Администрация МО ГО "Сыктывкар" -- орган местного самоуправления города Сыктывкара Республики Коми.
К корпоративной сети передачи данных администрации МО ГО "Сыктывкар" подключено более 700 автоматизированных рабочих мест. Внедрение системы DIRECTUM было начато в 2009 году и за прошедшие 7 лет СЭД плотно интегрировалась в работу большинства учреждений и подразделений МО ГО "Сыктывкар".
Об исполнителе
Муниципальное бюджетное учреждение "Городской информационно-коммуникационный центр" было создано в 2010 году. Целью создания МБУ "ГИКЦ" было централизация обслуживания компьютерного парка МО ГО "Сыктывкар", построение единой сети передачи данных, централизованная закупка компьютерной техники для нужд МО ГО "Сыктывкар", а так же внедрение системы электронного документооборота.
Цели и задачи проекта
- автоматизация наибольшего количества бизнес-процессов МО ГО "Сыктывкар"
- хранение всей рабочей документации в системе DIRECTUM
- возможность отслеживания хода выполнения заданий.
Решения и ход проекта
В начале внедрения системы DIRECTUM была автоматизированна работа Управления делами в части работы с обращениями граждан и организаций, для этого была использована типовая разработка компании "Директум". Внедрение системы электронного документооборота на данном этапе проходило очень тяжело и заняло более года по причине повсеместного нежелания сотрудников работать в ней. За год внедрения модуля "Обращений граждан и организаций" было обучено более 400 сотрудников, так же были разработаны отчеты делопроизводителей для контроля исполнительской дисциплины сотрудников в части работы с обращениями. В 2017 году модуль "Обращений граждан и организаций" был дополнен сценарием выгрузки сведений на портал ССТУ.РФ.
С апреля 2012 года МБУ "ГИКЦ" начало принимать заявления граждан и организаций на предоставление муниципальных услуг. Для решения данной задачи сотрудниками МБУ "ГИКЦ" был разработан модуль "Муниципальных услуг" в системе DIRECTUM. В связи с тем, что модуль разрабатывался под конкретную задачу в конкретной организации и все технические и организационные вопросы по автоматизации данного процесса были возложены на МБУ "ГИКЦ" внедрение этого модуля прошло очень быстро и было воспринято сотрудниками учреждений и подразделений администрации МО ГО "Сыктывкар" положительно. Так как избавляло сами подразделения от приема документов граждан, уменьшало время между получением пакета документов от гражданина и началом рассмотрения документов сотрудником предоставляющим муниципальную услугу. Фактически работа по предоставлению муниципальной услуги начиналась еще до получения документов на бумажном носителе специалистом ответственным за её предоставление. В 2013 году для исполнения 210-ФЗ в части получения недостающих документов по муниципальной услуге органом местного самоуправления самостоятельно путем направления межведомственных запросов модуль "Муниципальных услуг" был дополнен модулем "Межведомственные запросы", в котором на каждую услугу регистрировались запросы на получение документов необходимых для предоставления этой услуги и в МБУ "ГИКЦ" был создан отдел межведомственных запросов.
В 2014 году был разработан и внедрен модуль "Журнал регистрации судебных дел", целью которого было повысить исполнительскую дисциплину сотрудников юридических служб, сократить финансовые расходы на судебные процессы, а так же возможность контролировать все судебные процессы всех подразделений МО ГО "Сыктывкар". Разработка и внедрение модуля проходила уже по ранее отработанным сценариям и вызвало негативную реакцию только наименее дисциплинированных сотрудников. В результате внедрения данного модуля сотрудники юридических служб перестали терять документы и пропускать судебные заседания, а так же финансовые службы смогли увидеть причины возникновения тех или иных расходов связанных с судебным производством. В 2017 году модуль был дополнен компонентой "Журнал учета изъятых помещений", в котором ведется учет помещений признанных непригодными для проживания и подлежащих расселению.
Обучение персонала
За весь период внедрения и развития системы DIRECTUM было обучено 5 администраторов, 1 разработчик и около 500 пользователей.
Достигнутый результат
- Существенно сократилось время поиска необходимых документов. Скан-копии всех рабочих бумажных документов хранятся в одном месте и систематизированы для удобства поиска.
- Сократилось время предоставления ответов на запросы контролирующих органов. В большинстве случаев надзорные и судебные органы требуют предоставление информации в течении 1-3 дней, причем запрашиваемая информация может быть от 1 года до 10 летней давности.
- Снизилась вероятность потери важной информации. Бумаги переходя из кабинета в кабинет очень часто имеют свойство теряться, СЭД DIRECTUM от этой проблемы полностью избавил.
- Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников. Задача направленная через СЭД DIRECTUM никогда не потеряется и весь процесс её выполнения можно отследить в любой момент и через любой промежуток времени.
- Появилась возможность работать в системе удаленно, через сервер веб-доступа DIRECTUM.
Показатели
- 730 автоматизированных пользователей
- 7 Тб Размер файлового хранилища
- Зарегистрировано 123 000 муниципальных услуг
- Направлено 111 000 межведомственных запросов
- Зарегистрировано 70 000 обращений граждан
- Зарегистрировано 207 000 обращений организаций
- Зарегистрировано 11 800 судебных дел
- Создано 1 786 000 электронных документов
Полезность проекта
Решенные в данном проекте задачи актуальны для любого органа местного самоуправления Российской Федерации. Разница только в масштабах этих проблем.
Дальнейшее развитие проекта
Проект постоянно развивается и система DIRECTUM с каждым годом все глубже интегрируется в работу МО ГО "Сыктывкар".
Наиболее остро на сегодняшний день стоит проблема перехода с Windows систем на Linux, в связи с требованиями Постановления Правительства РФ от 16.11.2015 № 1235 "Об установлении запрета на допуск программного обеспечения, происходящего из иностранных государств, для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд", что может существенно помешать дальнейшему развитию проекта.
Номинация:
Успешный проект
Организация:
Администрация МО ГО "Сыктывкар"
У вас похожая задача?
Обсудите реализацию с экспертом Directum
Комментарии (6)
Антон, спасибо за интересную статью!
Вопрос следующий - чьими силами проводилось обучение пользователей? в каком формате?
Достаточно ли на данный момент 5 администраторов системы и 1 разработчика? Силами этого разработчика велась разработка дополнительных модулей?
в 2009 году один сотрудник был обучен администрированию системы Директум и я прошел обучение по администрированию и модифицированию системы.
Большая часть "первой волны" пользователей была обучена нами самостоятельно. Обучение пользователей проходило по несколько упрощенной форме, т.е. мы не рассказывали им полный курс "Базовых модулей", как его рассказывали нам на курсах, а давали в первую очередь информацию необходимую для работы с системой Директум, а так же учили их "не боятся" Директума, что очень сильно помогло при внедрении системы. Так же во время обучения и внедрения системы столкнулись с такими страхами пользователей как "страх тотальной слежки" и "страх совершить ошибку", но в ходе обучения я думаю эти страхи удавалось немного "приглушить".
На данный момент пяти администраторов системы Директум у нас нет, т.к. сотрудники имеют свойства увольняться и менять должностные обязанности внутри организации. Не сегодняшний день фактическим администрированием сервера Директума занимаюсь только я, еще 2 обученных администратора системы Директум работают на поддержке пользователей.
Все дополнительные модули я дописывал один, т.к. мне гораздо проще и быстрее вникнуть в проблему подразделения и предложить им решение, чем привлекать специализированную организацию. Так же для меня существенным плюсом было то, что все "приемы разработки" у меня во всех модулях идентичны и это очень сильно облегчает поддержку и доработку модулей. Отдавать разработку на аутсорсинг не выгодно, ни экономически, ни организационно, т.к. при разработке модулей далеко не всегда надо слепо исполнять пожелания пользователей и доработка и поддержка разработанных модулей необходима в течении всего периода их использования.
Говорят, что "один в поле - не воин", но Вы Антон опровергаете эти слова!!! Столько функционала получилось разработать и внедрить за 7 лет.
Вы написали, что в этом году разработали интеграцию с сайтом ССТУ.РФ, уточните, пжл, как вы её реализовали (через выгрузку zip -архива в полуавтоматическом режиме или в полностью автоматическом режиме через API ССТУ)?
К сожалению IS-Builder не очень распространенный язык программирования и найти программиста готового писать и разбираться в нем очень непросто, особенно в небольших городах на вроде нашего. Я согласен с тем, что по сути я и являюсь "слабым/уязвимым звеном" компании, т.к. мое увольнение фактически остановит развитие системы, ну и это конечно беспокоит моё руководство, но у нас есть организации партнеры фирмы "Директум", поэтому я думаю тут просто все уйдет на аутсорс.
В начале июня этого года нам поступило распоряжение начать работу с порталом ССТУ.РФ с 1 июля, при этом выгрузить обращения необходимо было и за июнь месяц. Для работы с порталом необходимо специализированное программное обеспечение VipNet, оно есть далеко не у всех, а с обращениями граждан работают практически все учреждения. Поэтому мы сделали выгрузку из Директума обращений zip архивом. В итоге каждое учреждение работающее с Директумом получило возможность выгружать свои обращения и публиковать на портале, а в случае если нет доступа к порталу приходить в администрацию и на специальном рабочем месте отправлять сведения на портал. Данное решение работает и сейчас. Работать в режиме API сможем только когда все учреждения приобретут и установят VipNet.
Отличная статья!
Очень интересно поподробней узнать про модуль "Межведомственные запросы". Реализовывался также своими силами? Межведомственное взаимодействие сейчас работает как с федеральными органами, так и на региональном уровне? В работе используется СМЭВ версии 2.X и 3.X?
Да межведомственные запросы так же разрабатывали сами, т.к. на момент разработки у компании Директум не было готового решения, более того у нас уже был реализован модуль "Муниципальные услуги". Ну и решение разработанное под конкретную организацию обычно бывает лучше чем универсальное.
Все запросы приходится вносить(заполнять карточки справочника) специалистам вручную, т.к. заявления на муниципальные услуги поступают в бумажном формате и специалисты формируют запросы на основании скан-копий документов. Способов отправки запросов у нас есть несколько: портал получателя запроса (например: Росреестр), система СМЭВ/СООЗ (например: пенсионный фонд, налоговая), курьером на бумаге (учреждения не имеющие электронного обмена), мы используем все эти способы ежедневно. Для формирования бумажных запросов разработаны печатные формы, которые выводятся на печать после заполнения карточки запроса. В случае с порталами(Росреестр, СМЭВ/СООЗ и прочими) приходится переносить данные полностью вручную так как они не имеют возможности автоматизированного обмена или выгрузки информации в машиночитаемом формате.
Большая часть запросов идет в Росреестр, региональных запросов не очень много и они отправляются в основном на бумажном носителе.
В работе используем СМЭВ 2.Х, версия 3.Х находится на этапе тестирования.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий