Совещания, поручения + корпоративная социальная сеть

О компании

«Газпром комплектация» является централизованным поставщиком для объектов, дочерних обществ и подразделений ПАО «Газпром». Товарооборот составляет более 400 млрд рублей в год, работа ведется с 73 заказчиками, объем заказов – около 150 тыс. наименований МТР (материально-технических ресурсов). Компания снабжает ключевые объекты общества: «Сила Сибири», «Северный поток-2», «Турецкий поток» и другие.

Для эффективного решения этих задач налажена работа комплекса информационных систем:

1. Учет процесса поставок и финансово-хозяйственной деятельности ведется в ИУС МТР на основе SAP R3.
2. Кадровый учет и расчет заработной платы организован на базе «1С РЗУП».
3. Система электронного документооборота DIRECTUM давно используется в компании и пронизывает всю деятельность, включая электронное хранилище, архив документов, работу со входящей и исходящей корреспонденцией, процессы канцелярии.
4. Внутренний управленческий портал для вывода отчетности.

Задачи проекта

В ПАО «Газпром» уделяют большое внимание деятельности по комплектации материально-техническими ресурсами. Проводится большое количество совещаний, все решения протоколируются, все поручения фиксируются. Например, за 2015 год состоялось 815 совещаний. По итогам совещаний в год выдается до 2500 поручений, которые затрагивают 220 объектов капитального строительства. «Газпром комплектация» занимается всеми этапами заявочной кампании: сбор заявок на МТР от дочерних обществ, организация конкурентных закупок, подготовка и оформление спецификаций, авансирование, изготовление, отгрузка, доставка, а также последующая претензионная деятельность.

До внедрения комплексной системы к еженедельным производственным совещаниям необходимо было подготовить 6 листов формата А3 с полным отчетом о деятельности компании и дополнительно 15 листов формата А4. Это требовало двух часов работы экспертов отдела в составе 5 человек. И это только документооборот в рамках одного совещания.

Из отчетов к совещаниям формировались печатные формы по направлениям деятельности и по направлениям продукции. Сами совещания организовывались в Outlook, поручения фиксировались в одном Excel-файле. При этом приходилось решать распространенную проблему совместной работы с локальными копиями, когда один и тот же файл невозможно было открыть в двух местах одновременно.

Перед командой разработчиков была поставлена задача автоматизировать эти процессы. Было необходимо решение, которое, во-первых, на основе первичных данных предоставит руководству полную картину деятельности компании по всем этапам поставок МТР, а во-вторых, разгрузит сотрудников профильных отделов через оптимизированный учет поручений и совещаний. При этом было важно связать все внедренные модули с управленческим порталом, уже привычным и удобным для руководителей источником информации.

Проектные решения

В первую очередь был разработан единый инфографический отчет, который свел все таблицы на портале в одну форму. Все показатели в отчете кликабельные, что позволяет спуститься вниз до исходных данных. Отчетность отражает всю производственную деятельность компании: и просрочки, и выполнение плана, и отгрузку товаров/материально-технических ресурсов в разрезе направлений деятельности, строек и управлений.  Во время совещаний руководитель видит полную картину на своём рабочем месте и может ответить на любой вопрос.

После этого был внедрен модуль «Совещания». Предпосылкой формирования единой карточки совещания на портале стал входящий документ, который создается в DIRECTUM. Карточка содержит информацию о том, кто организует совещание, кто в нем участвует, на основании каких писем, распоряжений и других документов проводится собрание, а также о месте и форме проведения.

Следующим был модуль «Поручения», который позволяет отслеживать поручения, зафиксированные в протоколе совещания, по стройкам, по департаментам, контролирующим исполнение, или по фамилиям сотрудников, на чьём контроле находится задача.  С помощью фильтров можно найти любое поручение и оценить его состояние: выполнено, не выполнено, отменено и так далее.

После внедрения: интегрированное решение для работы с поручениями

Карточка поручения содержит информацию об исполнителях, сроках, контрольных мероприятиях, которые должны быть проведены. Аналогичная карточка создается в DIRECTUM и отправляется по типовому маршруту. Исполнение поручения можно отследить как в ECM-системе, так и на портале, с которым чаще взаимодействуют руководители.  

Следующим этапом был внедрен «Кабинет работника товарного управления». На портале отображаются все стадии работы с заявками на позиции в различных разрезах: по закупочным процедурам, по договорам, по потребностям и их статусу, например, количество принятых, отклоненных, отгруженных позиций и так далее. В кабинете каждый сотрудник может мониторить свою деятельность, настроив гибкие фильтры. Модуль позволяет учесть специфику деятельности в разных управлениях, предоставив им разные настройки, и удовлетворить запрос руководства на вовлечение всех работников предприятия в общий процесс. В частности, уже упомянутый инфографический отчет предназначен не только для руководителя, который видит текущую ситуацию в компании, но и для сотрудников, которые могут ежедневно заходить на портал в «Кабинет».

Настройка представления позволяет выбрать фильтр по конкретному управлению, объекту или этапу

Новый этап – корпоративная социальная сеть

Постепенно внутри компании созрела потребность в развитии горизонтальных связей, и для этого запустился новый проект – социальная сеть.  Есть модуль личного блога, позволяющий оформить подписки на записи конкретных пользователей. Отдельно можно создать сообщество сотрудников, как закрытое, так и открытое, с новостями конкретного отдела или группы.

Группа отдела в корпоративной социальной сети

Новостная лента формируется гибко с учётом подписок, отдельно вынесена область «Популярное» с самыми читаемыми темами, которые могли бы заинтересовать пользователей. Еще один раздел – «Подчинённые» – формируется на основе информации из «1С:Расчет зарплата и управление персоналом». Также с 1С:РЗУП интегрирован блок «Дни рождения».

Создан специальный модуль «Присутствия на рабочем месте». Здесь отображается информация о местонахождении подчиненных: например, на месте, на обеде, в командировке, в отпуске, на больничном, в декрете и так далее. Статус присутствия может поставить сам работник, его руководитель или замещающий сотрудник. Информация о замещениях отображается в соответствующем модуле на основе справочника DIRECTUM: указывается срок отсутствия сотрудника и кто исполняет обязанности в этот период. Помимо этого в раздел «Кадровые данные» из 1С подхватываются: график отпусков, командировки, обучения и так далее. Это позволило сократить до минимума количество обращений в отдел кадров. Мы также ведем переговоры о размещении на портале информации о расчетных листах, которые сейчас требуют создания большого количества бумажных документов два-три раза в месяц.

Модуль «Заявления» дает возможность в два клика оформить заявление на плановый или дополнительный отпуск и отправить его в DIRECTUM на согласование. Кроме того, на портале есть функция бронирования переговорных. Сейчас этот блок перерабатывается для интеграции с модулями «Поручения» и «Совещания».  

Результаты проекта

«Поручения» стали самым используемым модулем. После ввода в эксплуатацию, в конце 1 квартала 2016 года:

• количество просроченных поручений сократилось на 30%;
• число невыполненных поручений снизилось с 13 до 8 в квартал.

С развитием корпоративного портала

• стало проще вести групповую работу и коммуникации
• меньше тратится время на оформление заявлений
• повышается вовлеченность работников в обсуждение различных проектов и жизнь общества в целом.

Команда проекта

Всего в выполнении проекта было занято 3 разработчика.

Руководитель проекта – Олег Омельченко, начальник управления информационно-управляющих систем.

Проект был выполнен за 6 месяцев.