Новый подход к хранению документов

Успешный проект

Транспортно-экспедиторская компания Газпромтранс — это ведущая российская компания, обладающая рядом характеристик, присущих компаниям мирового уровня. Основной деятельностью компании является оказание полного комплекса транспортно-экспедиторских услуг потребителям жидких углеводородов и других грузов, а также предприятиям системы ПАО «Газпром». ООО «Газпромтранс» оказывает дополнительные услуги по формированию логистических центров перевозок, организации перевозок в прямом и смешанном сообщении, организации перевалки грузов в портах. На сегодняшний день ООО «Газпромтранс» входит в число крупнейших компаний-операторов подвижного состава.

Идея создания электронного хранилища документов (ЭХД) зародилась в Газпромтранс в рамках работы по оптимизации бизнес-процессов в 2014 году. Заказчик понимал, что для облегчения взаимодействия менеджеров компании с клиентами необходимо наличие в информационных системах электронных образов документов, логически связанных между собой, с тем чтобы подбор подтверждающих документов от поставщиков не занимал много времени и не был трудозатратным.

В первую очередь была разработана концепция проекта «Электронное хранилище документов», затем начался длительный этап её согласования в ПАО «Газпром», и лишь в январе 2016 года заказчик приступил к реализации проекта.

Члены рабочей группы (слева направо): начальник Отдела по управлению системой менеджмента качества Денис Васильев, заместитель начальника Информационно-аналитического отдела Иван Самойлич, начальник Информационно-аналитического отдела Андрей Кудрявцев

Заинтересованность в нём кроме Коммерческого блока выразила Бухгалтерия, так как к тому моменту законодатель дал налогоплательщикам возможность предоставлять первичные документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью. Это внесло коррективы в проект и расширило возможности использования ЭХД.

Данный проект был реализован силами рабочей группы и компании TANAIS, которые делали разработку на базе системы DIRECTUM и сервиса распознавания текста – Abbyy Flexy Capture. Программисты компании Газпромтранс делали доработки в ключевых информационных системах общества: «1С», «Транспортировке» и «Документообороте».

Все системы взаимодействуют между собой при помощи интеграционной шины от TANAIS. Существуют варианты сохранения документов в ЭХД из «Документооборота» и «Транспортировки». Электронное хранилище документов имеет удобный пользовательский web-интерфейс, позволяющий сотрудникам Администрации получить удалённый доступ к документам хранилища в соответствии с настроенными правами доступа. Пакет документов может быть экспортирован как для внутреннего использования, так и для предоставления внешним потребителям.

На базе ЭХД реализована возможность автоматического подбора документов для клиента, подтверждающих выполнение транспортно-экспедиционных услуг, а также пакета документов для подтверждения обоснованности применения нулевой ставки НДС. Система обеспечивает атрибутивный и контекстный поиск документов.

Старт внедрения проекта в опытно-промышленную эксплуатацию был дан в конце июля текущего года. Некоторые подразделения Общества уже активно пользуются электронным хранилищем документов и очень довольны данным сервисом.

В настоящее время в Администрации проводится обучение сотрудников работе с ЭХД. Заявки на обучение подали более ста человек, ведь электронное хранилище документов затронет все подразделения. В процессе обучения пользователи системы отмечают, что это хороший, понятный, удобный сервис.

Раньше каждый исполнитель сканировал и хранил свои документы на локальном диске. «Коммерсанты» имели свой диск, «юристы» те же самые договоры сканировали и размещали на своём сетевом диске. Подбор документов в рамках запросов налоговых органов занимал много времени и требовал повторного копирования архивных документов. Таким образом, прежде сотрудникам компании приходилось делать одну и ту же работу по несколько раз. Теперь это исключено.

Процесс обучения работе с ЭХД

Ещё одно из преимуществ проекта – систематизация и порядок в документах – то, к чему мы стремимся. Тем более что электронные документы, подписанные ЭЦП, имеют юридический статус. В будущем появится ещё больше преимуществ. Кроме того, электронное хранилище документов – это подготовительный этап к следующему проекту, связанному с обслуживанием клиентов и полноценным электронным взаимодействием. В данном направлении движемся не только мы, но и наши поставщики и клиенты, надзорные органы, вся страна. Это задача развития цифровой экономики, о которой говорил президент РФ.

Результаты

• интегрированы три ИС предприятия
• > 20 видов документов хранится в ЭХД
• оптимизировано 6 096 часов в год на операции подбора документов
• в среднем 1500 документов в день отправляется в ЭХД

Комментарии членов рабочей группы

Андрей Кудрявцев, начальник Информационно-аналитического отдела: Ещё будучи начальником Отдела сопровождения информационных систем управления процессом производства ООО «Газпромтранс» и анализируя использование информации сотрудниками Общества, я задался вопросом оптимизации хранения информации в электронном виде. Так родилась идея создания единого хранилища документов, которое бы решило ряд сопутствующих проблем в работе и хранении информации. В конце 2015 года мы создали рабочую группу и с января 2016 полноценно приступили к проектированию. Чтобы воплотить этот масштабный замысел, члены рабочей группы и эксперты Общества трудились на протяжении почти двух лет.

В настоящее время ЭХД запущено в промышленную эксплуатацию, и мы активно занимаемся обучением сотрудников Общества, в рамках которого знакомим их с функционалом хранилища. Главная задача этого тренинга – заинтересовать пользователя и вызвать у него желание дискутировать по спорным вопросам функционирования ЭХД, напрямую связанным с его ежедневной деятельностью. Тем самым мы хотим продемонстрировать, что при разработке данного проекта учитываются все тонкости и нюансы. Электронное хранилище документов сегодня – это только первая ступень оптимизации бизнес-процессов, в дальнейшем мы планируем его совершенствовать, учитывая, как текущие бизнес-процессы, так и предстоящие.

Татьяна Клименкова, заместитель начальника Управления налогового учёта: Бухгалтерия Общества проявила искреннюю заинтересованность в проекте ещё на этапе обсуждения его необходимости и принимала самое «горячее» участие в процессе деятельности рабочей группы. Интерес Бухгалтерской службы и непосредственно Управления налогового учёта понятен. В соответствии с поручениями президента РФ и разработанными на основании этих поручений «дорожными картами» юридические, физические лица, налоговые органы и в целом всё современное общество переводится на рельсы электронного документооборота.

Реализация в рамках ЭХД запросов на подбор документов, обосновывающих право на ставку 0% по НДС; документов, подтверждающих понесённые Обществом расходы по перевыставляемым (возмещаемым) транспортно-экспедиторским услугам третьих лиц, вселяет в сотрудников Бухгалтерии оптимизм.

Хочется верить, что успешно внедрённый проект будет успешно развиваться и мы сможем использовать хранилище в качестве прямого источника для представления помещённых в него документов, заверенных усиленной электронной подписью, по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота, без промежуточных усилий и действий, в адрес налоговых органов. Желаю всем заинтересованным сотрудникам нашей компании успешного развития данного проекта в соответствии с требованиями времени.

Евгения Гаврилова, заместитель начальника Управления сопровождения информационных систем управления финансово-экономической деятельностью: Причин перехода на электронный документооборот – множество. Это снижение расходов на создание, передачу и хранение документов; экономия времени при согласовании, подписании и представлении документов; быстрая доступность и лёгкий поиск документов; организация безопасности хранения и передачи и сокращение финансовых потерь. Все эти факторы послужили началу проекта «Автоматизированный электронный документооборот». Успех автоматизации ИТ-проекта достигается в первую очередь заинтересованностью заказчика и готовностью к переменам в работе всех взаимосвязанных подразделений.

В рамках проекта не только организовано хранение сканов оригиналов документов, но и автоматизированы поиски подбора необходимых документов для нужд различных подразделений нашей компании.

В перспективе – развитие проекта в части ввода новых типов документов для хранения и обработки, новых обработок подбора документов; трансляция ЭХД на филиалах Общества. Всё это возможно лишь при условии неугасающего интереса заказчиков к проекту, продолжения работы над ним всех заинтересованных подразделений компании, развития новых бизнес-процессов.

Мария Кривашова, заместитель начальника Управления; начальник Отдела по подготовке расчётных документов по договорам транспортно-экспедиторского обслуживания: По моему мнению, ЭХД – это большой шаг на пути перехода Общества от бумажного документооборота к электронному. Сегодня благодаря реализованным на первом этапе проекта инструментам мы уже можем более оперативно подбирать пакет подтверждающих документов как для внутреннего пользования, так и для предоставления внешним контрагентам и иным структурам.

Есть много идей по развитию этого направления – хочется реализовать инструменты для новых документов, наладить быстрый обмен данными и обеспечить все подразделения Общества удобным доступом к необходимым документам. Так что предстоит хоть и не простая, но очень интересная и, на мой взгляд, полезная работа с электронным хранилищем документов.

Об исполнителе

Российский системный интегратор TANAIS — ведущий партнёр компании DIRECTUM, предоставляющий комплексные услуги в области консалтинга, внедрения и сопровождения корпоративных информационных систем, а также разрабатывающий собственные решения для бизнеса. Среди заказчиков компании крупнейшие предприятия России и государственные структуры, такие как ООО «Газпромтранс», ПАО «ОАК», ПАО «Юнипро», ТД «Башхим», АО «ГЕДЕОН РИХТЕР - РУС», АО «ВДНХ».