Система электронного взаимодействия для предприятия с территориально-распределенной структурой

>1400
пользователей
>10
ТОП-менеджеров
25 000
документов в месяц
50 000
задач в месяц
в 4-6 раз
сокращение времени на поиск
в 3 раза
ускорение согласования документов
на 30%
сокращение потерь документов
Заказчик: ПО «Белоруснефть»
Исполнитель: ООО «Новаком Проект»
Теги:

Успешный проект

Описание проекта

Государственное производственное объединение «Белоруснефть» — одно из крупнейших предприятий нефтехимической отрасли в Республике Беларусь. Основные направления деятельности: геологоразведочные работы, добыча нефти и газа, газоперерабатывающее производство, нефтесервисные работы, научно-технические исследования, реализация продуктов переработки нефти и газа внутри страны и за ее пределами. Предприятие имеет вертикально-интегрированную и разветвленную структуру, включает 33 обособленных и дочерних подразделения в Беларуси, 4 организации в Западной Сибири. Общая численность сотрудников объединения более 25 000 человек.

Основными предпосылками к внедрению являлись:

  • неоправданные затраты времени на согласование документов между предприятиями и подразделениями;
  • большой объем документов на бумажных носителях;
  • неисполнение поставленных задач и сложности контроля;
  • долгий поиск нужной информации, писем, документов;
  • потеря важных документов и иные.

Сложная структура предприятия предопределила необходимость внедрения специализированных продуктов для управления бизнес-процессами и электронным контентом. Важной особенностью проекта стала необходимость интеграции системы электронного документооборота с другими информационными системами, имеющимися в организации.

Цели и задачи проекта

  • внедрение автоматизированной системы электронного документооборота (АСЭД) в Головном предприятии - РУП «Производственное объединение «Белоруснефть»;
  • масштабирование решения на все территориально-распределённые структуры;
  • организация взаимодействия АСЭД с ERP и кадровой системами предприятия (SAP) с целью обеспечения единой актуальной структуры и списочной численности сотрудников, согласования договоров и иных процессов;
  • внедрение электронно-цифровой подписи документов (ЭЦП);
  • интеграция АСЭД с системой межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО).

Основные бизнес-процессы, подлежащие автоматизации:

  • ведение организационно-распорядительного документооборота;
  • подготовка, согласование и регистрация договоров;
  • рассмотрение и подготовка ответов на обращения граждан;
  • планирование и проведение совещаний;
  • управление стандартами предприятия.

Решение и ход проекта

В качестве базового решения для организации системы электронного взаимодействия была выбрана ECM-система DIRECTUM версии 4.8.

Можно выделить основные этапы реализации проекта:

 

На предварительном этапе проекта была организована рабочая группа, в рамках которой происходило совместное изучение бизнес-процессов предприятия и разработка модулей.

Внедрение системы началось с автоматизации документооборота в Центральном аппарате и в двух обособленных подразделениях. После положительной оценки результатов осуществлялось масштабирование системы на все территориально-распределённые структуры. В мае 2014 г. к DIRECTUM были подключены все предприятия ПО «Белоруснефть».

В дальнейшем выполнялись работы по интеграции с системой SAP и СМДО, оказанию технической поддержки и развитию системы

В рамках решения были внедрены следующие модули: «Канцелярия», «Обращения граждан», «Управление договорами», «Совещания и заседания», «Управление техническими нормативными правовыми актами».

Стандартные модули «Канцелярия» и «Обращения граждан» реализованы в соответствии с пожеланиями делопроизводственных служб.

В рамках организационно-распорядительного документооборота следует отдельно отметить специфику работы с обращениями граждан, так как правила работы с этими обращениями, в частности форма и сроки ответа, зафиксированы законодательно. А также учесть, что ранее на предприятии использовался только бумажный документооборот: регистрация документов, ведение номенклатуры дел и журналов регистрации, все эти и другие функции выполнялись делопроизводителями вручную.

В результате внедрения в регистрационные формы модулей «Канцелярия» и «Обращения граждан»  были внесены соответствующие изменения, разработаны специализированные отчеты, доработаны процессы исполнения, реализована удобная регистрация документов при обмене между территориально удаленными подразделениями.

Первоначально в модуле «Управление договорами» была реализована регистрация и согласование договорных документов для одного обособленного подразделения.

В последующем модуль был доработан исходя из потребностей предприятия. Специфика управления договорами заключалась в сложных маршрутах их согласования (самый простой маршрут включает последовательное получение 8 подписей), а также в необходимости двусторонней интеграции DIRECTUM c ERP-системой. В связи с чем был разработан новый типовой маршрут и настроена интеграция с SAP.

Рис.1.Общая схема процесса управления договорами

DIRECTUM принимает реквизиты договора из SAP и автоматически создает запись справочника Договоры. Процедуры согласования, подписания и регистрации происходят полностью в DIRECTUM. После регистрации договор направляется обратно в SAP, где осуществляется контроль над исполнением этого договора, а также контроль оплаты.

Рис. 2. Порядок согласования договорных документов в рамках типового маршрута (фрагмент схемы):

Взаимодействие между системами осуществляется при помощи веб-сервисов интеграции обеих систем. Данные передаются в xml-пакетах заданного формата. Для корректной работы настроена онлайн-синхронизация общих справочников: «Организации», «Валюты», «Страны», «Категории договоров» и др. Реализовано разграничение прав доступа к договорам.

В модуле «Управление совещаниями и заседаниями» предусмотрены возможности множественного резервирования помещений, реализованы механизмы согласования повестки, протоколов совещаний, формирования заданий в итоговых документах и контроля исполнения принятых решений, а также учтены требования к организации и проведению совещаний в зависимости от их вида (аудио-, видеоконференции и т.п.).

Специально разработанный для предприятия модуль «Управление техническими нормативными правовыми актами» (ТНПА) позволяет проводить рассмотрение, подготовку, согласование и регистрацию стандартов предприятия, а также контролировать сроки их разработки и согласования.

Разработка и согласование ТНПА представляют собой трудоемкий процесс, в котором участвуют компания-инициатор, выдвигающая документ на согласование, сотрудники центрального аппарата, которые занимаются непосредственно согласованием, а также работники других предприятий, деятельность которых затрагивается тем или иным стандартом.

Изначально ответственный специалист на основании утвержденного плана разработки нормативно-технической документации вносит информацию о стандартах предприятия, разработка которых запланирована на текущий год, в справочник «Технические нормативные правовые акты».

Рис. 3. Справочник «Технические нормативные правовые акты».

За месяц до планового срока разработки ответственному разработчику поступает задание приступить к работе и назначить исполнителя, который готовит проект ТНПА и отправляет его на согласование.

В рамках согласования проект документа рассматривают в обособленных подразделениях, в центральном аппарате, при необходимости направляют документ на дополнительное согласование, организовывают и проводят техническое совещание.

Рис. 4. Порядок согласования ТНПА  в рамках типового маршрута (фрагмент схемы)

После согласования и утверждения ТНПА ссылки на документы автоматически размещаются в соответствующей папке системы, пользователи получают права на просмотр документов

Данный модуль позволяет реализовывать рассылку стандартов и приказов о введении их в действие, а также учитывать информацию о вносимых изменениях и формировать отчеты для анализа данных.

Взаимодействие с кадровой системой предприятия

В рамках внедрения решения была реализована загрузка оргструктуры из кадровой системы предприятия, что позволило ускорить процесс создания записей по новым сотрудникам и актуализации существующих записей. Теперь в случае любых кадровых изменений (приема, перевода, увольнения сотрудников и других) ответственный пользователь DIRECTUM получает задание на выполнение настроек в системе, в задание вложены необходимые компоненты для сокращения времени на настройку.

Карточка задачи по типовому маршруту «Настройка АСЭД. Перевод работника»:

Интеграция с СМДО

В соответствии с требованиями законодательства организована интеграция с системой межведомственного электронного документооборота Республики Беларусь, а также реализована возможность подписания документов с помощью ЭЦП, в том числе в рамках типового маршрута согласования официальных документов.

Это позволяет предприятию обмениваться электронными документами, подписанными ЭЦП, с другими государственными органами и иными организациями.

Все документы, поступающие по СМДО, автоматически отправляются делопроизводителям для рассмотрения и регистрации (при необходимости можно принять документ и без регистрации):

Отправить документ по СМДО можно из исходящей РКК, для этого документ должен быть подписан ЭЦП и вложен в РКК. По каждому документу возможно просмотреть информацию о состоянии получения/отправки при помощи специального отчета, доступного из РКК.

Обучение персонала

В ходе внедрения проекта было осуществлено обучение технического персонала и ведущих пользователей. Обучение происходило поэтапно:

предварительное обучение администраторов и ключевых пользователей по сопровождению системы, созданию и настройке бизнес-процессов;

последовательное обучение ведущих пользователей на предмет знакомства с возможностями базового функционала системы и внедряемыми процессами.

За время реализации проекта обучение прошли порядка 400 специалистов и более 10 администраторов ПО «Белоруснефть».

На сегодняшний день в регулярном обучении со стороны исполнителя необходимости нет. При добавлении новых пользователей либо выходе обновлений:

действуют системы инструкций;

производится внутреннее обучение силами заказчика;

осуществляется обучение посредством очных и онлайн семинаров;

обеспечивается издание обновленных руководств пользователей.

Участие топ-менеджмента в проекте

Следует отметить активное участие высшего руководства в ходе проекта, что способствовало повышению доверия к системе со стороны рядовых пользователей и вовлечению их в работу.

В настоящее время в DIRECTUM работает около 90% топ-менеджмента. Руководители используют как базовый функционал (поручения по РКК, подзадачи), так и типовые маршруты – участвуют в согласовании договоров, внутренних документов, согласовании всех платежей, которые идут через специальный маршрут, согласовании приёма на работу и продления контракта. ЭЦП применяется для подписания исходящей корреспонденции: при работе с СМДО, а в некоторых случаях при внутренней переписке.

Слагаемые успешного внедрения от ПО «Белоруснефть»

  1. Задача внедрения системы должна исходить от руководства и поддерживаться на всех этапах.
  2. Необходимо создать проектную команду с участием делопроизводителей, юридической службы, производственников и назначить менеджера проекта, знакомого с бизнес-процессами предприятия.
  3. Выбрать надежного партнера с опытом внедрения.
  4. Начинать внедрение с краеугольного модуля – Канцелярии.
  5. Осуществлять пошаговое внедрение с фиксацией результата.

Полезность проекта и возможность тиражирования

Цифровая трансформация все глубже проникает во все сферы и является непременным условием эффективной жизнедеятельности предприятий.

Зачастую специфика работы и ключевые бизнес-процессы компаний одной отрасли являются идентичными и во многом схожими между собой. Наличие реализованного проекта, знание специфики отрасли и во многом уже выстроенных маршрутов позволяют внедрять проекты подобного масштаба с меньшими затратами и в более оперативные сроки.

Дальнейшее развитие проекта

В настоящее время ведется разработка единого универсального типового маршрута согласования договоров для использования всеми подразделениями предприятия, а также переработка модуля «Управление совещаниями и заседаниями».

В будущем планируется дальнейшее масштабирование системы (распространение в новых подразделениях, увеличение рабочих мест), а также расширение ее функционала, например, интеграция с информационной системой управления нефтедобычей.

Результаты

Результаты реализации проекта

  • Постепенно к работе в системе были подключены все обособленные и дочерние предприятия - более 40 организаций.
  • Автоматизирована работа с официальными документами на бумажных носителях и осуществлен перевод более 60% процессов работы с документами в электронный вид, что обеспечило серьезную экономию денежных средств;
  • Часть оперативных бизнес-процессов заказчика реализуются средствами АСЭД не только без создания бумажных документов, но и вовсе без регистрации официальных писем путем использования механизма задач и подзадач. Таким образом обеспечен контроль поручений и повышение исполнительской дисциплины
  • Накопление информации о документах в едином хранилище гарантирует их сохранность, сокращает время на поиск и снижает риски потери.
  • Оптимизация процесса подготовки и согласования стандартов предприятия, сокращение времени на их согласование и доступ к ним, контроль сроков разработки.
  • Создана единая рабочая среда и повышена оперативность обмена информацией между различными службами предприятия и обособленными структурами - гораздо быстрее согласуются договоры, ежемесячные финансовые планы, осуществляется обмен информацией между кадровыми и иными службами.

Проект в цифрах по состоянию на 19.12.2017

Общая информация:

  • 47 мест регистрации и 1 445 пользователей АСЭД.
  • более 10 автоматизированных ТОП-менеджеров, работающих в системе
  • Команда проекта от исполнителя и заказчика от 8 до 30 человека на разных этапах
  • Более 400 обученных специалистов
  • Более 40 предприятий, охваченных автоматизацией по проекту

В журналах модуля «Канцелярия» регистрируется в месяц:

  • 12 600 входящих документов
  • 13 900 исходящих документов
  • 6 500 внутренних документов

В месяц создается:

  • 50 000 задач
  • 100 000 заданий
  • 25 000 документов
  • 180 договоров на согласование
  • 160 планируемых совещаний и заседаний в месяц
  • 160 обращений граждан и юридических

Другое:

  • 150 помещений для резервирования (модуль «Управление совещаниями и заседаниями»)
  • данные о 575 ТНПА хранятся в системе, в том числе и об утративших силу (модуль «ТНПА»)
  • около 30 стандартов предприятия вводится в действие ежегодно (модуль «ТНПА»)

Экономические показатели:

  • Сокращение времени на поиск нужного документа - в 4-6 раз
  • Ускорение процесса согласования документов в 3 раза
  • Сокращение инцидентов потери документов на 30%

Отзыв

Полный текст отзыва Белоруснефть (PDF)

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Комментарии (2)

Андрей Девятьяров

Очень достойный проект.

В заголовке говорится про территориально-распределенную структуру. Из текста я не совсем понял, как именно выстроена эта распределенная работа. Все работают в одной инсталляции DIRECTUM или их несколько? Как решается вопрос с каналами связи? Подозреваю что не везде есть возможность использовать десктоп-клиент.

Андрей Девятьяров: обновлено 09.01.2018 в 10:45
Елена Пилипчик

Андрей, спасибо за интересный вопрос. 

Все пользователи работают в одном экземпляре системы через desktop-клиент, используется единая база данных. Удаленные подразделения подключаются к системе при помощи специализированного ПО. К сожалению, более подробную информацию о технических нюансах сообщить не могу, так как она не подлежит распространению.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий

Directum Awards 2024
Какой проект лучше?
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Directum Awards 2024
Спасибо за активность!
Ваш голос принят