Оптимизация процесса заключения типовых договоров

Задача

В нашей компании договор до его подписания и передачи контрагентам проходит целый ряд согласований и утверждений, поочередно попадая юристам, бухгалтерам, руководителям других отделов, финансовому и техническому директорам и, наконец, генеральному директору. При этом каждый из участников процесса может внести правки и замечания. При такой системе согласование может занимать длительное время.

Для ускорения согласования договоров были разработаны типовые формы. К типовым отнесены договоры, которые заключаются один раз в год, и в них не меняются условия и формулировки.

Использование типовых форм исключает необходимость согласовывать созданные на их основе контракты, с отделами, которые участвовали в их разработке и утверждении, что значительно  сократило бы время уходящее на подписание договоров в СЭД "Directum" и передачу контрагентам.

Для реализации данной идеи были поставлены следующие задачи:

• реализовать генерацию документов на основе загруженных в СЭД шаблонов;

• защитить определенные части сгенерированных документов от редактирования пользователями;

• реализовать возможность предпросмотра документа. При вводе данных в поля формы, изменения, в области предпросмотра должны отображаться мгновенно.

Описание решения

Изначально все казалось просто, в голову пришло тривиальное решение: разработать мастер действий и с помощью макетов генерировать документы. Но большая часть типовых форм договоров составлена на двух языках: русский-английский, казахский, французский или немецкий. И решение с использованием мастера действий сразу отпало, так как платформа IS-Builder не поддерживает UNICODE, соответственно, если обрабатывать текст, который ввел пользователь, в коде, на выходе у нас получиться документ, в котором спецсимволы будут заменены на знак вопроса, и таких символов в текстах на казахском и французском языках большое количество. Исходя из этого, было принято написать дополнительное приложение на C#.

Приложение назвали "Генератор документов на основе шаблонов", запускается из DIRECTUM с помощь сценария. Главное окно приложения представляет собой область с кнопками, каждая из которых соответствует определенному подразделению.

При выборе подразделения, формируется список из доступных шаблонов и отображается в отдельном окне.

После выбора шаблона, открывается окно "Заполнение шаблона и генерация документа", в котором пользователь вводит данные. Окно разбито на две части, слева расположены поля для ввода, справа область предпросмотра документа.

Все поля в левой части генерируются динамически с использованием возможностей Office Open XML. Предпросмотр документа реализован с помощью WebBrowser. При переходе пользователя к полю, WebBrowser прокручивает страницу к области, которую в данный момент редактируют, и выделяет её красным цветом (или любым другим, который указывается в настройках). После заполнения всех полей пользователь генерирует документ. Области документа, которые нельзя редактировать, защищены паролем стандартными средствами Microsoft Office Word.

После генерации имеется возможность указать сопроводительные документы в отдельном окне.

После того, как договор оформлен, приложения добавлены, составленный пакет документов отправляется в СЭД, далее начинает работать стандартная логика: создается задача по соответствующему типовому маршруту, в которую вкладываются данные документы, и отображается пользователю, для того чтобы он мог все перепроверить и запустить договор на согласование.

Все настройки и константы для работы данной программы, указываются в небольшой консоли. В ней, для каждой типовой формы, настраиваются списки согласующих и утверждающий, которые передаются в СЭД при создании задачи.

Результаты применения решения

• Общее количество типовых форм договоров - 245.
• Договоры, которые теперь создаются на основе типовых форм, согласовываются значительно быстрее.
• Снижена нагрузка на отделы-разработчики типовых форм, которые исключены из списка визирующих.

Демонстрация работы приложения