Внедрение системы DIRECTUM в ОАО "Минский завод колесных тягачей"

Успешный проект

О компании

Открытое акционерное общество «Минский завод колесных тягачей» (далее ОАО «МЗКТ») – это ведущее общество машиностроительного сектора экономики Республики Беларусь. Основными направлениями деятельности Общества является создание перспективных транспортных средств большой грузоподъемности для обеспечения средствами мобильности и создание конкурентоспособной пассажирской техники для перевозки пассажиров: Министерства Республики Беларусь и Министерства Обороны Российской Федерации; нефтегазовой промышленности; строительства, в т.ч. дорожного; государственных и частных перевозчиков в области пассажироперевозок.

В состав Общества входят головное предприятие, удаленные структурные подразделения и филиалы, такие, как автобусное производство, филиал гарантийного и послегарантийного обслуживания, детский лагерь. Многочисленный штат высококвалифицированных конструкторов и инженеров работает более чем в 50-ти структурных подразделениях различной направленности. Общая численность сотрудников – около 5000 человек.

Предпосылки для внедрения системы электронного документооборота (далее – СЭД)

Минский завод колесных тягачей – это открытое акционерное общество, 100% акций которого принадлежит Республике Беларусь. Переход государственных органов и государственных организаций Республики Беларусь на электронный документооборот на законодательном уровне стал главным поводом для внедрения ECM-системы. Параллельно было решено использовать возможности новой системы для ускорения движения документов и снижения временных затрат на работу с документами в бумажном виде.

Цели проекта

Цели внедрения СЭД:

• повышение эффективности процессов за счет сокращения выполняемых действий в процессах путем передачи документов с помощью системы и автоматизации части действий;
• ускорение процессов за счет постоянного мониторинга состояния документа, автоматизированных напоминаний пользователям, автоматического движения документа по заданному маршруту, распараллеливания процедур согласования;
• повышение безопасности хранения информации за счет разграничения прав доступа на уровне каждого документа;
• защита информации от изменений путем использования ЭЦП;
• уменьшение затрат на расходные материалы путем минимизации бумажного документооборота.
• Важной особенностью, которую необходимо было учесть при реализации проекта, стала распределенная канцелярия организации с большим количеством мест регистрации документов, что обусловлено наличием секретаря почти у каждого руководителя.

Решения и ход проекта

Выбор системы

Проанализировав системы электронного документооборота на соответствие требованиям, была выбрана СЭД «DIRECTUM». Исполнителем проекта – ООО «Директум».

Выбор системы был обусловлен несколькими факторами:

• наличие готового решения по интеграции с системой межведомственного взаимодействия и партнеров «Директум» в Беларуси;
• высокая производительность системы и наличие инструментов для работы с большим количеством пользователей;
• функциональность модуля «Канцелярия», который закрывает все потребности документооборота предприятия, например, распределенная система регистрации документов, система поручений и контроля исполнения;
• возможность полноценной работы в веб-клиенте.

Ход проекта

На первоначальном этапе проекта было проведено обучение ведущих пользователей и администраторов системы. В ходе проекта были автоматизированы решения по управлению:

• Распорядительными документами (приказами и распоряжениями);
• Служебными записками;
• Входящими и исходящими документами.

Был внедрен модуль «Канцелярия», который был модифицирован согласно Проектным решениям.

Рисунок 1. Фрагмент схемы ТМ согласования распорядительных документов
 

В рамках проекта можно выделить следующие этапы:

Рис.2 Важные этапы проекта

Интеграция с LDAP

На предприятии ранее была настроена интеграция службы каталогов LDAP с Кадровой системой. Поэтому для корректного отображения в СЭД актуальных данных о работниках, структуры и состава подразделений, групп пользователей была обеспечена интеграция СЭД со службой каталогов LDAP.

Теперь в случае любых кадровых изменений (приема, перевода, увольнения сотрудников и других), изменений в организационной структуре организации, изменений в составе участников групп пользователей данные автоматически изменяются и в СЭД.

Интеграция с СМДО

В соответствии с требованиями законодательства была организована интеграция с системой межведомственного электронного документооборота Республики Беларусь, реализована возможность подписания документов с помощью ЭЦП, разработан типовой маршрут по согласованию и отправке исходящих документов по СМДО.

Система межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь – это государственная межведомственная информационная система, обеспечивающая межведомственное взаимодействие государственных органов и иных организаций посредством обмена электронными документами.

Все документы, поступающие по СМДО, регистрируются в одном месте (Канцелярия) и автоматически отправляются на рассмотрение адресату:

Рисунок 3. Задание на регистрацию входящего документа СМДО

Обучение персонала

В ходе внедрения проекта было проведено обучение 3-х администраторов, 120 ведущих пользователей и 600 сотрудников.

Новые сотрудники проходят обучение на рабочих местах, консультируясь у ответственных сотрудников за обучение по системе «DIRECTUM», а также руководствуясь инструкциями, которые обновляются по мере необходимости администраторами, что значительно снижает нагрузку администраторов на консультации пользователей.

Использование веб-клиента СЭД

Секретари руководителей, сотрудники канцелярии и делопроизводители используют для работы десктоп-клиент, все остальные пользователи, в том числе и руководство предприятия, используют веб-клиент, что составляет около 85% от общего количества пользователей.

Популяризация системы

Общее количество уникальных пользователей составляет 1600. На этапе промышленной эксплуатации в системе одновременно работало 400 пользователей. На сегодняшний день число одновременно работающих пользователей выросло до 650 и продолжает расти.

Автоматизированные процессы Заказчиком после внедрения СЭД

В 2017 году администраторами ОАО «МЗКТ» были переведены в электронный вид некоторые производственные документы, разработаны типовые маршруты по согласованию и рассмотрению требований на замену заготовки, согласованию и рассмотрению заявок на выделение легкового транспорта.

Рисунок 4. Схема ТМ заявки на выделение легкового транспорта
 

Участие ТОП-руководства

На этапе внедрения проекта именно поддержка и заинтересованность высшего руководства помогла успешно и в короткие сроки завершить проект. Высшее руководство активно согласовывает и рассматривает документы в электронном виде с применением ЭЦП и отправляет поручения исполнителям.

Дальнейшее развитие проекта

Руководство ОАО «МЗКТ» планирует и в дальнейшем постоянно развивать систему, реализуя пожелания пользователей к системе, одновременно увеличивая производительность работы, в том числе при использовании веб-клиента.

Также планируется дальнейшее развитие электронного взаимодействия в части управления договорами и постепенный переход к автоматизации процессов согласования и рассмотрения производственного и иного вида документов.

Результаты

Проект по внедрению системы «DIRECTUM» в ОАО «МЗКТ» был реализован за 5 месяцев. Уже получена положительная оценка и со стороны руководства ОАО «МЗКТ», а также со стороны пользователей системы. В результате внедрения системы было достигнуто:

1. Ускорение процессов согласования и передачи на рассмотрение документов за счет постоянного мониторинга состояния документа, автоматизированных напоминаний пользователям, автоматического движения документа по заданному маршруту, распараллеливания процедур согласования;

2. Повышение количества выполненных поручений в срок и исполнительской дисциплины за счет наличия графических средств контроля, автоматических напоминаний о приближении срока выполнения поручений и за счет автоматизированных отчетов;

3. Единое структурированное хранение документов с возможностью поиска документов;

4. Повышение безопасности хранения и передачи информации за счет разграничения прав доступа документа;

5. Минимизация потерь документов за счет хранения документов в едином электронном архиве в рамках СЭД и минимизации передачи бумажных документов между сотрудниками;

6. Защита информации от изменений путем использования ЭЦП;

7. Повышение оперативности взаимодействия между подразделениями.

Тенденция на переход к «безбумажному офису» поддерживается интеграцией с СМДО – электронный документооборот с внешними партнерами ускоряет взаимодействие. И дальше это направление будет развиваться.

Эффективность внедрения системы в цифрах:

• Сокращение времени на поиск нужного документа – в 2-3 раза;
• Ускорение процесса согласования служебных записок – в 2 раза;
• Ускорение процесса согласования приказов и распоряжений – в 2-3 раза.

На сегодняшний день в системе зарегистрировано 1600 уникальных пользователей, среди них руководство предприятия, которое активно применяет возможности DIRECTUM в своей работе. Общее количество мест регистрации – более 70 (включая 16 мест регистрации руководства предприятия). Обучение работе системы прошли более 700 сотрудников ОАО «МЗКТ».

Количественные показатели по проекту по состоянию на начало 2018 года