Опыт внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM на АО «ОДК-ГТ»

На АО «ОДК-ГТ» работает 2500 человек, из которых 1500 пользователи персональных компьютеров. Годовой оборот входящей и исходящей документации составляет, в среднем, 40 000 документов. После проведения анализ годового документооборота в 2015 году было принято решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии, поскольку старые методы управления документооборота не удовлетворяли по нескольким параметрам.

Цели внедрения системы:

• автоматизация регистрации входящих и исходящих документов;
• автоматизация работы со входящими документами на всех этапах их жизненного цикла;
• повышение уровня исполнительской дисциплины;
• повышение эффективности контроля исполнения поручений по документам.

На выбор системы влияли несколько факторов:

• известность и массовость;
• качество обучения и сопровождения;
• возможность интеграции с другими сервисами;
• легкость и бесшовность интеграции с другими СЭД корпорации;
• степень трудоемкости доработок.

На основании вышесказанного была выбрана система DIRECTUM и в 2016 году мы приступили к ее внедрению.

Описание проекта

Первым этапом было обучение ИТ-специалиста со стороны предприятия, который будет заниматься технической частью внедрения и взаимодействием с представителями компании DIRECTUM, а в дальнейшем, сопровождением программы, администрированием и ее развитием. В результате этого этапа специалист прошел курс обучения по администрированию системы, а затем, спустя несколько месяцев, и курс по разработке в данной системе

Второй этап – развертывание серверной и клиентских частей СЭД, настройка серверной инфраструктуры, интеграция с внутренними сервисами предприятия, в рамках которого техническая часть проекта была подготовлена для начала работы в тестовом режиме.

Третьим этапом было утверждение плана графика, сбор информации и бизнес требований для настройки системы перед тестовой эксплуатацией и доработка системы в соответствии с предоставленными требованиями. Были учтены пожелания всех ключевых пользователей и высшего руководства. В версию программы «из коробки» вносились изменения таким образом, чтобы максимально приблизить бизнес процессы, заложенные в программе к бизнес-процессам, принятым на предприятии, при этом немного доработав их, увеличивая тем самым, эффективность.

На четвертом этапе специалист компании DIRECTUM в течение 2-х недель проводил обучение по основам работы с системой для рабочей группы, состоящей из секретарей, делопроизводителей и нескольких руководителей. После чего началась тестовая эксплуатация продукта.

Предпоследний этап – тестовая эксплуатация в течение 2-х недель, в ходе которой были выявлены слабые места в развернутой системе, собраны  54 пожелания и замечания по работе, которые оценивались, распределялись по приоритетам, учитывались и реализовывались по мере поступления. Этот этап позволил модернизировать и подготовить тестовую систему к передаче в промышленную эксплуатацию.

Заключительный этап ­­– завершение опытной эксплуатации, приемка системы и начало промышленной эксплуатации.

Во время тестовой эксплуатации параллельно проводились обучения (уже с помощью внутренних ресурсов предприятия) для руководителей и делопроизводителей, которые не попали на тестирование. Курс включал в себя основы работы с DIRECTUM и основную терминологию, чтобы улучшить качество и облегчить обращения пользователей за техподдержкой. Помимо обучения было подготовлено несколько обучающих материалов, включающих в себя, как мануалы с картинками, так и видеоролики поясняющие основные моменты, которые могут встретиться в повседневной работе. В дополнение ко всему был развернут сервер помощи, который мог быть вызван из любого места программы по контексту.

Благодаря заинтересованности первых лиц компании в этом проекте, а также их активному выдвижению требований по доработкам и участию в тестировании, нам удалось оперативно развернуть эту систему на предприятии.

Решения проекта

Простая регистрация

Для регистрации документа в одной из служб сотрудник направляет его письмом на специальный адрес электронной почты. Затем DIRECTUM обрабатывает письмо, проверяет формат и размер документа, загружает его в централизованное хранилище и направляет для регистрации делопроизводителю. При получении задания делопроизводитель определяет основной документ из комплекта, а остальные система регистрирует как приложения.

Автоматический захват документов с почтового ящика выполняет служба DIRECTUM Capture and Transformation Services.

Надежный учет

Для учета документа без процедуры регистрации делопроизводитель указывает его название и адресата, затем DIRECTUM фиксирует поступление и уведомляет получателя, которому остается забрать бумаги в канцелярии и отметить получение в системе.

Разграничение доступа

При регистрации пакета документов делопроизводитель настраивает доступ для сотрудников и/или подразделений. Например, при отправке приказа с приложениями на ознакомление все сотрудники получат приказ, но приложения к нему будут видны определенной группе.

Разграничить доступ к документам позволяет механизм групп и ролей DIRECTUM.

Автоматический поиск

Для упрощения регулярного поиска настроены папки, в которые документы попадают по заданным критериям. Делопроизводителю удобно работать с набором папок по номенклатуре дел своей службы: сюда после регистрации попадает каждый документ, отвечающий заданным параметрам (наименование, номер дела). Также выделены папки по виду документов, поступающих на руководителей (письма, приказы, служебные записки). Документ, рассмотренный руководителем, попадает в нужную папку его службы. Так руководители автоматически получают все планы и отчеты их подразделений.

Результаты

На данный момент в СЭД работает 210 пользователей – это делопроизводители, секретари, руководители и топ менеджеры. Неподключенные к DIRECTUM пользователи получают по почте уведомления о заданиях с документами.

За 8 месяцев заведено 26000 документов (около 20 Гб информации), создано 11000 поручений. Время поиска документов и поручений по ним сократилось более, чем в 2 раза. Время регистрации документов уменьшилось в 5 раз. Руководители, благодаря СЭД могут отслеживать статус поручений в режиме онлайн.

Топ-менеджеры получили возможность контролировать исполнение поручений вне рабочего места с помощью мобильного приложения на своих мобильных устройствах.

Данный проект, помимо облегчения заведения, контроля и сопровождения документов позволил заложить в делопроизводство большой запас по масштабированию всей системы без увеличения штата сотрудников.

В будущем планируется перевод внутренних документов в СЭД, переход на межкорпоративный обмен документами внутри ОДК, а также подключение модуля согласования договоров.

Количество специалистов, задействованных при реализации проекта (команда проекта от исполнителя и заказчика) - 1 технический специалист и 3 консультанта со стороны заказчика + 2 специалиста со стороны исполнителя.