Оценка функциональности DIRECTUM: 146 баллов из 150!

Об университете 

Донской государственный технический университет – опорный многопрофильный вуз Ростовской области, включенный в 2016 году Министерством образования и науки РФ в четверку наиболее успешных ВУЗов страны. Ведет более 200 направлений подготовки бакалавриата, специалитета и магистратуры, которые востребованы на предприятиях машиностроения, авиастроения, приборостроения, металлургии, сельхозмашиностроения и военно-промышленного комплекса юга России. В составе учреждения 225 подразделений, 24 факультета и 6 филиалов.

Также ДГТУ готовит иностранных граждан для обучения в вузах России. В рамках международного сотрудничества на базе университета открыт единственный в России Болонский клуб, членами и партнерами которого являются ведущие вузы РФ и Европы, а также международные компании и организации.

Задачи проекта

В университете разработана программа развития ВУЗа до 2020 года. Согласно ей, в рамках мероприятий, посвященных внедрению системы электронного документооборота, к этому времени должны быть автоматизированы следующие процессы: 

• Контроль и учет исполнения документов.
• Автоматизация работы руководителей и канцелярии (входящие документы, служебные записки, согласование приказов, ведение закупочной деятельности, контроль ключевых показателей развития университета).
• Полное электронное взаимодействие административных и учебных подразделений.

Выбор информационной системы

До 2016 года регламенты, инструкции, положения о делопроизводстве, хранились в бумажном виде. В отдельных подразделениях на усмотрение руководителя существовала точечная автоматизация хранения и исполнения документов. Со временем такая организация процессов доказала свою неэффективность, появилась необходимость в создании единого информационного поля.

Среди возможных вариантов рассматривались 5 наиболее распространенных ECM-систем. Оценка функциональных возможностей проводилась по 50 параметрам, среди них:

• Типовое делопроизводство: организационно-распорядительная документация - входящие, исходящие, приказы, распоряжения и т.д. Выдача распоряжений, контроль исполнения.
• Наличие решения по управлению договорами и закупками.
• Наличие решений по классическому делопроизводству. 
• Наличие решений по организации распределенных/филиальных решений, возможностей взаимодействия инсталляций систем.
• Клиент для мобильных устройств на платформах Android, IOS, Windows.
• Принцип открытости для интеграции с другими информационными системами. Архитектура системы должна поддерживать возможность интеграции со сторонними системами посредством механизма обмена структурированными данными, а также с использованием веб сервисов.

Для тестирования программ была собрана экспертная группа. В ходе оценки эксперты присуждали каждому программному решению от 1 до 3 баллов, где 3 – наиболее высокая оценка. По его результатам информационная система DIRECTUM получила 146 из 150 возможных баллов, что означало ее практически полное соответствие требованиям заказчика.

Ход внедрения и его результаты

В 2016 году запущен проект с поэтапным внедрением решения. На первоначальном этапе проводилась тестовая эксплуатация. Подготовлен регламент по делопроизводству в части использования системы и обучающие материалы, соответствующие руководства для обучения новых сотрудников университета. В общей сложности проведено 16 семинаров и более 200 индивидуальных обучений. 

На сегодняшний день завершены работы по второму этапу внедрения системы на базе платформ DIRECTUM. 

Автоматизированы процессы:

• Работа с входящими документами;
• Обработка служебных записок;
• Согласование приказов.

Проведено исследование по результатам работы 1-го этапа, подготовлен полноценный технический проект, развернута сетевая инфраструктура. Общее количество задач превышает показатель в 50 000, а документов уже около 10 000 единиц.

Осуществлен переход на редакцию платформы Directum Enterprise. Приобретено дополнительно 50 клиентских лицензий платформ и установлено необходимое программное обеспечение в 177 подразделениях, что в итоге составляет около 70% от общего числа. Установлен коннектор 1С, позволяющий загружать и выгружать данные из Directum в программу на платформе «1С: Предприятие».

Сотрудники университета активно работают через мобильные приложения: Directum Solo используют топ-менеджеры (ректор, проректоры и отдельные начальники управлений), Jazz -  руководители подразделений (отделы и остальные управления).

В планах

В планах также использование электронных подписей, массового ввода, штрихкодирования и других технологий. С 1 февраля 2018 г. начнется согласование приказов в новой системе. В течение года Университет планирует последовательный переход на полное электронное взаимодействие.