DirectumRX в БДО Юникон на Кубке конфедераций 2017

Успешный проект

О компании

БДО Юникон входит в международную консалтинговую группу BDO в 162 странах. Начиная с 1989 года БДО Юникон оказывает аудиторские услуги и консультирует крупные компании по вопросам налогообложения, права, финансов. Команда БДО Юникон в России сегодня - это 1500 профессионалов во всех областях знаний.

Задача проекта и выбранное решение

На время проведения Кубка конфедераций FIFA 2017 БДО Юникон, как аудитору соревнований, требовался ИТ-сервис для проверки отчётных документов, предоставляемых поставщиками соревнований, и совместной работы с итоговыми отчётами, представляемыми оргкомитету АНО 2018.

БДО Юникон выбрали облачную платформу DirectumRX, а специалисты Directum в короткий срок создали на базе DirectumRX сервис для исполнения процедур операционного, финансового и кадрового контроля, включая:

•    подготовку и проверку документов от поставщиков;
•    подготовку и согласование отчетов для оргкомитета;
•    контроль исполнительской дисциплины участников;
•    обработку и хранение документов.

Удаленные сотрудники использовали приложение DIRECTUM Jazz для работы с сервисом. Сотрудники без доступа к клиентскому приложению DirectumRX работали с сервисом через электронную почту.

Помимо сервиса для обработки отчётных документов, БДО Юникон использовали стандартные возможности DirectumRX: автоматический поиск, отчёты с историей изменений, виджеты с визуализацией ключевых показателей, разграничение прав доступа к документам.

Описание решения

Пользователи работают с обложкой Data Room, которая содержит опции для настройки и исполнения процедур контроля. 

Сервис запрашивает документы для проверки по расписанию. Для каждой области контроля, поставщика и вида документа пользователи настраивают требуемую периодичность запроса, запрашивают документы для проверки. Задания с запросом документов или на предоставление отчетов пользователи могут инициировать самостоятельно, но для удобства было создано особое расписание – в заданное время задачи отправляются от имени пользователя автоматически. Соответственно, расписание содержит информацию об участниках процесса, периодичности старта и дополнительные параметры.

Помимо справочника с расписанием, настроены и заполнены еще два – «Сотрудники» и «Роли». Всего в решении обозначено 69 ролей, и в соответствии с ролью пользователям предоставляется доступ к определенным папкам и документам.

Сервис использовали на всех площадках соревнований – в Москве, Санкт-Петербурге, Казани и Сочи.

Пользователи без доступа к сервису работали через электронную почту с любых устройств. Входящее задание для пользователя, включая вложенные документы, дублируется электронным письмом. Получатель письма, выступающий исполнителем, формирует ответное письмо, внеся требуемую информацию в текст письма и/или добавив вложение. Получатель письма, выступающий согласующим, помимо этого подтверждает или отклоняет входящий запрос, нажав требуемую кнопку в письме. Сервис обрабатывает ответное письмо, сохраняя его содержимое.

Мобильность

Мобильное приложение Jazz поддерживает функциональные возможности desktop-клиента и обладает простым интерфейсом, поэтому участники взаимодействия быстро его освоили и часто работали со смартфонов. Стартовать задачи, рассматривать документы и отчеты, вносить правки и оставлять комментарии в документах – все эти работы могли выполняться удаленно и даже при временном отсутствии подключения к интернету.

Прозрачность

Чтобы увидеть наглядную картину по загрузке и состоянию задач подчиненных, достаточно составить отчет в разрезе ролей сотрудников с указанием сроков периода. В отчёт попадают все задания с плановым сроком выполнения в указанный период. Если роли не указываются, то в отчёте отображается общая исполнительская дисциплина по всем сотрудникам. Все отчеты формируются и хранятся в формате .XLSX, т.е. имеют вид стандартных таблиц Microsoft Excel.

По процедуре контроля, поставщику и/или виду документа аудитор настраивает периодичность отправки запроса на получение документов для проверки. По настроенному расписанию сервис отправляет запрос ответственному исполнителю на стороне поставщика. Запрос можно инициировать в ручном режиме.  Доступ к документам, обрабатываемым в сервисе, четко разграничивается по роли пользователя. На основании зон ответственности и функциональных обязанностей настроено 70 ролей.

Результаты применения решения

Руководители полностью контролируют работу, видят свои процессы в реальном времени, понимают актуальный статус документов. Сервис фиксирует все изменения документов и задач сотрудников; позволяет просматривать историю изменений, формировать отчёты в разрезе дат, оргструктуры, направления деятельности и ролей в процессе.

Полная история работы с документами и задачами, отчеты по исполнительской дисциплине помогают контролировать деловые процессы. Имея возможность наблюдать за этапами работ, руководители могут своевременно подключаться к решению вопросов.

Михаил Шерстобитов, старший директор БДО Юникон:

«Простой неперегруженный интерфейс, интеграция с офисным пакетом Microsoft Office и полезная справочная информация – эти факторы позволили пользователям быстро адаптироваться к работе в системе. По своему усмотрению мы могли конфигурировать решение – вносить изменения в настройки. Решение доказало свою работоспособность на мобильных устройствах. Также к неоспоримым плюсам системы стоит отнести возможность работы в диалоговом окне почтового клиента.

Достигнуты поставленные цели проекта: в удобном режиме организован запрос данных, создано единое хранилище документов с группировкой по папкам и разграничением доступа, а руководство получило инструмент контроля исполнительской дисциплины».

Систему положительно оценили в организационном комитете Кубка конфедераций 2017, и в перспективе решение может использоваться в ходе Чемпионата мира по футболу 2018.