Работать вместе - проще!
150
пользователей
30
автоматизированных ТОП-менеджеров
2 месяца
Срок выполнения
в 20 раз меньше
время передачи документа на исполнение
в 2 раза меньше
время согласования документа

Заказчик: ZOTA

Работать вместе - проще!

О компании

Завод отопительной техники и автоматики «ZOTA» (www.zota.ru) — одни из самых крупных Российских производителей котельного оборудования для частного и промышленного сектора. Под маркой «ZOTA» производится пять линеек электрических котлов мощностного диапазона от 3 до 400 киловатт. Пять линеек твердотопливных и комбинированных котлов мощностью до 60 кВт, электросауны, приборы КиП, тэны любой мощности и конфигурации, источники бесперебойного питания, насосы и многое другое. И конечно самые сложные изделия - автоматические твердотопливные котлы - пеллетные и угольные, ставшие несомненными флагманами нашего производства.

Продукция под маркой «ZOTA» уже достаточно хорошо известна не только во многих уголках России, но и за рубежом. Разнообразный ассортимент отопительных агрегатов на различных видах топлива зарекомендовал себя в эксплуатации в самых жестких условиях. 

Высокая энергоэффективность, надежность и простота в эксплуатации – отличительные особенности всех последних разработок завода.

В структуру холдинга входит четыре компании, которые находятся в пределах г. Красноярск, но на различном удалении от головного офиса.

Цели и задачи проекта

В связи с географической разрозненностью подразделений предприятия и обширной структурой холдинга основной поставленной задачей было уменьшить затраты времени на процессы согласования и подписания внутренних бумажных документов, исключить потерю документов. Максимальное сокращение потока бумажных документов, участвующих в основных внутренних процессах компании, таких как служебные записки, приказы, распоряжения, внутренние акты и т.д.

Цели:

  • Автоматизация и упрощение системы документооборота в компании
  • Ускорение процесса обмена документами
  • Единый электронный архив
  • Контроль исполнительной дисциплины
  • Создание единого рабочего пространства в компании
  • Упрощение поиска документов

Решения и ход проекта

Для выполнения поставленных задач был составлен список необходимых критериев и функционала требуемых от системы электронного документооборота. Были протестированы крупные программные продукты, представленные на рынке к моменту подбора решения. Основываясь на показателях функциональности, интерфейса, возможностях дальнейшего развития и скорости внедрения, выбор остановился на системе СЭД DIRECTUM RX.

Сам этап внедрения был разбит на несколько основных блоков:

  1. Презентация ТОП менеджменту компании выбранного продукта с обоснованием решения.
  2. Обучение сотрудника компании для установки и администрирования системы СЭД.
  3. Описание основных процессов документооборота для переноса в СЭД по стандарту BPMN 2.0
  4. Подготовка администратором системы справки для пользователей с учетом специфики работы нашей компании. 
  5. Обучение пользователей.
  6. Поэтапное внедрение каждого процесса в рамках компании.
  7. Организация технической поддержки.
  8. Годовой отчет для ТОП-менеджмента по полученной эффективности от внедрения системы.

В процессе внедрения были обучены:

  • Руководство компании и ТОП менеджеры
  • Руководители отделов и подразделений
  • Заместители руководителей отделов и подразделений
  • Бухгалтера
  • Выборочно пользователи участвующие в процессах
  • Секретари
  • Делопроизводители
  • Администратор системы

Результаты

При реализации проекта в компании были сформированы и отработаны основные этапы для успешного внедрения проекта. Был наработан опыт по описанию процессов и адаптации их под СЭД, составлены программы для обучения пользователей и отработана поддержка продукта после запуска. Сам проект можно не только тиражировать и внедрять в других организациях, но и использовать как своеобразный аудит существующего документооборота на предприятии.

Внедренные инновации существенно отразились на работе компании:

  • Проведен аудит существующего документооборота
  • Оптимизированы процессы согласования документов
  • В 3-и раза сокращено время согласования внутренних документов
  • Получена экономическая выгода от внедрения системы
  • Выстроена система постановки и контроля исполнения задач
  • Решены вопросы с выдачей дубликатов документов для ознакомления 
  • Исключена потеря документов

Внедрены процессы по следующим документам:

  • Служебные записки по всем организациям с назначение задач на ответственных лиц;
  • Счета 4-х компаний холдинга;
  • Акты о браке;
  • Заявки на строительные работы;
  • Еженедельные отчеты;
  • Нетиповые договора с полным процессом согласования;

Показатели:

  • Работа всех подразделений выстроена в рамках DirectumRX.
  • 150 пользователей, охваченных автоматизацией по проекту
  • 30 автоматизированных ТОП-менеджеров, работающих в системе
  • 1 специалист для реализации проекта от заказчика
  • Срок выполнения – 2 месяца.

Результаты за 6 месяцев использования СЭД:

  • Обработано 1583 различных документа и выполнено 2535 задач. При это за период с января по октябрь в бумажном документообороте прошло всего 550 документов. Это означает, что контроль и прозрачность процессов существенно выросла, так как они фиксируются системой.
  • Процент исполнения поручений в срок вырос с 71 до 82%.
  • Время согласования документа сократилось в 2 раза за счет сокращения логистической цепочки.
  • Время передачи документа на исполнение сократилось практически в 20 раз. Так как нет необходимости относить бумажный документ вручную

Экономический эффект

Экономический эффект проекта можно оценить в экономии рабочих часов на реакцию и работу с документом (укрупненный расчет):

  • Время до передачи документа на исполнение без СЭД 4-8 дней
  • Время до передачи документа на исполнение в СЭД 1-3 дня.
  • Обработано 1583 документа за 5 месяцев работы.
  • Количество пользователей в СЭД 60 человек (на момент расчета).
  • Средний уровень ЗП пользователя принимаем 50 000 руб. При этом 1 час стоит 300 руб.

Ранее для ускорения реакции на документ ответственный специалист лично относил его на согласование тратив на это предположим 1 час рабочего времени на 1 документ.

Если достигать точно таких же результатов по скорости согласования и передачи документа на исполнение без СЭД мы вынуждены потратить 1583 рабочих часа, стоимость 300 руб.

Суммарно – 473 900 руб. за 5 месяцев.

Соответственно годовой эффект – 1 139 760руб.

Экономический эффект от работы СЭД выражается не в денежном эквиваленте, а в высвобождении рабочего времени высокооплачиваемых специалистов.

Сравнение процессов «ДО» и «ПОСЛЕ»

Процесс «Служебная записка»

Используется удобная оnline-справка пользователя

В наше время существование современной и конкурентоспособной компании не может быть без серьезной интеграции в IT-сферу и электронное пространство. С каждым разом увеличивается поток документов, участвующих в обмене между людьми, бизнесом, государством. Благодаря таким проектам появляется возможность идти в ногу со временем, навести порядок в существующих процессах, сэкономить финансы и ресурсы затрачиваемые на поддержание работоспособности фирмы, а самое главное, все время держать руку на пульсе того, что происходит внутри и за пределами компании.

Планы по дальнейшему развитию проекта

  • Реализовать работу входящих документов
  • Связать DIRECTUM RX c 1C
  • Внедрить полный функционал СЭД в рамках всего холдинга
  • Оптимизировать существующие процессы
  • Организация системы управления проектами
  • Отслеживание ключевых показателей эффективности персонала
  • «Фирма на планшете» - реализовать удаленное управление компанией для ТОП-менеджмента.

Другое

Отдельное спасибо коллективу, работающему над продуктом DIRECTUMRX! Всегда готовы объяснить и помочь разобраться в возникших вопросах. Быстрая и качественная техническая поддержка. Отзывчивые менеджеры, делающие все для комфортной работы с продуктом.

 

Организация: ZOTA
22
Подписаться
Опубликовано:
13 декабря 2017 в 10:59
  • Утверждено
  • 4

Комментарии

Спасибо за интересную статью, Андрей!

Подскажите, пожалуйста, "географическая разрозненность подразделений предприятия и обширная структура холдинга "? Сколько и где у холдинга филиалов? Все в одном регионе/округе? Через что работают удаленные подразделения?

Администратор самостоятельно разрабатывал справку или с привлечением разработчиков DirectumRX?

 

Пожалуйста :)

На данный момент в холдинге 4-ре компании. Все находятся в пределах г. Красноярск, но на различном удалении от головного офиса. Филиалов нет. Работа всех подразделений выстроена в рамках DirectumRX.

Справка была разработана самостоятельно без привлечения специалистов  DirectumRX.

Андрей Парфенов: обновлено 13.12.2017 в 13:53

Спасибо за оперативный ответ, Андрей!

А каким образом подключаются удаленные четыре компании? у всех сотрудников установлены клиентские места, либо может через веб-доступ работают?

За самостоятельно разработанную справку - лайк! :)

 

Подключение происходит через клиентские места. Есть планы организовать тестовую работу через веб доступ, но как только обновимся до версии DirectumRX 2.7.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий