЭД Directum RX в 2022 году.

Две заявки компании участвовали в конкурсе Directum Awards 2023: 

• Автоматизация документооборота и HR-процессов у производителя детского питания Nutrilak
• Развитие Directum RX в компании Инфаприм и повышение лояльности сотрудников к ЭДО

И стали победителем в номинации Развитие года.

Задачи и цели

В рамках проекта внедрения электронного документооборота в ЗАО «Инфаприм», который предусматривал перевод в электронный вид процессов создания, согласования, подписания следующих документов:

• договоров и дополнительных соглашений к ним;
• актов выполненных работ и УПД;
• счетов на оплату;
• приходных ордеров на поступление ТМЦ;
• требований-накладных на перемещение ТМЦ;
• счетов-фактур;
• актов МХ-1 и МХ-3;
• документов по движению основных средств;
• актов списания ТМЦ;
• инвентаризационных описей;

В проекте участвовали все ключевые службы компании, как финансовые и юридические, так и технические, и складские, что позволило привлечь к проекту как много больше заинтересованных сотрудников.

Проблема

При внедрении модуля Договоры для автоматизации работы с договорными документами ранее внедренные и отработанные в компании-исполнителе два регламента подошли в неполной мере.

1. Первый регламент служит для согласования договора без этапов подписания и регистрации (только согласование и отправка контрагенту для согласования и подписания).
2. Второй регламент служит для полного цикла работы с договором (согласование, подписание, регистрация, отправка контрагенту нашей организацией, с последующим контролем возврата оригинала от контрагента).

Принцип работы регламентов заключается в следующем:

1. Если договор заключается с контрагентом, который должен быть первым подписантом, то договор запускается по первому регламенту, проходит только согласование и направляется контрагенту. После подписания договора контрагентом договор запускается по второму регламенту, где проводится его повторное согласование (проверка), подписание, регистрация и отправка экземпляра договора контрагенту.
2. Если договор заключается с контрагентом, который не требует быть первым подписантом, то договор запускается по второму регламенту с полным циклом.

Данный принцип работы отлично показал себя, однако, оказался не совсем подходящим для некоторых юридических лиц, с которыми работы по договору могут начать выполняться до полного подписания договора, либо после уведомления о подписании, но до получения бумажного оригинала от контрагента, что грозит риском потери оригинала документа. Для этого было принято решение расширить функционал процесса.

Задача

Целью совершенствования регламентов являлось ускорение согласования с контрагентами, у которых нет доступа к ЭДО (Сбис, Контур.Диадок и др.), договоров и доп. соглашений на бумажных носителях, чтобы контрагент мог в кратчайшие сроки приступить к выполнению предмета договора, а контроль за наличием оригиналов документов продолжал осуществляться.

Для выполнения поставленной задачи на доработку были привлечены бизнес-аналитик Забара Алиса и разработчик СЭД Directum RX Коротаев Валентин, которые совместно с юристом ЗАО «Инфаприм» успешно с поставленной задачей справились.
 

Описание и возможности решения

Запрос на доработку поступил в июле 2023 года, в продуктивную систему решение было запущено в сентябре 2023 года.

В рамках работ производились доработки стандартных регламентов Directum RX, так как организация на протяжении двух лет успешно работает с данным функционалом и имеет специалистов по администрированию системы. Обновление системы до версий, в которых присутствует обновленный функционал по работе с маршрутами, также не производилась на момент реализации доработок. Доработки описаны ниже.

Доработана карточка договора и дополнительного соглашения. Оригинал от контрагента – новая область карточки договора, отображающая наличие скана или оригинала документа (поле недоступно для редактирования);

Новое действие в группе действий Импортировать: "Подписанный контрагентом документ".

При вызове действия открывается диалоговое окно для импорта документа, в котором указывается тип файла (Скан или Бумага) и загружается файл (происходит проверка на формат документа, загружать можно только документы в формате PDF). После импорта документа в карточке договора автоматически заполняется поле Оригинал от контрагента значением, указанным в поле Скан/Бумага в диалоговом окне импорта, и значение поля жизненного цикла Согл. с контрагентом автоматически изменяется на «Подписан».

Разработано 3 новых договорных условий согласования:

• Документ согласован нашей организацией – проверяется был ли документ ранее запущен по первому регламенту (только согласование, без подписания, для случаев, когда контрагент требует быть первым подписантом).
• Получен скан – проверяется значение поля Оригинал от контрагента в карточке договора или дополнительного соглашения.
• Документ подписан нашей организацией – проверяется значение поля Согласование в карточке договора или дополнительного соглашения.

Схемы процессов (алгоритм работы)

Схема "Как было"

Схема процесса при подписании нашей организацией в первую очередь

 

Схема адаптированного процесса ("Как стало")

Алгоритм

1. Если наша организация инициирует договор или дополнительное соглашение, и контрагент не требует быть первым подписантом, то договор или дополнительное соглашение запускается по второму регламенту, включающим согласование, подписание, регистрацию, отправку контрагенту и контроль возврата.
2. Если наша организация инициирует договор или дополнительное соглашение, и контрагент требует быть первым подписантом, то договор первоначально запускается по первому регламенту, включающему только этапы согласования, отправку контрагенту и контроль возврата.

После получения скана подписанного документа от контрагента ответственный сотрудник импортирует документ в систему с помощью нового разработанного действия по импорту, указывает тип полученного файла: Скан (контрагент подписал договор, направил скан в почте, оригинал на бумаге еще в пути). Далее документ запускается на согласование по второму регламенту, происходят проверки по условиям:

1. 1. Подписан контрагентом? – Да;
   2. Документ согласован нашей организацией? – Да;
   3. Документ подписан нашей организацией? – Нет;
   4. Полученный оригинал от контрагента – это скан? – Да.

Полученный скан подписывается и направляется контрагенту, работы начинают проводиться, но при этом ожидается получения бумажного оригинала. В карточке договора или дополнительного соглашения значение поля Согласование изменяется на «Подписан».

Когда бумажный оригинал документа доходит до организации, ответственный сотрудник сканирует его и повторно импортирует в систему с помощью нового разработанного действия по импорту, указывает тип полученного файла: Бумага (бумажный оригинал). Далее документ повторно запускается на согласование по второму регламенту, происходят проверки по условиям:

1. 5. Подписан контрагентом? – Да;
   6. Документ согласован нашей организацией? – Да;
   7. Документ подписан нашей организацией? – Да.

Таким образом, ситуация, когда контрагент требует быть первым подписантом, и когда работы по договору начинают выполняться при получении скана подписанного документа до получения бумажного оригинала, идет без потери времени на получение оригинала.

Результаты

Это решение оказалось своевременным и показало высокую эффективность в процессе работы с договорами и экономии времени заключения договоров с нашими контрагентами.