Внедрение системы электронного документооборота в ФГБОУ ВО ЮГУ

190
пользователей
100
автоматизированных руководителей
на 25%
уменьшился расход бумаги
80 %
поручений переведено в СЭД
до 3 дней
сократилось согласование документов
Заказчик: ФГБОУ ВО Югорский государственный университет
Исполнитель: самостоятельно
Теги:

Югорский государственный университет (ЮГУ) — университет классического типа, находящийся в Ханты-Мансийске.

20 августа 2001 года было подписано распоряжение Правительства России № 1069-р о создании в Ханты-Мансийске государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Югорский государственный университет». Университет начал работу на базе ранее существовавших учебных заведений: Всероссийской государственной налоговой академии, Нижневартовского государственного педагогического института, Сибирской автомобильно-дорожной академии, Томского государственного университета систем управления и радиоэлектроники и Тюменской государственной сельскохозяйственной академии.

Состоит из 4-х филиалов, 5-и институтов и около 100 структурных подразделений, включая институты, кафедры, филиалы и подразделения прочей деятельности Университета.

Удаленные подразделения:

  • Лянторский нефтяной техникум (филиал) ФГБОУ ВО ЮГУ
  • Нефтеюганский индустриальный колледж (филиал) ФГБОУ ВО ЮГУ
  • Нижневартовский нефтяной техникум (филиал) ФГБОУ ВО ЮГУ
  • Сургутский нефтяной техникум (филиал) ФГБОУ ВО ЮГУ

Цели и задачи проекта

Целью оптимизации и развития системы электронного документооборота, является сокращение риска потери документов, повышение исполнительской дисциплины среди сотрудников благодаря возможности получения быстрой отчетности об исполнителе конкретного документа, простой и эффективный поиск необходимой документации, контроль исполнения согласно резолюциям руководства и повышение эффективности работы Университета в целом.

Задачи реализации проекта:

  • утверждение регламента СЭД, инструкций по использованию модулей, маршрутов;
  • разработка маршрутов СЭД;
  • повышение эффективности использования СЭД в Университете.

Ход проекта

СЭД DIRECTUM была первично внедрена в Университете в 2012 году, но так и не получила должного развития, преимущественно по организационным причинам и минимальной автоматизации бизнес-процессов Университета. В итоге СЭД использовалась  в ограниченном объеме преимущественно работниками управления по делопроизводству и общим вопросам (типовая разработка компании "Директум" модуль «Канцелярия»).

В октябре  2016 открылось «второе дыхание» во внедрении СЭД в Университете, а именно:

  • был осуществлен переход с  версии DIRECTUM 4.9.1 на актуальную, на тот момент версию DIRECTUM 5.3;
  • увеличено количество пользователей с 45 до 190 (на 20.12.2017);
  • распространен «толстый» клиент на машины пользователей;
  • к СЭД подключены филиалы посредством RDP;
  • прикладная разработка адаптирована под специфику работы с учетом мнения пользователей;
  • осуществляется автоматическое оповещение пользователей о входящих заданиях по почте;
  • разработаны и утверждены организационно-распорядительные документы;
  • параллельно проводится обучение и консультирование пользователей.

Проектные решения

Что уже разработано (разрабатывается):

  • Реализовано автоматическое подписание документов в системе при использовании ТМ.
  • В тестовой форме реализовано добавление штампов ЭП в определенном месте документа (на данный момент в MS WORD).
  • Со всеми разрабатываемыми ТМ разрабатываются соответствующие мастера действий.
  • В марте 2017 года был разработан тестовый ТМ «Согласование служебных записок», в дальнейшем к нему добавился соответствующий мастер действий. Был внедрён с октября 2017 года, за этот период было создано 1214 заданий.

Пример согласования служебной записки (с автоподписанием):

  • С октября 2017 началось тестовое использование ТМ «Согласование организационно-распорядительных документов».
  • С октября 2017 началось тестовое ТМ «Создание совещаний и заседаний».
  • Готов маршрут «Согласование должностных инструкций», тестовое внедрение начинается в Январе 2018 года.
  • Разработаны сопутствующие справочники, необходимые для работы мастеров действий.
  • Разработан сценарий информирования администратора о сертификатах пользователей, срок действия которых заканчивается в течении 21 дней.
  • Организовано автоматическое удаление документов пользователей, которые были созданы ошибочно.
  • Разработаны и утверждены сопутствующие инструкции пользователей.

По причине частых обращений пользователей за консультацией было разработано небольшое техническое решение для просмотра папок пользователей.

Решение для просмотра папок пользователя:

Сложности проекта

Столкнулись с низкой пользовательской активностью: люди в возрасте и люди на высоких должностях.

Недостаток финансирования: из-за нехватки лицензий автоматизация процессов не осуществляется должным образом.

Так же столкнулись с технической особенностью системы – при автоматическом помещении задачи в папку поиска с настройкой по статусу (цвету) автор видит все корректно, а у замещающего – папка пустая. Легко исправили прикладной разработкой для папки.

Результаты реализации проекта

В результате проекта:

  • проведен анализ документооборота в Университете;
  • оптимизирован процесс согласования документов;
  • повышена исполнительская дисциплина на всех уровнях;
  • исключен риск потери документов.

Показатели за период с 01.09.2017 по 20.12.2017:

  • авторизовано и обучено работе в СЭД 190 пользователей, в том числе 100 руководителей;
  • создано 1214 служебной записки (согласовано в СЭД 60 % от общего количества служебных записок в Университете);
  • создано 2190 поручений (согласовано в СЭД 80 % от общего количества поручений в Университете);
  • за время тестового внедрения организационно-распорядительных документов согласовывается и утверждается примерно 10% от общего количества организационно-распорядительных документов.
  • Время согласования документа сократилось с 5 дней до 3 дней.
  • Расход бумаги уменьшился на 25%.

За период внедрения и развития системы DIRECTUM были обучены: 1 администратор, 1 разработчик;

При реализации проекта были задействованы 5 специалистов (команда проекта).

Срок выполнения 10 месяцев

Планы на 2018 год

  • Оптимизация деятельности контрактной службы (внедрение типовой разработки компании "Директум" модуля «Управление договорами»).
  • Активное привлечение филиалов Университета к использованию ЭДО.
  • Внедрение согласования организационно-распорядительных документов, должностных инструкций, положений о структурных подразделениях.
  • Автоматизация бизнес-процесса претензионно-исковой деятельности университета по отношению обучающихся, имеющих задолженность за обучение, проживание.
  • Интеграция КИС «Галактика ERP» (в части получения информации выборки данных о текущих назначениях работников, отпусках и командировках и т.д.).
  • Автоматизация бизнес-процесса согласования учебных планов, рабочих программ дисциплин и иных документов учебной деятельности.
  • Интеграция DIRECTUM с внутренними информационными системами Университета.

Состав команды

  • Гончаренко О.В. – Руководитель отдела информационной безопасности (руководитель проекта).
  • Богданов Н.С. – Технический специалист по ИС (ведущий разработчик, администратор).
  • Слободенюк С.С. – Инженер-программист (разработчик, тестировщик).
  • Коцюрко Е.П. – Начальник административно-правового управления (консультант по организационным, правовым и юридическим вопросам, тестировщик).
  • Казаева Л.И. – Начальник управления по делопроизводству и общим вопросам (консультант по вопросам делопроизводства в Университете, тестировщик).

 

Номинация: Успешный проект
Утверждено 5 4

Комментарии (4)

Анна Пушина

Замечательный проект!

Вы пишете: «Столкнулись с низкой пользовательской активностью: люди в возрасте и люди на высоких должностях.»

Консерватизм пользователей - достаточно распространенная проблема, которая может перерасти в риск невозможности успешного завершения проекта внедрения ИС. Очень интересно узнать, какими методами Вам удалось справиться с преодолением такого препятствия?

Никита Богданов

Анна, с проблемой справиться удаётся посредством убеждений неактивных работников, построением модели эффективности использования электронного документооборота (расчета экономии бумаги, контроля исполнения поручений и т.п.) и автоматизацией процессов согласования документов. Также стараемся поддерживать обратную связь с пользователями и учитываем их замечания/рекомендации.

Никита Богданов: обновлено 28.02.2018 в 07:20
Анна Пушина

 

Спасибо за ответ, Никита!

Действенность обратной связи с пользователями и убеждение их в эффективности электронного документооборота не вызывают сомнений!

Хотелось бы уточнить насчет «расчета экономии бумаги». У Вас положительная динамика наблюдалась уже в первые месяцы активного использования? Если можно, расскажите, пожалуйста о том, как проводился расчет, какими способами? Использовались ли какие-нибудь коэффициенты или просто по фактическому количеству бумаги?

 
Анна Пушина: обновлено 01.03.2018 в 11:52
Никита Богданов

Добрый день, Анна.

Экономия бумаги была не сразу и коэффициентов не было. Просто по фактическому использованию бумаги. 

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий