DIRECTUM набирает обороты в Bridgestone

Компания Бриджстоун – один из мировых лидеров производства шин в Японии с 1953 года. На протяжении своего развития продукция получили признание таких ведущих автогигантов, как Mercedes, BMW, Ferrari.

Россия является одним из ключевых рынков долгосрочной стратегии развития. В 1998 году основана дочерняя компания Бриджстоун СНГ со штаб-квартирой в Москве, а в 2016 году открыт завод по выпуску шин в Ульяновске.

Предпосылки автоматизации

До внедрения DIRECTUM юридический документооборот компании был автоматизирован частично. Такая автоматизация с одной стороны, упрощала ряд рабочих моментов, а с другой провоцировала появление новых: в процессе согласования возникали ситуации, которые усложняли задачи по контролю сроков окончания договорных обязательств с контрагентами, возврату оригиналов. Большой объем бумажного архива не позволял оперативно найти необходимые документы. В связи с большим количеством сопроводительной документации, возможны были сложности при согласовании новых контрагентов.

Желание руководства компании повысить эффективность и улучшить прозрачность и контролируемость процесса работы с договорами стало основанием для внедрения полноценного программного комплекса. Внедряемое решение должно было обеспечить сохранность договорных документов, исключить возможность их потери и сократить сроки согласования.

Критерии выбора

При выборе ECM-системы мы ориентировались на удобство работы, репутацию вендора и функциональность решения. Основными требованием к решению были:

• прозрачность рабочих процессов с возможностью контроля за ситуацией в любой точке согласования
• удобство хранения и поиска требуемой информации  
• гибкие настройки пользовательских прав при работе с контентом
• удобство локального администрирования процессов согласования
• возможность интеграции с корпоративным каталогом пользователей

Рабочая группа, в которую входили специалисты финансового, юридического и ИТ- отделов рассматривала несколько программных решений в качестве кандидатов на внедрение. Почему выбрали именно DIRECTUM? Во-первых, в ходе демонстрации мы убедились в соответствии функционала системы нашим потребностям. Во-вторых, некоторые из наших контрагентов работают в этой программе, что говорит о ее распространённости и популярности на рынке автоматизации внешнего и внутреннего оборота. В-третьих, затраты на внедрение и поддержку выгодно отличают DIRECTUM от аналогичных решений, предлагаемых глобальными вендорами. Немаловажным фактором также стал успешный опыт внедрения решения в компаниях автомобильной отрасли и производителей шинной продукции.

Задачи и ход внедрения

С помощью системы планировалось реализовать 2 важных процесса:

· согласование нового контрагента;

· согласование договорных документов.

В ходе проектирования было решено разбить внедрение на два стандартных этапа – пилотный проект с ограниченным набором пользователей и циркулирующих документов и полноценный запуск эксплуатацию в масштабах всей компании. В марте 2016 года начался первый этап, в ходе которого были сконфигурированы и развернуты базовые модули и бизнес-решение «DIRECTUM: Управление договорами», заполнены справочники с информацией, проведено обучение и аттестация ключевых сотрудников.

Всего к работе с системой были допущены порядка 30 пользователей. Первые месяцы после запуска ушли на сбор обратной связи от пользователей, устранение мелких недоработок и финализации процессов, но в целом, пилотный проект показал, что система готова к полномасштабному старту.

В апреле 2017 года программу перевели в опытно-промышленную эксплуатацию. На этом этапе уже проявилась необходимость в установке веб-доступа для сотрудников для возможности размещения и согласования договорных документов без привязки к офису. При этом, большая часть работ выполняется сотрудниками в десктоп-клиентах.

Результат перехода на DIRECTUM

Автоматизация документооборота сделала согласование ровно таким, каким его хотело видеть руководство компании - прозрачным и контролируемым. Значительным образом сократилось время подготовки договоров. Появилась возможность оперативного поиска нужной информации, отслеживания возврата оригиналов, структурированного хранения документов в электронном архиве.

Помимо этого, согласно технического задания, организован и внедрен процесс согласования нового контрагента. Прежде чем в системе будет размещен договор на согласование с новым контрагентом, соответствующий контрагент должен пройти предварительную проверку внутренними департаментами компании. Пока поставщик не будет утвержден в системе, размещение договора не представляется возможным.

В DIRECTUM работают более 100 пользователей. Информационная система полностью переведена на английский язык, поскольку существенная часть топ-менеджмента и ответственных за согласование использует этот язык в качестве основного. С момента внедрения заведено более 2000 документов, постоянно растет пользовательская база и реестр контрагентов.

Развитие проекта

С 2017 года программный комплекс активно используется в московском офисе и регионах. По результатам работы рассматривается возможность масштабировании договорного процесса на заводе компании в Ульяновске. Также в планах руководства автоматизировать посредством DIRECTUM ряд других важных бизнес-процессов.