Развитие Directum RX в компании Инфаприм и повышение лояльности сотрудников к ЭДО

 Инфаприм – уже более 20 лет производит в России детское и лечебное питание:

• заменители грудного молока - детские сухие и жидкие молочные смеси,
• детские молочные и безмолочные каши,
• продукты для беременных и кормящих женщин,
• энтеральное питание для детей и взрослых,
• лечебное питание для детей с генетическими заболеваниями.

Современное производство и тщательный контроль на каждом этапе (система управления качеством сертифицирована по ХАССП и ISO), обеспечивают высокое качество продукции, отвечающее международным стандартам. Производственное предприятие входит в Перечень системообразующих организаций российской экономики.

Ассортиментный портфель включает 130 видов продукции и представлен брендами Nutrilak (Нутрилак), Nutrien (Нутриэн), Nutrima (Нутрима), Винни и другие.

Продукция ИНФАПРИМ присутствует во всех федеральных и региональных торговых сетях РФ и на всех ведущих маркетплейсах, поставляется на экспорт в 12 стран.

Цели и задачи проекта

В 2020 г. с началом пандемии, вызванной распространением коронавируса COVID-19, большинство сотрудников компании перешли на дистанционный режим работы. Отлаженный за несколько лет «бумажный» документооборот требовал кардинального пересмотра. Многие регламенты согласования начали осуществляться с помощью почтового клиента MS Outlook, а оригиналы документов физически доставлялись водителями компании. Это помогло поддержать деятельность компании, но показало, что эффективность документооборота посредством электронной почты и перевозки оригиналов на автомобилях не высока, и необходим специализированный инструмент.

Компания рассматривала как BPM, так и ECM системы и в итоге остановила свой выбор на платформе Directum RX.

В 2022 году системным интегратором TANAiS реализован проект внедрения системы электронного документооборота в компании – оптимизированы процессы по договорной деятельности, HR-процессам, работе с командировками и авансовыми отчетами, сократилось количество бумаги и ручной обработки документов. Автоматизация документооборота и HR-процессов у производителя Nutrilak

Сопровождение и развитие СЭД Directum RX командой Инфаприм

Команда проекта развития Directum RX в ходе эксплуатации СЭД своими силами развивает систему Directum RX и обучает сотрудников
 

Сопровождение системы

1. Внедрен модуль Финансовый архив
2. Внедряется система Directum RX в зарубежных представительствах компании – в Беларуси, Таджикистане, Кыргызстане – с целью создания единой информационной среды, обеспечивающей оперативное взаимодействие
3. Осуществляется проект внедрения ЭДО юридически значимыми документами с покупателями
4. Формируются три уровня поддержки пользователей Directum RX:

• 1-я линия – сотрудники, ответственные за консультации внутри дирекций;
• 2-я линия – сотрудники-эксперты, ответственные за консультации сотрудников 1-й линии поддержки по модулям Directum RX;
• 3-я линия – руководитель проекта внедрения и администратор СЭД, осуществляющие методологическую и техническую поддержку

Обучение сотрудников

Важным условием успешного внедрения и функционирования системы является обучение сотрудников и администраторов СЭД

В компании проводятся:

• Регулярные встречи с участниками бизнес-процессов с целью их совершенствования
• Опросы сотрудников и менеджмента с целью оценки уровня удовлетворения работой в СЭД и сбора предложений по совершенствованию СЭД
• Вебинары с участием сотрудников-пользователей СЭД и сотрудников-экспертов, на которых рассматриваются вопросы работы в СЭД
• Запись коротких роликов по работе в Directum RX, которые назначаются сотрудникам для просмотра в корпоративной среде обучения iSpring
• Почтовые рассылки с информацией, помогающей работе в СЭД
• Хранение инструкций по работе с СЭД в разделе Инструкции Directum RX

Опросы пользователей системы – оценка уровня удовлетворенности и сбор предложений

Запись роликов по работе в Directum RX в корпоративной среде обучения

Результаты

• Оценка сотрудниками навыка работы Directum RX - 75 % положительных оценок
• Оперативный поиск документов - каждый сотрудник имеет доступ к архиву
• Эффективная работа сотрудников в системе - создано более 100 000 документов за год
   

Планы по дальнейшему развитию проекта

• обновление системы до версии Directum RX 4.6
• переход на HR-Pro с HR-процессов (версия 1.2)
• внедрение системы Directum RX в производственной и торговых компаниях группы в Московской области, Казахстане и Узбекистане
• создание локального удостоверяющего центра для самостоятельного выпуска сертификатов электронных подписей сотрудникам компании

Состав команды проекта Инфаприм

• Высотский Максим               Руководитель проекта – главный бухгалтер
• Шкляр Олег                          Администратор СЭД
• Елисеев Виктор                   Начальник отдела развития информационных систем и аналитики
• Минаева Светлана              Директор по персоналу
• Вологина Татьяна                Директор юридической дирекции
• Григорьева Анна                  Юрист
• Казакова Валентина            Ведущий бухгалтер
• Недорослева Нина              Бухгалтер по работе с подотчетными лицами