СЭД DIRECTUM используется с 2009 года для создания единого информационного пространства Финансового университета и адекватной информационно-технологической поддержки учебного и научного процессов, а также внутреннего обеспечения документооборота.
С присоединением в 2012-2013 гг. пяти образовательных учреждений, реализующих программы высшего, среднего и дополнительного профессионального образования, Финансовый университет стал одним из крупнейших учебных и научных комплексов России.
Как результат, общее число студентов возросло в 5 раз – с 18 тысяч до 90 тысяч (конец 2012 г.). Соответственно, увеличились и масштабы ИТ-инфраструктуры, причем мы унаследовали множество разноплатформенных решений. Естественно, возникла необходимость подключения к СЭД DIRECTUM новых подразделений, а также ее внедрение в филиалах. Существенно выросло и число пользователей, количество документов и процессов.
Именно в это время особенно возросла значимость СЭД DIRECTUM для университета. Были поставлены новые задачи по совершенствованию и оптимизации внутренних процессов и получения максимального эффекта от автоматизации.
Первой задачей проекта, поставленной в 2014 г., было создание типовых маршрутов и типовых форм документов для согласования проектов приказов и распоряжений, прежде всего, для эффективной реализации учебного процесса на факультетах.
Эти требования были реализованы на базе системы DIRECTUM.
В настоящее время типовыми маршрутами прохождения различных видов документов (приказов, распоряжений, калькуляций, докладных записок) обеспечены практически все структурные подразделения университета,расположенные в 10-ти учебных корпусах Москвы и в филиалах Финуниверситета, находящихся в разных, в том числе и удаленных, регионах России.
За 2017 год было вновь создано, закрыто или переработано 320 унифицированных форм документов и 723 маршрута.
Инициаторами проекта стали руководитель секретариата и Управление делопроизводства и архива (УДиА),
исполнителями – отдел разработки документов по делопроизводству и технической поддержки СЭД УДиА.
Сроки: начало 2014 г., процесс продолжается.
Отзывы пользователей в случае нештатных ситуаций и предложение УДиА создать документ на бумажном носителе: «А как это?». |
Основной задачей проекта стала необходимость предоставления возможности рассмотрения документов и создание поручений в режиме реального времени с использованием iPad ректором Финансового университета и лицами из состава ректората, которым делегировано такое право.
Инициаторами проекта и разработчиками алгоритма стали руководитель секретариата, Управление делопроизводства и архива (УДиА), Отдел контроля исполнения поручений.
Исполнители и разработчики – ООО «Галактика ИТ».
Сроки:1 этап – июнь – октябрь 2014 г.
2 этап –сентябрь 2016 г. – сентябрь 2017 г.
Для работы ректора и руководителя секретариата с 2014 года использовалось решение iDecideDocuments для iPad. В апреле 2016 г. был выполнен переход на новую версию 5.2 DIRECTUM и в сентябре того же года на новое мобильное решение DIRECTUM Solo для iPad. Финансовый университет стал первым использовать это решение, и доработки мобильного приложения Solo для iPad проводились корпорацией «DIRECTUM» именно на нашем опыте использования.
Особенности процесса управления поручениями и контроля исполнительской дисциплины, заложенные в ЕСУПКИД:
Ректор Финансового университета с использованием Solo для iPad получил новый удобный инструмент, который позволяет ему дополнительно:
Рассмотрение документов ректором с планшета в ЕСУПКИД
УДиА регулярно проводит обучение пользователей Финуниверситета основам делопроизводства и работе в СЭД DIRECTUM, в том числе и в рамках программ повышения квалификации.
Программа «Делопроизводство в образовательной организации высшего образования. Современные технологии делопроизводства и архива предприятия. СЭД DIRECTUM», 19-21 декабря 2017 г.
Результатом использования системы DIRECTUM и мобильных приложений является создание современной комплексной автоматизированной системы управления университетом и оптимизации процессов принятия управленческих решений. Автоматизированы отчетные процедуры в соответствии с комплексом электронных административных и учебных регламентов.
Электронный документооборот охватил практически все ключевые процессы вуза, и сегодня с документами в системе, в том числе через веб-доступ во всех филиалах, работают 1300 пользователей.
В настоящее время ректор практически полностью рассматривает входящие документы и создает поручения через мобильное приложение Solo для iPad, что является определяющим в работе Управления делопроизводства и архива.
Надеемся, что функционал решения DIRECTUM Solo будет динамично развиваться, и в ближайшее время появятся новые востребованные функции, в том числе механизм по визуализации и анализу исполнения поручений ректора, а также возможности мониторинга текущей деятельности с показателями и индикаторами развития в режиме реального времени, так необходимый для совершенствования управления современного университета.
Обсудите реализацию с экспертом Directum
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий