Автоматизация документооборота и HR-процессов у производителя детского питания Nutrilak

Инфаприм – уже более 20 лет производит в России детское и лечебное питание. Производственное предприятие входит в Перечень системообразующих организаций российской экономики.

Ассортиментный портфель включает 130 видов продукции и представлен брендами Nutrilak (Нутрилак), Nutrien (Нутриэн), Nutrima (Нутрима), Винни и другие. Продукция ИНФАПРИМ присутствует во всех федеральных и региональных торговых сетях РФ и на всех ведущих маркетплейсах, поставляется на экспорт в 12 стран.

Современное производство и тщательный контроль на каждом этапе (система управления качеством сертифицирована по ХАССП и ISO), обеспечивают высокое качество продукции, отвечающее международным стандартам.

Предпосылки, цели и задачи

Компания «Инфаприм» имеет представительства в РФ и странах ближнего зарубежья. Для обеспечения конкурентоспособности компании и эффективной работы подразделений в дистанционном режиме, руководством было принято решение автоматизировать бизнес-процессы и внедрить электронный документооборот.

Перед компанией стояла задача перевести делопроизводство на современную платформу электронного документооборота и оптимизировать процессы по договорной деятельности, работе с командировками, кадровому документообороту.

Компания выбрала платформу Directum RX, внедрение и адаптация системы с учетом требований заказчика реализована системным интегратором TANAiS.

В рамках реализации проекта были поставлены следующие цели и задачи:

Цели

• сократить бумажный документооборот;
• уменьшить время согласования и передачи документов внутри компании;
• ускорить процессы согласования и подписания юридически значимых документов с контрагентами;
• создать единую информационную базу документов.

Задачи

• описать, проанализировать, оптимизировать документооборот;
• сократить время на пересылку и передачу документов;
• сократить почтовые расходы;
• обеспечить интеграцию СЭД с другими информационными системами (Диадок, 1С:УПП, 1С:ЗУП);
• внедрить удобный, быстрый, разграниченный и безопасный доступ к документам и их сканированным копиям.

Используемые решения и подходы

• Система Directum RX 4.1 с использованием модулей Договоры, Делопроизводство, HR-процессы
• Техническое решение Командировки и Авансовые отчеты
• Интеграция с 1С:УПП, 1С:ЗУП и СЭД Диадок
• Миграция данных из 1С:УПП и 1С:ЗУП
• Удаленный доступ пользователей через мобильные решения Jazz и Solo

История и суть проекта

Сроки реализации проекта

• Дата старта проекта                                     20.09.2021
• Фактическая дата завершения проекта     16.11.2022
• Срок выполнения работ                             14 месяцев

Проект реализовывался в 2 этапа:

• В мае 2022 года была завершена опытно-промышленная эксплуатация модулей: Договоры, Делопроизводство, HR-процессы, настроены интеграционные процессы
• В ноябре 2022 года завершена опытно-промышленная эксплуатация технического решения Командировки и Авансовые отчеты

Основные виды документов и бизнес-процессов, переведенные в ЭДО:

• договоры и дополнительные соглашения к ним
• акты выполненных работ, счета-фактуры, счета
• приказы по основной деятельности

• кадровые приказы
• приказы о премировании
• приказы о направлении в командировку
• авансовые отчеты
• заявления на отпуск

• заявки на получение денежных средств
• процесс отгрузки рекламных материалов и товаров по договорам пожертвования
• передача ТМЦ сотрудникам
• ознакомление с локально-нормативными актами

В ходе реализации проекта:

• модифицированы решения Договоры, Делопроизводство, HR-процессы, Командировки и Авансовые отчеты;
• настроены 130 правил согласования, 90 шаблонов документов, 80 журналов регистрации;
• проведена миграция данных из 1С УПП (справочники Подразделения, Должности, Персоны, Сотрудники, Организации, Договоры, сканированные копии договоров и приложений);
• настроена интеграция с 1С:УПП и 1С:ЗУП по вышеуказанным справочникам, а также по кадровым приказам, приказам по командировкам и авансовым отчетам;
• настроена интеграция с сервисом ЭДО Диадок;
• обучены эффективной работе в системе 350 сотрудников.

Пример изменения процесса

После внедрения Directum RX оформление авансового отчета сотрудником, находящемся в регионе РФ, сократилось с 60 до 8 дней.

Итоги и выводы проекта

Проект был непростым — настройка большого количества сложных регламентов, шаблонов, интеграция с 1С по многим справочникам. Мы решили все задачи благодаря не только команде TANAiS, но и активному участию в проекте рабочей группы заказчика.

Наталья Савельева, руководитель проекта, компания TANAiS

Рекомендации, основанные на полученном опыте, которые, на наш взгляд стоит учесть приводим ниже.

При подготовке внедрения внутреннего электронного документооборота (СЭД) важно:

• Заручиться поддержкой топ-менеджмента компании особенно генерального директора.
• Рассмотреть возможность привлечения бизнес-аналитика в компанию заказчика.
• Участники команды исполнителя должны обладать необходимыми компетенциями по внедряемым модулям.
• Обучить необходимое количество сотрудников в качестве администраторов СЭД.
• Внедрение системы необходимо в четком соответствии с технологией внедрения Вендора.
• Необходимо планировать трудозатраты разработчика 1С со стороны заказчика при проектировании и разработке интеграции с Directum RX.
• При внедрении технических решений необходимо учитывать, что выпуск следующей версии технического решения совместимого с последней версий Directum RX происходит с определенный задержкой, что может вызвать сдвиг сроков проекта.
• При выборе СЭД изучить возможности для последующего развития и модернизации системы.

Результаты

Проект успешно реализован – Система электронного документооборота работает в соответствии с регламентами, шаблонами и справочниками компании.

В компании Инфаприм ускорились ключевые бизнес-процессы, сократилось количество бумаги и ручной обработки документов, освободились ресурсы на более важные задачи.

Несмотря на все трудности и вызовы проекта, теперь в компании успешно применяется система Directum RX. Обратная связь от сотрудников показывает, что многие процессы ускорились, а некоторые мы будем дорабатывать и развивать. В настоящее время система внедряется в наших зарубежных представительствах. Планируется ее использование и в других компаниях группы.

Максим Высотский, руководитель проекта, компания Инфаприм

Показатели:

• > 400 пользователей охвачены автоматизацией по проекту
• в 2 – 3 раза ускорились согласование договоров и подписание приказов
• в 8 раз ускорились подготовка, согласование и подписание авансовых отчетов
• 100 000 количество документов создающихся в системе за год

Планы по дальнейшему развитию проекта

• обновление системы до версии Directum RX 4.6
• переход на HR-Pro с HR процессов (версия 1.2)
• внедрение системы Directum RX в производственной и торговых компаниях группы
• создание локального удостоверяющего центра для самостоятельного выпуска сертификатов электронных подписей

Состав команды проекта

Состав команды Инфаприм

• Высотский Максим      Руководитель проекта – главный бухгалтер
• Шкляр Олег                 Администратор систем электронного документооборота
• Елисеев Виктор          Начальник отдела развития информационных систем и аналитики
• Минаева Светлана     Директор по персоналу
• Вологина Татьяна       Директор юридической дирекции
• Давыдулина Наталья  Начальник отдела офисного обеспечения и обслуживания
• Лутовинов Максим      Начальник отдела информационных технологий

Состав команды исполнителя - компании TANAiS

• Савельева Наталья    Руководитель проекта
• Ярцева Алиса             Аналитик
• Коротаев Валентин    Разработчик