Работать вместе - проще!

О компании

Завод отопительной техники и автоматики «ZOTA» (www.zota.ru) — одни из самых крупных Российских производителей котельного оборудования для частного и промышленного сектора. Под маркой «ZOTA» производится пять линеек электрических котлов мощностного диапазона от 3 до 400 киловатт. Пять линеек твердотопливных и комбинированных котлов мощностью до 60 кВт, электросауны, приборы КиП, тэны любой мощности и конфигурации, источники бесперебойного питания, насосы и многое другое. И конечно самые сложные изделия - автоматические твердотопливные котлы - пеллетные и угольные, ставшие несомненными флагманами нашего производства.

Продукция под маркой «ZOTA» уже достаточно хорошо известна не только во многих уголках России, но и за рубежом. Разнообразный ассортимент отопительных агрегатов на различных видах топлива зарекомендовал себя в эксплуатации в самых жестких условиях. 

Высокая энергоэффективность, надежность и простота в эксплуатации – отличительные особенности всех последних разработок завода.

В структуру холдинга входит четыре компании, которые находятся в пределах г. Красноярск, но на различном удалении от головного офиса.

Цели и задачи проекта

В связи с географической разрозненностью подразделений предприятия и обширной структурой холдинга основной поставленной задачей было уменьшить затраты времени на процессы согласования и подписания внутренних бумажных документов, исключить потерю документов. Максимальное сокращение потока бумажных документов, участвующих в основных внутренних процессах компании, таких как служебные записки, приказы, распоряжения, внутренние акты и т.д.

Цели:

• Автоматизация и упрощение системы документооборота в компании
• Ускорение процесса обмена документами
• Единый электронный архив
• Контроль исполнительной дисциплины
• Создание единого рабочего пространства в компании
• Упрощение поиска документов

Решения и ход проекта

Для выполнения поставленных задач был составлен список необходимых критериев и функционала требуемых от системы электронного документооборота. Были протестированы крупные программные продукты, представленные на рынке к моменту подбора решения. Основываясь на показателях функциональности, интерфейса, возможностях дальнейшего развития и скорости внедрения, выбор остановился на системе СЭД DIRECTUM RX.

Сам этап внедрения был разбит на несколько основных блоков:

1. Презентация ТОП менеджменту компании выбранного продукта с обоснованием решения.
2. Обучение сотрудника компании для установки и администрирования системы СЭД.
3. Описание основных процессов документооборота для переноса в СЭД по стандарту BPMN 2.0
4. Подготовка администратором системы справки для пользователей с учетом специфики работы нашей компании. 
5. Обучение пользователей.
6. Поэтапное внедрение каждого процесса в рамках компании.
7. Организация технической поддержки.
8. Годовой отчет для ТОП-менеджмента по полученной эффективности от внедрения системы.

В процессе внедрения были обучены:

• Руководство компании и ТОП менеджеры
• Руководители отделов и подразделений
• Заместители руководителей отделов и подразделений
• Бухгалтера
• Выборочно пользователи участвующие в процессах
• Секретари
• Делопроизводители
• Администратор системы

Результаты

При реализации проекта в компании были сформированы и отработаны основные этапы для успешного внедрения проекта. Был наработан опыт по описанию процессов и адаптации их под СЭД, составлены программы для обучения пользователей и отработана поддержка продукта после запуска. Сам проект можно не только тиражировать и внедрять в других организациях, но и использовать как своеобразный аудит существующего документооборота на предприятии.

Внедренные инновации существенно отразились на работе компании:

• Проведен аудит существующего документооборота
• Оптимизированы процессы согласования документов
• В 3-и раза сокращено время согласования внутренних документов
• Получена экономическая выгода от внедрения системы
• Выстроена система постановки и контроля исполнения задач
• Решены вопросы с выдачей дубликатов документов для ознакомления 
• Исключена потеря документов

Внедрены процессы по следующим документам:

• Служебные записки по всем организациям с назначение задач на ответственных лиц;
• Счета 4-х компаний холдинга;
• Акты о браке;
• Заявки на строительные работы;
• Еженедельные отчеты;
• Нетиповые договора с полным процессом согласования;

Показатели:

• Работа всех подразделений выстроена в рамках DirectumRX.
• 150 пользователей, охваченных автоматизацией по проекту
• 30 автоматизированных ТОП-менеджеров, работающих в системе
• 1 специалист для реализации проекта от заказчика
• Срок выполнения – 2 месяца.

Результаты за 6 месяцев использования СЭД:

• Обработано 1583 различных документа и выполнено 2535 задач. При это за период с января по октябрь в бумажном документообороте прошло всего 550 документов. Это означает, что контроль и прозрачность процессов существенно выросла, так как они фиксируются системой.
• Процент исполнения поручений в срок вырос с 71 до 82%.
• Время согласования документа сократилось в 2 раза за счет сокращения логистической цепочки.
• Время передачи документа на исполнение сократилось практически в 20 раз. Так как нет необходимости относить бумажный документ вручную

Экономический эффект

Сравнение процессов «ДО» и «ПОСЛЕ»

Процесс «Служебная записка»

Используется удобная оnline-справка пользователя

В наше время существование современной и конкурентоспособной компании не может быть без серьезной интеграции в IT-сферу и электронное пространство. С каждым разом увеличивается поток документов, участвующих в обмене между людьми, бизнесом, государством. Благодаря таким проектам появляется возможность идти в ногу со временем, навести порядок в существующих процессах, сэкономить финансы и ресурсы затрачиваемые на поддержание работоспособности фирмы, а самое главное, все время держать руку на пульсе того, что происходит внутри и за пределами компании.

Планы по дальнейшему развитию проекта

• Реализовать работу входящих документов
• Связать DIRECTUM RX c 1C
• Внедрить полный функционал СЭД в рамках всего холдинга
• Оптимизировать существующие процессы
• Организация системы управления проектами
• Отслеживание ключевых показателей эффективности персонала
• «Фирма на планшете» - реализовать удаленное управление компанией для ТОП-менеджмента.

Другое

Отдельное спасибо коллективу, работающему над продуктом DIRECTUMRX! Всегда готовы объяснить и помочь разобраться в возникших вопросах. Быстрая и качественная техническая поддержка. Отзывчивые менеджеры, делающие все для комфортной работы с продуктом.