Система электронного взаимодействия для предприятия с территориально-распределенной структурой

Успешный проект

Описание проекта

Государственное производственное объединение «Белоруснефть» — одно из крупнейших предприятий нефтехимической отрасли в Республике Беларусь. Основные направления деятельности: геологоразведочные работы, добыча нефти и газа, газоперерабатывающее производство, нефтесервисные работы, научно-технические исследования, реализация продуктов переработки нефти и газа внутри страны и за ее пределами. Предприятие имеет вертикально-интегрированную и разветвленную структуру, включает 33 обособленных и дочерних подразделения в Беларуси, 4 организации в Западной Сибири. Общая численность сотрудников объединения более 25 000 человек.

Основными предпосылками к внедрению являлись:

• неоправданные затраты времени на согласование документов между предприятиями и подразделениями;
• большой объем документов на бумажных носителях;
• неисполнение поставленных задач и сложности контроля;
• долгий поиск нужной информации, писем, документов;
• потеря важных документов и иные.

Сложная структура предприятия предопределила необходимость внедрения специализированных продуктов для управления бизнес-процессами и электронным контентом. Важной особенностью проекта стала необходимость интеграции системы электронного документооборота с другими информационными системами, имеющимися в организации.

Цели и задачи проекта

• внедрение автоматизированной системы электронного документооборота (АСЭД) в Головном предприятии - РУП «Производственное объединение «Белоруснефть»;
• масштабирование решения на все территориально-распределённые структуры;
• организация взаимодействия АСЭД с ERP и кадровой системами предприятия (SAP) с целью обеспечения единой актуальной структуры и списочной численности сотрудников, согласования договоров и иных процессов;
• внедрение электронно-цифровой подписи документов (ЭЦП);
• интеграция АСЭД с системой межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО).

Основные бизнес-процессы, подлежащие автоматизации:

• ведение организационно-распорядительного документооборота;
• подготовка, согласование и регистрация договоров;
• рассмотрение и подготовка ответов на обращения граждан;
• планирование и проведение совещаний;
• управление стандартами предприятия.

Решение и ход проекта

В качестве базового решения для организации системы электронного взаимодействия была выбрана ECM-система DIRECTUM версии 4.8.

Можно выделить основные этапы реализации проекта:

На предварительном этапе проекта была организована рабочая группа, в рамках которой происходило совместное изучение бизнес-процессов предприятия и разработка модулей.

Внедрение системы началось с автоматизации документооборота в Центральном аппарате и в двух обособленных подразделениях. После положительной оценки результатов осуществлялось масштабирование системы на все территориально-распределённые структуры. В мае 2014 г. к DIRECTUM были подключены все предприятия ПО «Белоруснефть».

В дальнейшем выполнялись работы по интеграции с системой SAP и СМДО, оказанию технической поддержки и развитию системы

В рамках решения были внедрены следующие модули: «Канцелярия», «Обращения граждан», «Управление договорами», «Совещания и заседания», «Управление техническими нормативными правовыми актами».

Стандартные модули «Канцелярия» и «Обращения граждан» реализованы в соответствии с пожеланиями делопроизводственных служб.

В рамках организационно-распорядительного документооборота следует отдельно отметить специфику работы с обращениями граждан, так как правила работы с этими обращениями, в частности форма и сроки ответа, зафиксированы законодательно. А также учесть, что ранее на предприятии использовался только бумажный документооборот: регистрация документов, ведение номенклатуры дел и журналов регистрации, все эти и другие функции выполнялись делопроизводителями вручную.

В результате внедрения в регистрационные формы модулей «Канцелярия» и «Обращения граждан»  были внесены соответствующие изменения, разработаны специализированные отчеты, доработаны процессы исполнения, реализована удобная регистрация документов при обмене между территориально удаленными подразделениями.

Первоначально в модуле «Управление договорами» была реализована регистрация и согласование договорных документов для одного обособленного подразделения.

В последующем модуль был доработан исходя из потребностей предприятия. Специфика управления договорами заключалась в сложных маршрутах их согласования (самый простой маршрут включает последовательное получение 8 подписей), а также в необходимости двусторонней интеграции DIRECTUM c ERP-системой. В связи с чем был разработан новый типовой маршрут и настроена интеграция с SAP.

Рис.1.Общая схема процесса управления договорами

DIRECTUM принимает реквизиты договора из SAP и автоматически создает запись справочника Договоры. Процедуры согласования, подписания и регистрации происходят полностью в DIRECTUM. После регистрации договор направляется обратно в SAP, где осуществляется контроль над исполнением этого договора, а также контроль оплаты.

Рис. 2. Порядок согласования договорных документов в рамках типового маршрута (фрагмент схемы):

Взаимодействие между системами осуществляется при помощи веб-сервисов интеграции обеих систем. Данные передаются в xml-пакетах заданного формата. Для корректной работы настроена онлайн-синхронизация общих справочников: «Организации», «Валюты», «Страны», «Категории договоров» и др. Реализовано разграничение прав доступа к договорам.

В модуле «Управление совещаниями и заседаниями» предусмотрены возможности множественного резервирования помещений, реализованы механизмы согласования повестки, протоколов совещаний, формирования заданий в итоговых документах и контроля исполнения принятых решений, а также учтены требования к организации и проведению совещаний в зависимости от их вида (аудио-, видеоконференции и т.п.).

Специально разработанный для предприятия модуль «Управление техническими нормативными правовыми актами» (ТНПА) позволяет проводить рассмотрение, подготовку, согласование и регистрацию стандартов предприятия, а также контролировать сроки их разработки и согласования.

Разработка и согласование ТНПА представляют собой трудоемкий процесс, в котором участвуют компания-инициатор, выдвигающая документ на согласование, сотрудники центрального аппарата, которые занимаются непосредственно согласованием, а также работники других предприятий, деятельность которых затрагивается тем или иным стандартом.

Изначально ответственный специалист на основании утвержденного плана разработки нормативно-технической документации вносит информацию о стандартах предприятия, разработка которых запланирована на текущий год, в справочник «Технические нормативные правовые акты».

Рис. 3. Справочник «Технические нормативные правовые акты».

За месяц до планового срока разработки ответственному разработчику поступает задание приступить к работе и назначить исполнителя, который готовит проект ТНПА и отправляет его на согласование.

В рамках согласования проект документа рассматривают в обособленных подразделениях, в центральном аппарате, при необходимости направляют документ на дополнительное согласование, организовывают и проводят техническое совещание.

Рис. 4. Порядок согласования ТНПА  в рамках типового маршрута (фрагмент схемы)

После согласования и утверждения ТНПА ссылки на документы автоматически размещаются в соответствующей папке системы, пользователи получают права на просмотр документов

Данный модуль позволяет реализовывать рассылку стандартов и приказов о введении их в действие, а также учитывать информацию о вносимых изменениях и формировать отчеты для анализа данных.

Взаимодействие с кадровой системой предприятия

В рамках внедрения решения была реализована загрузка оргструктуры из кадровой системы предприятия, что позволило ускорить процесс создания записей по новым сотрудникам и актуализации существующих записей. Теперь в случае любых кадровых изменений (приема, перевода, увольнения сотрудников и других) ответственный пользователь DIRECTUM получает задание на выполнение настроек в системе, в задание вложены необходимые компоненты для сокращения времени на настройку.

Карточка задачи по типовому маршруту «Настройка АСЭД. Перевод работника»:

Интеграция с СМДО

В соответствии с требованиями законодательства организована интеграция с системой межведомственного электронного документооборота Республики Беларусь, а также реализована возможность подписания документов с помощью ЭЦП, в том числе в рамках типового маршрута согласования официальных документов.

Это позволяет предприятию обмениваться электронными документами, подписанными ЭЦП, с другими государственными органами и иными организациями.

Все документы, поступающие по СМДО, автоматически отправляются делопроизводителям для рассмотрения и регистрации (при необходимости можно принять документ и без регистрации):

Отправить документ по СМДО можно из исходящей РКК, для этого документ должен быть подписан ЭЦП и вложен в РКК. По каждому документу возможно просмотреть информацию о состоянии получения/отправки при помощи специального отчета, доступного из РКК.

Обучение персонала

В ходе внедрения проекта было осуществлено обучение технического персонала и ведущих пользователей. Обучение происходило поэтапно:

предварительное обучение администраторов и ключевых пользователей по сопровождению системы, созданию и настройке бизнес-процессов;

последовательное обучение ведущих пользователей на предмет знакомства с возможностями базового функционала системы и внедряемыми процессами.

За время реализации проекта обучение прошли порядка 400 специалистов и более 10 администраторов ПО «Белоруснефть».

На сегодняшний день в регулярном обучении со стороны исполнителя необходимости нет. При добавлении новых пользователей либо выходе обновлений:

действуют системы инструкций;

производится внутреннее обучение силами заказчика;

осуществляется обучение посредством очных и онлайн семинаров;

обеспечивается издание обновленных руководств пользователей.

Участие топ-менеджмента в проекте

Следует отметить активное участие высшего руководства в ходе проекта, что способствовало повышению доверия к системе со стороны рядовых пользователей и вовлечению их в работу.

В настоящее время в DIRECTUM работает около 90% топ-менеджмента. Руководители используют как базовый функционал (поручения по РКК, подзадачи), так и типовые маршруты – участвуют в согласовании договоров, внутренних документов, согласовании всех платежей, которые идут через специальный маршрут, согласовании приёма на работу и продления контракта. ЭЦП применяется для подписания исходящей корреспонденции: при работе с СМДО, а в некоторых случаях при внутренней переписке.

Слагаемые успешного внедрения от ПО «Белоруснефть»

1. Задача внедрения системы должна исходить от руководства и поддерживаться на всех этапах.
2. Необходимо создать проектную команду с участием делопроизводителей, юридической службы, производственников и назначить менеджера проекта, знакомого с бизнес-процессами предприятия.
3. Выбрать надежного партнера с опытом внедрения.
4. Начинать внедрение с краеугольного модуля – Канцелярии.
5. Осуществлять пошаговое внедрение с фиксацией результата.

Полезность проекта и возможность тиражирования

Цифровая трансформация все глубже проникает во все сферы и является непременным условием эффективной жизнедеятельности предприятий.

Зачастую специфика работы и ключевые бизнес-процессы компаний одной отрасли являются идентичными и во многом схожими между собой. Наличие реализованного проекта, знание специфики отрасли и во многом уже выстроенных маршрутов позволяют внедрять проекты подобного масштаба с меньшими затратами и в более оперативные сроки.

Дальнейшее развитие проекта

В настоящее время ведется разработка единого универсального типового маршрута согласования договоров для использования всеми подразделениями предприятия, а также переработка модуля «Управление совещаниями и заседаниями».

В будущем планируется дальнейшее масштабирование системы (распространение в новых подразделениях, увеличение рабочих мест), а также расширение ее функционала, например, интеграция с информационной системой управления нефтедобычей.

Результаты

Результаты реализации проекта

• Постепенно к работе в системе были подключены все обособленные и дочерние предприятия - более 40 организаций.
• Автоматизирована работа с официальными документами на бумажных носителях и осуществлен перевод более 60% процессов работы с документами в электронный вид, что обеспечило серьезную экономию денежных средств;
• Часть оперативных бизнес-процессов заказчика реализуются средствами АСЭД не только без создания бумажных документов, но и вовсе без регистрации официальных писем путем использования механизма задач и подзадач. Таким образом обеспечен контроль поручений и повышение исполнительской дисциплины
• Накопление информации о документах в едином хранилище гарантирует их сохранность, сокращает время на поиск и снижает риски потери.
• Оптимизация процесса подготовки и согласования стандартов предприятия, сокращение времени на их согласование и доступ к ним, контроль сроков разработки.
• Создана единая рабочая среда и повышена оперативность обмена информацией между различными службами предприятия и обособленными структурами - гораздо быстрее согласуются договоры, ежемесячные финансовые планы, осуществляется обмен информацией между кадровыми и иными службами.

Проект в цифрах по состоянию на 19.12.2017

Общая информация:

• 47 мест регистрации и 1 445 пользователей АСЭД.
• более 10 автоматизированных ТОП-менеджеров, работающих в системе
• Команда проекта от исполнителя и заказчика от 8 до 30 человека на разных этапах
• Более 400 обученных специалистов
• Более 40 предприятий, охваченных автоматизацией по проекту

В журналах модуля «Канцелярия» регистрируется в месяц:

• 12 600 входящих документов
• 13 900 исходящих документов
• 6 500 внутренних документов

В месяц создается:

• 50 000 задач
• 100 000 заданий
• 25 000 документов
• 180 договоров на согласование
• 160 планируемых совещаний и заседаний в месяц
• 160 обращений граждан и юридических

Другое:

• 150 помещений для резервирования (модуль «Управление совещаниями и заседаниями»)
• данные о 575 ТНПА хранятся в системе, в том числе и об утративших силу (модуль «ТНПА»)
• около 30 стандартов предприятия вводится в действие ежегодно (модуль «ТНПА»)

Экономические показатели:

• Сокращение времени на поиск нужного документа - в 4-6 раз
• Ускорение процесса согласования документов в 3 раза
• Сокращение инцидентов потери документов на 30%

Отзыв

Полный текст отзыва Белоруснефть (PDF)