Внедрение СЭД DIRECTUM в Екатеринбургском Муниципальном банке

О компании

Екатеринбургский муниципальный банк был открыт   25.11.1994.

ПАО «Банк «Екатеринбург» — фининститут с участием в капитале муниципальных властей в лице местного Департамента имущества. Деятельность банка сосредоточена в границах Свердловской области. Основными направлениями бизнеса являются розничное кредитование, обслуживание и кредитование организаций из сфер строительства и операций с недвижимостью, торговли, транспорта. В числе клиентов банка различные муниципальные организации и предприятия.

Цели и задачи проекта

Основная цель внедрения системы DIRECTUM – повышение эффективности процессов управления за счет:

• сокращения бумажного документооборота;
• повышения исполнительской дисциплины;
• сокращения времени на создание и поиск документов;
• сокращения возможности потери документов;
• повышения взаимозаменяемости сотрудников.

Задачи и процессы, выделенные к автоматизации и реализации на данном этапе:

• Регистрация и рассмотрение и исполнение входящих документов.
• Согласование и регистрация исходящих документов.
• Согласование, ознакомление распорядительных документов.
• Работа с внутренними документами.
• Согласование внутренних нормативных документов.
• Формирование отчетов по исполнению поручений.
• Организация работы с обращениями клиентов.
• Интеграция с АБС банка.
• Интеграция с Business Studio (Далее BS).
• Организация Web-доступа.

Решения и ход проекта

Работы по проекту стартовали в январе 2017г. и были завершены к июлю 2017г.

Процессы канцелярии

В первую очередь были настроены и модифицированы под требования банка процессы классической канцелярии. В рамках реализации данных процессов были модифицированы 4 ТКЭД и настроены 5 типовых маршрутов по согласованию и рассмотрению документов.

За время работы системы  было создано и зарегистрировано:

Согласование нормативно-правовых документов банка 

В рамках разработки данного процесса были реализованы:

• Справочник «Внутренние нормативные документы»
• ТКЭД «Внутренние нормативные документы»
• Типовой маршрут «Согласование и регистрация нормативных документа»

Данное решение позволяет согласовывать новые нормативные документы банка или новые редакции и изменения к существующим нормативным документам. При согласовании нового документа решение позволяет указывать список отменяемых нормативных документов.

После подписания и утверждения нормативного документа или изменений к нему осуществляется автоматическая регистрация нормативных документов в справочнике «Внутренние нормативные документы», или добавление изменений к существующей записи справочника. Если при согласовании нового нормативного документа происходит отмена старых нормативных документов, то их статус автоматически меняется на «отменен». Автоматически меняются стадии ЖЦ  у согласованных ранее документов, при подготовке новой редакции, изменений текущей редакции  и отмене всего документа.

После регистрации нормативного документа или изменений к нему, все данные об изменениях передаются в Business Studio.

Количество согласованных и зарегистрированных внутренних нормативных документов:

Интеграция с BusinessStudio

Интеграция включает:

1. Синхронизацию данных справочника «Подразделения»
2. Синхронизацию данных справочника «Работники»
3. Синхронизацию данных справочника «Должности»
4. Загрузка  данных справочника «Дерево проектов»
5. Загрузку исторических данных: загрузка всех действующих нормативных документов из BS в DIRECTUM
6. Автоматическая передача согласованных и утвержденных в DIRECTUM нормативных документов или изменений к ним в BS и их публикация на портале банка.

Все работы по интеграции с BS велись в тесном взаимодействии с сотрудниками банка, отвечающими за ведение и развитие BS, внедрение и развитие системы DIRECTUM, а так же ИТ-специалистами банка.

Самой трудоемкой, в части интеграции с BS, является задача по передаче данных о согласованных нормативных документах из DIRECTUM в BS. Первоначально планировалось использовать штатный механизм загрузки данных в BS – формирование Excel-файла в формате необходимом для загрузки в BS и его передача штатному механизму загрузки данных. Но от этого решения пришлось отказаться, по следующим причинам:

• Штатный механизм BS не умеет принимать данные в невизуальном режиме;
• BS, используемая в банке, существенно доработана и стандартный механизм не позволяет загрузить данные в той части, которую коснулась модификация BS под задачи банка.

После нескольких неудачных попыток использовать различные штатные механизмы интеграции с BS, было принято решение передавать данные на уровне БД. Во временную таблицу обмена записываются данные из DIRECTUM, а затем эти таблицы мониторятся дополнительной утилитой и при занесении в них новых данных, данные записываются в BS.

Разработка по выгрузке данных из DIRECTUM в таблицы реализовывалась силами исполнителя, а загрузка в соответствующие таблицы в BS была реализована ИТ-специалистами банка.  

Организация работы с обращениями клиентов

Проведя анализ требований заказчика, было принято решение разработать модуль по рассмотрению обращений клиентов специально для банка и не использовать стандартный модуль «Обращение граждан и организаций».

В рамках разработки данного процесса были реализованы:

• Справочник «Обращения клиентов»
• ТКЭД «Обращения клиентов»
• Мастер действий «Регистрация обращений»
• Типовой маршрут «Рассмотрение обращений клиентов»
• Типовой маршрут «Исполнение обращений клиентов»

Процесс регистрации обращений усложнялся тем, что существует несколько каналов подачи обращений в банк.

Схема подачи обращения в банк

В случае поступления заявления по почте или личной передачи в отдел документооборота, заявление сразу регистрируются сотрудниками отдела документооборота Банка и передаются на исполнение в ответственное подразделение.

Заявление, поданное в личном кабинете заявителя с помощью интернет-сервиса или через сайт банка автоматически регистрируется в DIRECTUM, затем поступает в отдел документооборота на проверку и назначение ответственного за рассмотрение.

Заявление, поданное через ОПЕРУ регистрируются и сразу направляются на рассмотрение и исполнение.

Итого за время работы системы с июня 2017 было зарегистрировано 7 704 обращения:

Интеграция с АБС Банка

Интеграция с АБС делится на 2 задачи:

1. Загрузка и обновление данных о клиентах в CЭД DIRECTUM.
2. Открытие в АБС документов, связанных с клиентом в DIRECTUM.

Интеграция в части передачи данных о контрагентах реализована при помощи сценария, запускаемого по расписанию. Сценарий автоматически обновляет данные по существующим клиентам, если данные были изменены, или заносит новых клиентов в DIRECTUM, если он был создан в АБС.

На стороне АБС, если данные были изменены или создан новый клиент, формируются таблицы, в отдельной БД, с информацией о клиентах. Сценарий DIRECTUM мониторит изменения в таблице и записывает данные в справочник «Организации» системы DIRECTUM.

Промежуточная БД с таблицами создается и заполняется данными из АБС силами Заказчика.

Доступ к промежуточной БД из СЭД осуществляется посредством драйвера Oracle ODBC Drivers for Oracle 11.

Для открытия из АБС документов, находящихся в СЭД DIRECTUM, были реализованы 2 сценария:

• Досье клиента: осуществляет поиск всех документов, по переданной в сценарий информации о клиенте и открывает окно поиска DIRECTUM с результатами. Отображаются все документы, в которых в любом из реквизитов указан данный заявитель.
• Обращения клиентов: осуществляет поиск всех документов, по переданной в сценарий информации о клиенте и открывает окно поиска DIRECTUM с результатами. Отображаются все документы, в которых в любом из реквизитов указан данный заявитель и документ имеет тип карточки «Обращение клиента»

Заказчиком на стороне АБС реализованы кнопки в карточке клиента с вызовом сценариев DIRECTUM.

Общая схема интеграции всех систем и компонентов

Организация Web-доступа

Все процессы, реализованные в DIRECTUM, были настроены так же и для работы в Web – доступе, включая открытие записей справочников «Обращения клиентов» и «Нормативные документы», а так же регистрацию обращений с использованием мастера действий «Регистрация обращений».

Результат внедрения

Спустя пол года работы системы в Банке сотрудники отмечают, что процессы стали более прозрачными и контролируемыми, вырабатывается новая культура работы с документами. Руководители банка отмечают, что с внедрением системы повысился уровень качества работы и скорость обработки документов.

Развитие системы не стоит на месте, благодаря высокой квалификации сотрудников отвечающих за развитие системы, банком самостоятельно уже было разработано и внедрено несколько процессов по согласованию и исполнению документов.

Планируется проведение работ по автоматическому занесению всей базы документов по клиентам в СЭД DIRECTUM. Для этого: на стороне АБС банка будут формироваться документы со штрих-кодом в заданном формате, содержащими информацию о виде и типе документа, и информацию о клиенте, по которому документ создан. На стороне DIRECTUM сканированный документ будет автоматически создается в системе с определенным типом карточки и видом документа и подкрепляется к указанному клиенту.

Так же планируется формировать штрих-коды для уже существующих досье клиента для занесения их в DIRECTUM.

Цифры проекта:

1. Пользователей работающих в системе – 295
2. Создано задач – 40 769
3. Документов (без обращений и ВНД) – 24 825
4. Создано и зарегистрировано внутренних нормативных документов – 761
5. Создано и зарегистрировано обращений - 7 704

Команда

Со стороны заказчика:

• Куратор проекта: Павлов Алексей Михайлович
• Руководитель проекта: Татарченкова Ирина Александровна

Рабочая группа:

• Каёта Максим Григорьевич
• Богурова Юлия Геннадьевна
• Лысова Екатерина Сергеевна
• Чечулина Елена Георгиевна
• Томин Виталий Владимирович

Со стороны исполнителя:

• Куратор проекта: Старков Дмитрий Юрьевич
• Руководитель проекта: Смолина Анастасия Викторовна
• Разработчик: Гладких Владимир Николаевич

Хочется отметить слаженность команды со стороны Заказчика. Большая часть задач и целей могла быть достигнута, только при своевременном выполнении работ не только на стороне DIRECTUM Исполнителем, но и Заказчиком на стороне интегрируемых систем.  Все сотрудники, отвечающие за свои процессы, предоставляли полную информацию и в срок, всегда были готовы к дополнительным нагрузкам по тестированию или по обсуждению ситуаций и проблем,   возникающих по ходу проекта. Решения всегда принимались быстро, что позволило в достаточно короткий срок реализовать задачи, достичь поставленных целей и  добиться результата, при котором система помогла добиться качественного изменения в уровне работы сотрудников Банка.