Оценка функциональности DIRECTUM: 146 баллов из 150!
330
пользователей
30
ТОП-менеджеров
10
команда проекта
> 50 000
задач
> 10 000
документов
6 мес.
срок выполнения

Заказчик: Донской государственный технический университет

Исполнитель: ООО "Интеллектика"

Оценка функциональности DIRECTUM: 146 баллов из 150!

Об университете 

Донской государственный технический университет – опорный многопрофильный вуз Ростовской области, включенный в 2016 году Министерством образования и науки РФ в четверку наиболее успешных ВУЗов страны. Ведет более 200 направлений подготовки бакалавриата, специалитета и магистратуры, которые востребованы на предприятиях машиностроения, авиастроения, приборостроения, металлургии, сельхозмашиностроения и военно-промышленного комплекса юга России. В составе учреждения 225 подразделений, 24 факультета и 6 филиалов.

Также ДГТУ готовит иностранных граждан для обучения в вузах России. В рамках международного сотрудничества на базе университета открыт единственный в России Болонский клуб, членами и партнерами которого являются ведущие вузы РФ и Европы, а также международные компании и организации.

Задачи проекта

В университете разработана программа развития ВУЗа до 2020 года. Согласно ей, в рамках мероприятий, посвященных внедрению системы электронного документооборота, к этому времени должны быть автоматизированы следующие процессы: 

  • Контроль и учет исполнения документов.
  • Автоматизация работы руководителей и канцелярии (входящие документы, служебные записки, согласование приказов, ведение закупочной деятельности, контроль ключевых показателей развития университета).
  • Полное электронное взаимодействие административных и учебных подразделений.

Выбор информационной системы

До 2016 года регламенты, инструкции, положения о делопроизводстве, хранились в бумажном виде. В отдельных подразделениях на усмотрение руководителя существовала точечная автоматизация хранения и исполнения документов. Со временем такая организация процессов доказала свою неэффективность, появилась необходимость в создании единого информационного поля.

Среди возможных вариантов рассматривались 5 наиболее распространенных ECM-систем. Оценка функциональных возможностей проводилась по 50 параметрам, среди них:

  • Типовое делопроизводство: организационно-распорядительная документация - входящие, исходящие, приказы, распоряжения и т.д. Выдача распоряжений, контроль исполнения.
  • Наличие решения по управлению договорами и закупками.
  • Наличие решений по классическому делопроизводству. 
  • Наличие решений по организации распределенных/филиальных решений, возможностей взаимодействия инсталляций систем.
  • Клиент для мобильных устройств на платформах Android, IOS, Windows.
  • Принцип открытости для интеграции с другими информационными системами. Архитектура системы должна поддерживать возможность интеграции со сторонними системами посредством механизма обмена структурированными данными, а также с использованием веб сервисов.

Для тестирования программ была собрана экспертная группа. В ходе оценки эксперты присуждали каждому программному решению от 1 до 3 баллов, где 3 – наиболее высокая оценка. По его результатам информационная система DIRECTUM получила 146 из 150 возможных баллов, что означало ее практически полное соответствие требованиям заказчика.

Ход внедрения и его результаты

В 2016 году запущен проект с поэтапным внедрением решения. На первоначальном этапе проводилась тестовая эксплуатация. Подготовлен регламент по делопроизводству в части использования системы и обучающие материалы, соответствующие руководства для обучения новых сотрудников университета. В общей сложности проведено 16 семинаров и более 200 индивидуальных обучений. 

На сегодняшний день завершены работы по второму этапу внедрения системы на базе платформ DIRECTUM. 

Автоматизированы процессы:

  • Работа с входящими документами;
  • Обработка служебных записок;
  • Согласование приказов.

Проведено исследование по результатам работы 1-го этапа, подготовлен полноценный технический проект, развернута сетевая инфраструктура. Общее количество задач превышает показатель в 50 000, а документов уже около 10 000 единиц.

Осуществлен переход на редакцию платформы Directum Enterprise. Приобретено дополнительно 50 клиентских лицензий платформ и установлено необходимое программное обеспечение в 177 подразделениях, что в итоге составляет около 70% от общего числа. Установлен коннектор 1С, позволяющий загружать и выгружать данные из Directum в программу на платформе «1С: Предприятие».

Сотрудники университета активно работают через мобильные приложения: Directum Solo используют топ-менеджеры (ректор, проректоры и отдельные начальники управлений), Jazz -  руководители подразделений (отделы и остальные управления).

В планах

В планах также использование электронных подписей, массового ввода, штрихкодирования и других технологий. С 1 февраля 2018 г. начнется согласование приказов в новой системе. В течение года Университет планирует последовательный переход на полное электронное взаимодействие. 

Организация: Донской государственный технический университет
8
Подписаться
Опубликовано:
1 февраля 2018 в 09:05
  • Утверждено
  • 5

Комментарии

Радует, что в нашей стране есть такие прогрессивные ВУЗы, так держать!

Интересно, каких 4 балла не хватило, чтобы DIRECTUM признали полностью соответствующей требованиям ВУЗа.

Круто, что ВУЗ так активно развивается и правилньо подходит к выбору СЭД.

Можно ли подробнее рассказать о том:

1. Как организована интеграция с 1С: Какие данные выгружаются и згружаются? Как используются?

2. Какими функциями мобильных приложений системы DIRECTUM пользуется высшее руководство? Какие задачи чаще всего выполняют? Ведется ли статистика и сбор пожеланий?

Заранее спасибо за ответ :)

Кто входил в комиссию по оценке системы? И какие критерии учитывались?

А еще интересно, почему автоматизированы только входящие документы? Почему согласование, подписание и отправка Исходящих писем не проводится в системе DIRECTUM?

Заранее благодарю за ответ!

Отличная работа и планы на развитие!

Уточните, пожалуйста, внедрение системы DIRECTUM основывается на «коробочных» решениях или же были проведены доработки системы под потребности ВУЗа? Несколько раз встречается по тексту фраза «технический проект», но не увидел того, что он содержит.

Заранее спасибо за ответ!

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий