Внедрение системы электронного документооборота в ФГБОУ ВО ЮГУ

Югорский государственный университет (ЮГУ) — университет классического типа, находящийся в Ханты-Мансийске.

20 августа 2001 года было подписано распоряжение Правительства России № 1069-р о создании в Ханты-Мансийске государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Югорский государственный университет». Университет начал работу на базе ранее существовавших учебных заведений: Всероссийской государственной налоговой академии, Нижневартовского государственного педагогического института, Сибирской автомобильно-дорожной академии, Томского государственного университета систем управления и радиоэлектроники и Тюменской государственной сельскохозяйственной академии.

Состоит из 4-х филиалов, 5-и институтов и около 100 структурных подразделений, включая институты, кафедры, филиалы и подразделения прочей деятельности Университета.

Удаленные подразделения:

• Лянторский нефтяной техникум (филиал) ФГБОУ ВО ЮГУ
• Нефтеюганский индустриальный колледж (филиал) ФГБОУ ВО ЮГУ
• Нижневартовский нефтяной техникум (филиал) ФГБОУ ВО ЮГУ
• Сургутский нефтяной техникум (филиал) ФГБОУ ВО ЮГУ

Цели и задачи проекта

Целью оптимизации и развития системы электронного документооборота, является сокращение риска потери документов, повышение исполнительской дисциплины среди сотрудников благодаря возможности получения быстрой отчетности об исполнителе конкретного документа, простой и эффективный поиск необходимой документации, контроль исполнения согласно резолюциям руководства и повышение эффективности работы Университета в целом.

Задачи реализации проекта:

• утверждение регламента СЭД, инструкций по использованию модулей, маршрутов;
• разработка маршрутов СЭД;
• повышение эффективности использования СЭД в Университете.

Ход проекта

СЭД DIRECTUM была первично внедрена в Университете в 2012 году, но так и не получила должного развития, преимущественно по организационным причинам и минимальной автоматизации бизнес-процессов Университета. В итоге СЭД использовалась  в ограниченном объеме преимущественно работниками управления по делопроизводству и общим вопросам (типовая разработка компании "Директум" модуль «Канцелярия»).

В октябре  2016 открылось «второе дыхание» во внедрении СЭД в Университете, а именно:

• был осуществлен переход с  версии DIRECTUM 4.9.1 на актуальную, на тот момент версию DIRECTUM 5.3;
• увеличено количество пользователей с 45 до 190 (на 20.12.2017);
• распространен «толстый» клиент на машины пользователей;
• к СЭД подключены филиалы посредством RDP;
• прикладная разработка адаптирована под специфику работы с учетом мнения пользователей;
• осуществляется автоматическое оповещение пользователей о входящих заданиях по почте;
• разработаны и утверждены организационно-распорядительные документы;
• параллельно проводится обучение и консультирование пользователей.

Проектные решения

Что уже разработано (разрабатывается):

• Реализовано автоматическое подписание документов в системе при использовании ТМ.
• В тестовой форме реализовано добавление штампов ЭП в определенном месте документа (на данный момент в MS WORD).
• Со всеми разрабатываемыми ТМ разрабатываются соответствующие мастера действий.
• В марте 2017 года был разработан тестовый ТМ «Согласование служебных записок», в дальнейшем к нему добавился соответствующий мастер действий. Был внедрён с октября 2017 года, за этот период было создано 1214 заданий.

Пример согласования служебной записки (с автоподписанием):

• С октября 2017 началось тестовое использование ТМ «Согласование организационно-распорядительных документов».
• С октября 2017 началось тестовое ТМ «Создание совещаний и заседаний».
• Готов маршрут «Согласование должностных инструкций», тестовое внедрение начинается в Январе 2018 года.
• Разработаны сопутствующие справочники, необходимые для работы мастеров действий.
• Разработан сценарий информирования администратора о сертификатах пользователей, срок действия которых заканчивается в течении 21 дней.
• Организовано автоматическое удаление документов пользователей, которые были созданы ошибочно.
• Разработаны и утверждены сопутствующие инструкции пользователей. 

По причине частых обращений пользователей за консультацией было разработано небольшое техническое решение для просмотра папок пользователей.

Решение для просмотра папок пользователя:

Сложности проекта

Столкнулись с низкой пользовательской активностью: люди в возрасте и люди на высоких должностях.

Недостаток финансирования: из-за нехватки лицензий автоматизация процессов не осуществляется должным образом.

Так же столкнулись с технической особенностью системы – при автоматическом помещении задачи в папку поиска с настройкой по статусу (цвету) автор видит все корректно, а у замещающего – папка пустая. Легко исправили прикладной разработкой для папки.

Результаты реализации проекта

В результате проекта:

• проведен анализ документооборота в Университете;
• оптимизирован процесс согласования документов;
• повышена исполнительская дисциплина на всех уровнях;
• исключен риск потери документов.

Показатели за период с 01.09.2017 по 20.12.2017:

• авторизовано и обучено работе в СЭД 190 пользователей, в том числе 100 руководителей;
• создано 1214 служебной записки (согласовано в СЭД 60 % от общего количества служебных записок в Университете);
• создано 2190 поручений (согласовано в СЭД 80 % от общего количества поручений в Университете);
• за время тестового внедрения организационно-распорядительных документов согласовывается и утверждается примерно 10% от общего количества организационно-распорядительных документов.
• Время согласования документа сократилось с 5 дней до 3 дней.
• Расход бумаги уменьшился на 25%.

За период внедрения и развития системы DIRECTUM были обучены: 1 администратор, 1 разработчик;

При реализации проекта были задействованы 5 специалистов (команда проекта).

Срок выполнения 10 месяцев

Планы на 2018 год

• Оптимизация деятельности контрактной службы (внедрение типовой разработки компании "Директум" модуля «Управление договорами»).
• Активное привлечение филиалов Университета к использованию ЭДО.
• Внедрение согласования организационно-распорядительных документов, должностных инструкций, положений о структурных подразделениях.
• Автоматизация бизнес-процесса претензионно-исковой деятельности университета по отношению обучающихся, имеющих задолженность за обучение, проживание.
• Интеграция КИС «Галактика ERP» (в части получения информации выборки данных о текущих назначениях работников, отпусках и командировках и т.д.).
• Автоматизация бизнес-процесса согласования учебных планов, рабочих программ дисциплин и иных документов учебной деятельности.
• Интеграция DIRECTUM с внутренними информационными системами Университета.

Состав команды

• Гончаренко О.В. – Руководитель отдела информационной безопасности (руководитель проекта).
• Богданов Н.С. – Технический специалист по ИС (ведущий разработчик, администратор).
• Слободенюк С.С. – Инженер-программист (разработчик, тестировщик).
• Коцюрко Е.П. – Начальник административно-правового управления (консультант по организационным, правовым и юридическим вопросам, тестировщик).
• Казаева Л.И. – Начальник управления по делопроизводству и общим вопросам (консультант по вопросам делопроизводства в Университете, тестировщик).