Электронный документооборот финансовых документов с поставщиками P&G Россия

Успешный проект

О компании

Procter & Gamble – один из лидеров мирового рынка потребительских товаров , американская транснациональная компания, ведущая бизнес более чем в 70 странах по всему миру, каждый день обслуживая интересы более чем 5 миллиардов потребителей. Procter & Gamble является одним из крупнейших иностранных инвесторов в российскую экономику.

Индустриальный Лидер. Более $800,000,000 капитальных инвестиций.

Крупнейший работодатель. Более 2,500 сотрудников и более 10,000 работников партнерских организаций на заводах в России.

Масштабный производитель. Более 50 % нашей продукции в России производятся на месте.

~700 продуктов P&G в России приобретают каждую минуту.

Производство Procter & Gamble в России представлено двумя высокотехнологичными заводами:

• Завод бытовой химии ООО «Проктер энд Гэмбл – Новомосковск» в Новомосковске (Тульская область), крупнейшее в Европе производство бытовой химии, с 1999 года принадлежащее P&G. Завод специализируюется на производстве чистящих и моющих средств Ariel, Tide, «Миф», Tix, Ace, Lenor, Comet, Fairy, Mr.Proper, а также с 2005 года детских одноразовых подгузников Pampers;
• ЗАО «Петербург Продактс Интернешнл» в Санкт-Петербурге, производство, специализирующееся на производстве одноразовых бритвенных станков, сменных картриджей и традиционных двусторонних лезвий Gillette.

На рынке моющих средств Procter & Gamble в России занимает более 40 %, на рынке детской гигиены — 50 %, на рынке бритв — 70 %, женской гигиены — 30 %. Заводы Procter & Gamble в России более чем на 50% удовлетворяют спрос на российском рынке.

Предпосылки проекта

Перевод работы с финансовыми документами в электронный вид стал логичным шагом, продолжающим автоматизацию процессов документооборота P&G. Ранее на платформе DIRECTUM, уже были упрощены и автоматизированы процессы работы с договорами, таможенными декларациями и документами валютного контроля.

Наличие функционала для финансового архива и готовых коннекторов к сервисам ЭДО предопределили выбор DIRECTUM в качестве платформы для обработки электронные финансовых документов.

Поскольку одним из приоритетов в работе P&G является выстраивание партнерских отношений с поставщиками, одним из требований к решению выдвинута возможность использования различных сервисов ЭДО, по усмотрению поставщика.

Задачи проекта

Цель проекта – оптимизация финансового документооборота с поставщиками за счет перевода финансовых документов в электронный вид и автоматизации процессов их приема и проверки.

Задачи проекта можно разделить на 2 группы:

1. Организация единой системы обработки юридически-значимых электронных документов на базе системы DIRECTUM:

• Автоматическая загрузка документов, поступающих через разные сервисы ЭДО (Synerdocs и Диадок).
• Поддержка роуминга между разными сервисами ЭДО.
• Передача подписанных служебных документов и статусов согласования из DIRECTUM в сервисы ЭДО.

2. Автоматизация внутренних процессов проверки, согласования и хранения финансовых документов:

• Формирование комплектов документов, загруженных из сервисов ЭДО.
• Привязка комплектов документов к существующим контрактам.
• Автоматические проверки документов на корректность заполнения полей, документов между собой и на соответствие данным в системе DIRECTUM.
• Согласование документов с ответственными сотрудниками.
• Подписание документов квалифицированной электронной подписью внутри системы DIRECTUM.

Заказчики проекта.

• Бухгалтерия,
• Финансовый отдел.

Общая схема решения

В основе решения используются следующие компоненты системы:

Финансовый архив:

• обеспечивает поддержку формализованных документов;
• содержит необходимые типы карточек и справочников;
• позволяет удобно находить и выгружать документы для налоговых проверок;
• поддерживает управление хранением документов (права доступа, сроки и места хранения и т.д.).

Коннекторы к Synerdocs\Диадок

• обеспечивают получение входящих электронных документов из Synerdocs\Диадок с последующим согласованием и подписанием в DIRECTUM;
• обеспечивают отправку ответов по электронным документам контрагентам через Synerdocs\Диадок.

Фишки проекта

1. Комплекты документов

Для удобной навигации и контроля полноты документов был разработан механизм формирования документов в комплекты.

Комплект – это набор документов, поступивший вместе с формализованным документом и привязанный к конкретному договору в рамках одной отправки.

Пример стандартного комплекта документов – документы, закрывающие этап по договору: Универсальный передаточный документ, счет и прочие неформализованные документы.

Для работы с комплектами реализован специальный справочник (реестр), который позволяет:

• просмотреть в виде реестра все поступившие из системы обмена комплекты документов;

• увидеть необходимое количество комплектов документов, относящихся к одному договору;

• просмотреть сформированные комплекты документов из карточки договора.

Новый комплект создается только тогда, когда в организацию приходит новый формализованный документ, если документ приходит повторно – ответственному сотруднику формируется задание на обработку дублей.

В случае, если для поступившего документа не удалось найти ведущий договор, ответственному сотруднику создается задание для ручного разбора ситуации при котором он может:

• создать комплект вручную;
• добавить к существующему комплекту;
• отклонить документ.

Контроль полноты комплекта осуществляется на этапе автоматических проверок.

2. Автоматические проверки.

Для того, чтобы снять с сотрудников бухгалтерии нагрузку по выполнению технических проверок, часть из них была автоматизирована в системе DIRECTUM.

Проверки проводятся до поступления документов, и бухгалтер сразу получает итоговый отчет (Validation Summary).

Заметный эффект от работы сценария достигается при росте объемов поступающих документов.

Список проверок:

1. проверка документов между собой: проверяется корректность данных, указанных в формализованных документах и соответствие данных между документами комплекта.

2. проверка комплектности: проверяется наличие документов в комплекте согласно типу комплекта документов, указанному в карточке договорного документа. Список документов для проверки пришедшего комплекта настраивается в справочнике Типы комплектов документов. Проверяется наличие обязательных документов и документов типа «один из».

   

3. проверка на наличие и валидность контракта/приложения/доп. соглашения: выполняется для входящих УПД по номеру и дате соответствующего документа и содержит несколько этапов по каждому из которых в случае несоответствия выводится индивидуальный текст с детализацией ошибок.

4. Проверка данных поставщика: выполняется на соответствие договора и счета-фактуры по следующим данным:

• Номер договора/приложения/доп. соглашения;
• Наименование банка;
• БИК банка;
• Номер счета;

По итогам автоматических проверок формируется наглядный отчет, в котором цветовой индикацией отмечены результаты отдельных проверок и инструкции для бухгалтера.

Пример листа 1 автоматической проверки Validation Summary.

3. Приемка комплекта документов на складе.

Для упрощения работы с комплектом документов на складе разработан специальный сценарий поиска комплектов документов без загрузки проводника системы.

При поступлении поставки на склад сотрудник склада запускает сценарий поиска через ярлык на рабочем столе и ищет комплекты документов, предоставленных экспедитором.

При этом он имеет доступ только к документам склада в котором указан подписантом.

После нахождения необходимого комплекта документов сотрудник склада заполняет на вкладке «Приемка» необходимые реквизиты (Номер приемки, Дата приемки) и сохраняет карточку. Система автоматически заполняет реквизиты «Сотрудник склада» и «Дата заполнения».

Информация по выявленным расхождениям указывается в поле «Примечания».

4. Массовое подписание

Для того чтобы уменьшить рутину по подписанию большого количества документов разработан сценарий, который отображает проверенные комплекты документов в соответствующем статусе, позволяет выбрать комплекты документов и сертификат для подписания и подписать документы одним действием.

После подписания у документов меняется статус и выводится итоговый отчет с перечнем комплектов, которые не удалось подписать. Далее такие комплекты могут быть подписаны вручную.

5. Автоматическая подстановка необходимых полномочий на подписание комплекта документов.

При подписании комплекта документов происходит автоматическая подстановка необходимых полномочий на подписание документов из справочника «Полномочия на подписание».

6. Автоматическое преобразование неформализованных документов к необходимому виду.

На текущий момент в разных сервисах ЭДО, не предусмотрено универсального и удобного способа типизации документов. Для всех поступающих неформализованных документов используется один тип карточки.

Чтобы упростить обработку неформализованных документов в системе разработан сценарий, обрабатывающий поле «Комментарий к документу». Это позволяет контрагенту указать метаданные, содержащие коды реквизитов документов в соответствии с согласованной таблицей кодов. При этом вид документа и указанные реквизиты определятся автоматически. Это избавляет ответственного за обмен от необходимости менять вид документа вручную.

7. Механизм занесения документов в SAP

Одной из особенностей проекта, предопределившей часть технических решений, стала невозможность прямой интеграции с учетной системой SAP, используемой глобально.

Поэтому было принято решение использовать существующий механизм занесения скан-копий бумажных документов через PDF-ленту, содержащую:

• печатные формы документов.
• информацию о результатах автоматических проверок.
• информацию для оформления и проводки документов в учетной системе.

PDF-лента формируется автоматически в рамках процесса обработки документов и выгружается в SAP.

Такой способ интеграции может быть актуален для других организаций в которых учетные системы внедрены глобально, но имеют настроенные процессы, ориентированные на обработку бумажных документов.

Результаты проекта

• Налажен электронный обмен с 3-мя ключевыми поставщиками.

• Минимизированы ручные операции по обработке документов.

Планы по развитию

• Подключение новых контрагентов. До 30% документооборота с поставщиками планируется перевести в электронный вид.