Работать вместе - проще!

150
пользователей
30
автоматизированных ТОП-менеджеров
2 месяца
Срок выполнения
в 20 раз меньше
время передачи документа на исполнение
в 2 раза меньше
время согласования документа
Заказчик: ZOTA
Теги:

О компании

Завод отопительной техники и автоматики «ZOTA» (www.zota.ru) — одни из самых крупных Российских производителей котельного оборудования для частного и промышленного сектора. Под маркой «ZOTA» производится пять линеек электрических котлов мощностного диапазона от 3 до 400 киловатт. Пять линеек твердотопливных и комбинированных котлов мощностью до 60 кВт, электросауны, приборы КиП, тэны любой мощности и конфигурации, источники бесперебойного питания, насосы и многое другое. И конечно самые сложные изделия - автоматические твердотопливные котлы - пеллетные и угольные, ставшие несомненными флагманами нашего производства.

Продукция под маркой «ZOTA» уже достаточно хорошо известна не только во многих уголках России, но и за рубежом. Разнообразный ассортимент отопительных агрегатов на различных видах топлива зарекомендовал себя в эксплуатации в самых жестких условиях. 

Высокая энергоэффективность, надежность и простота в эксплуатации – отличительные особенности всех последних разработок завода.

В структуру холдинга входит четыре компании, которые находятся в пределах г. Красноярск, но на различном удалении от головного офиса.

Цели и задачи проекта

В связи с географической разрозненностью подразделений предприятия и обширной структурой холдинга основной поставленной задачей было уменьшить затраты времени на процессы согласования и подписания внутренних бумажных документов, исключить потерю документов. Максимальное сокращение потока бумажных документов, участвующих в основных внутренних процессах компании, таких как служебные записки, приказы, распоряжения, внутренние акты и т.д.

Цели:

  • Автоматизация и упрощение системы документооборота в компании
  • Ускорение процесса обмена документами
  • Единый электронный архив
  • Контроль исполнительной дисциплины
  • Создание единого рабочего пространства в компании
  • Упрощение поиска документов

Решения и ход проекта

Для выполнения поставленных задач был составлен список необходимых критериев и функционала требуемых от системы электронного документооборота. Были протестированы крупные программные продукты, представленные на рынке к моменту подбора решения. Основываясь на показателях функциональности, интерфейса, возможностях дальнейшего развития и скорости внедрения, выбор остановился на системе СЭД DIRECTUM RX.

Сам этап внедрения был разбит на несколько основных блоков:

  1. Презентация ТОП менеджменту компании выбранного продукта с обоснованием решения.
  2. Обучение сотрудника компании для установки и администрирования системы СЭД.
  3. Описание основных процессов документооборота для переноса в СЭД по стандарту BPMN 2.0
  4. Подготовка администратором системы справки для пользователей с учетом специфики работы нашей компании. 
  5. Обучение пользователей.
  6. Поэтапное внедрение каждого процесса в рамках компании.
  7. Организация технической поддержки.
  8. Годовой отчет для ТОП-менеджмента по полученной эффективности от внедрения системы.

В процессе внедрения были обучены:

  • Руководство компании и ТОП менеджеры
  • Руководители отделов и подразделений
  • Заместители руководителей отделов и подразделений
  • Бухгалтера
  • Выборочно пользователи участвующие в процессах
  • Секретари
  • Делопроизводители
  • Администратор системы

Результаты

При реализации проекта в компании были сформированы и отработаны основные этапы для успешного внедрения проекта. Был наработан опыт по описанию процессов и адаптации их под СЭД, составлены программы для обучения пользователей и отработана поддержка продукта после запуска. Сам проект можно не только тиражировать и внедрять в других организациях, но и использовать как своеобразный аудит существующего документооборота на предприятии.

Внедренные инновации существенно отразились на работе компании:

  • Проведен аудит существующего документооборота
  • Оптимизированы процессы согласования документов
  • В 3-и раза сокращено время согласования внутренних документов
  • Получена экономическая выгода от внедрения системы
  • Выстроена система постановки и контроля исполнения задач
  • Решены вопросы с выдачей дубликатов документов для ознакомления 
  • Исключена потеря документов

Внедрены процессы по следующим документам:

  • Служебные записки по всем организациям с назначение задач на ответственных лиц;
  • Счета 4-х компаний холдинга;
  • Акты о браке;
  • Заявки на строительные работы;
  • Еженедельные отчеты;
  • Нетиповые договора с полным процессом согласования;

Показатели:

  • Работа всех подразделений выстроена в рамках DirectumRX.
  • 150 пользователей, охваченных автоматизацией по проекту
  • 30 автоматизированных ТОП-менеджеров, работающих в системе
  • 1 специалист для реализации проекта от заказчика
  • Срок выполнения – 2 месяца.

Результаты за 6 месяцев использования СЭД:

  • Обработано 1583 различных документа и выполнено 2535 задач. При это за период с января по октябрь в бумажном документообороте прошло всего 550 документов. Это означает, что контроль и прозрачность процессов существенно выросла, так как они фиксируются системой.
  • Процент исполнения поручений в срок вырос с 71 до 82%.
  • Время согласования документа сократилось в 2 раза за счет сокращения логистической цепочки.
  • Время передачи документа на исполнение сократилось практически в 20 раз. Так как нет необходимости относить бумажный документ вручную

Экономический эффект

Экономический эффект проекта можно оценить в экономии рабочих часов на реакцию и работу с документом (укрупненный расчет):

  • Время до передачи документа на исполнение без СЭД 4-8 дней
  • Время до передачи документа на исполнение в СЭД 1-3 дня.
  • Обработано 1583 документа за 5 месяцев работы.
  • Количество пользователей в СЭД 60 человек (на момент расчета).
  • Средний уровень ЗП пользователя принимаем 50 000 руб. При этом 1 час стоит 300 руб.

Ранее для ускорения реакции на документ ответственный специалист лично относил его на согласование тратив на это предположим 1 час рабочего времени на 1 документ.

Если достигать точно таких же результатов по скорости согласования и передачи документа на исполнение без СЭД мы вынуждены потратить 1583 рабочих часа, стоимость 300 руб.

Суммарно – 473 900 руб. за 5 месяцев.

Соответственно годовой эффект – 1 139 760руб.

Экономический эффект от работы СЭД выражается не в денежном эквиваленте, а в высвобождении рабочего времени высокооплачиваемых специалистов.

Сравнение процессов «ДО» и «ПОСЛЕ»

Процесс «Служебная записка»

Используется удобная оnline-справка пользователя

В наше время существование современной и конкурентоспособной компании не может быть без серьезной интеграции в IT-сферу и электронное пространство. С каждым разом увеличивается поток документов, участвующих в обмене между людьми, бизнесом, государством. Благодаря таким проектам появляется возможность идти в ногу со временем, навести порядок в существующих процессах, сэкономить финансы и ресурсы затрачиваемые на поддержание работоспособности фирмы, а самое главное, все время держать руку на пульсе того, что происходит внутри и за пределами компании.

Планы по дальнейшему развитию проекта

  • Реализовать работу входящих документов
  • Связать DIRECTUM RX c 1C
  • Внедрить полный функционал СЭД в рамках всего холдинга
  • Оптимизировать существующие процессы
  • Организация системы управления проектами
  • Отслеживание ключевых показателей эффективности персонала
  • «Фирма на планшете» - реализовать удаленное управление компанией для ТОП-менеджмента.

Другое

Отдельное спасибо коллективу, работающему над продуктом DIRECTUMRX! Всегда готовы объяснить и помочь разобраться в возникших вопросах. Быстрая и качественная техническая поддержка. Отзывчивые менеджеры, делающие все для комфортной работы с продуктом.

 

Номинация: Успешный проект
Организация: ZOTA
2
22
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Утверждено 22 4

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Комментарии (4)

Евгения Жвакина

Спасибо за интересную статью, Андрей!

Подскажите, пожалуйста, "географическая разрозненность подразделений предприятия и обширная структура холдинга "? Сколько и где у холдинга филиалов? Все в одном регионе/округе? Через что работают удаленные подразделения?

Администратор самостоятельно разрабатывал справку или с привлечением разработчиков DirectumRX?

 

Андрей Парфенов

Пожалуйста :)

На данный момент в холдинге 4-ре компании. Все находятся в пределах г. Красноярск, но на различном удалении от головного офиса. Филиалов нет. Работа всех подразделений выстроена в рамках DirectumRX.

Справка была разработана самостоятельно без привлечения специалистов  DirectumRX.

Андрей Парфенов: обновлено 13.12.2017 в 13:53
Евгения Жвакина

Спасибо за оперативный ответ, Андрей!

А каким образом подключаются удаленные четыре компании? у всех сотрудников установлены клиентские места, либо может через веб-доступ работают?

За самостоятельно разработанную справку - лайк! :)

 

Андрей Парфенов

Подключение происходит через клиентские места. Есть планы организовать тестовую работу через веб доступ, но как только обновимся до версии DirectumRX 2.7.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий

Directum Awards 2024
Какой проект лучше?
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Directum Awards 2024
Спасибо за активность!
Ваш голос принят