Внедрение межкорпоративного финансового документооборота в сети обувных салонов "Эконика"

Заказчик: Сеть обувных салонов "Эконика"
Исполнитель: ООО "Центр внедрения документооборота"
Теги:

Успешный проект

О компании

«Эконика» – известная российская обувная сеть для женщин. Коллекции модной обуви, сумок и аксессуаров, представленные в сети, производятся в Италии, Бразилии, на фабриках Индии и Китая. Компания существует на рынке с 1992 года и на сегодняшний день насчитывает 152 салона по всей России и в Казахстане. В 1994 году к успеху начинают подключаться новые партнеры: на основе франчайзинга разработана программа развития собственной сети розничной торговли. С 2001 по 2009 годы «Эконика» была удостоена порядка десяти значимых наград в сфере торговли. В 2012 году компания открыла собственный интернет-магазин shop.econika.ru с доставкой по всей России.

Компания «Эконика» является частью группы компаний «Новард». СЭД «Директум» используется в компаниях группы около 10 лет. Управление внедрением СЭД и система документооборота в «Новард» централизованы. Многие внутренние и общие групповые процессы документооборота автоматизированы в СЭД.

Об исполнителе

«Центр внедрения документооборота» с 2008 года занимается исключительно поставкой и внедрением системы электронного документооборота DIRECTUM. Партнерский статус: партнёр-разработчик, центр сертифицированного обучения. Кроме того компания является партнером компании Директум по внедрению системы юридически значимого электронного документооборота Synerdocs. За время работы центра были разработаны готовые решения, позволяющие в кратчайшие сроки развернуть у заказчика полностью рабочие модули и части функционала:

  • Настройка сквозных бизнес-процессов в компаниях с филиальными сетями
  • Электронной архив документов в масштабе компании
  • Автоматизация делопроизводства
  • Постановка и контроль исполнения поручений
  • Автоматизация договорной работы
  • Согласование счетов и заявок на оплату
  • Подготовка и согласование командировок
  • Управление показателями эффективности, панель индикаторов бизнес-процессов
  • Система автоматизированного тренинга DIRECTUM

Спектр услуг компании позволяет как внедрить СЭД DIRECTUM "с нуля", так и оказывать качественное сопровождение существующих конфигураций системы у заказчиков.

Сроки реализации

Ноябрь 2017 – апрель 2018

Версия системы DIRECTUM

Версия 5.4.2

Бизнес-заказчик

Финансовый департамент

Предпосылки проекта

Перевод в электронный вид юридически значимого документооборота является закономерным этапом развития бизнес-процессов компании. Многочисленные партнеры обращаются в компанию с предложения перевести документооборот с ними в электронный вид. Внутренний документооборот (движение документов между магазинами, филиалами) постоянно оптимизируется с точки зрения уменьшения количества документов, сокращения потребностей в печати. Наступило время, когда возможности такой оптимизации исчерпали себя. И на первый план вышли возможности реализации финансового документооборота в электронном виде.

Цели проекта

  • Сокращение внутреннего и внешнего бумажного документооборота компании.
  • Создание единого хранилища документов: перевод системы хранения в электронный вид.
  • Сокращение трудоемкости документооборота.

Задачи проекта

  1. Создание системы обработки и хранения юридически значимых электронных документов:
  • Перевод юридически значимого документооборота в электронный вид.
  • Автоматизация работы с документами, поступающими в компанию через различные сервисы внешнего электронного документооборота.
  • Автоматизация отправки электронных документов из компании.
  • Структурированное хранение электронных документов.
  • Интеграция с системой бухгалтерского учета 1С.
  • Интеграция с системой управленческого учета Аксапта.
  1. Автоматизация процессов проверки и согласования юридически значимых электронных документов:
  • Формирование комплектов документов (загруженных из сервисов внешнего электронного документооборота).
  • Реализация полного процесса согласования документов.
  • Согласование и утверждение документов с применением квалифицированной электронной подписи.
  • Привязка комплектов документов к структуре хранения (обеспечение быстрого поиска).
  • Автоматизация проверки документов на корректность заполнения и соответствие данным в системе DIRECTUM.

Компоненты

В части организации межкорпоративного электронного документооборота решение включает в себя следующие компоненты:

  • коннектор для интеграции DIRECTUM с учетной системой 1С;
  • модуль «Интеграция с системами обмена» DISI (DIRECTUM Interchange System Integration);
  • коннектор с сервисом обмена Synerdocs, обеспечивающий получение и отправку формализованных электронных документов.

В части формирования финансового архива используются доработанные внутренними силами и с привлечением партнера DIRECTUM, компании «Центр внедрения документооборота», механизмы хранения, поиска и выгрузки электронных документов модуля «Электронный архив финансовых документов».

Схема работы решения

Промежуточные результаты проекта

В процессе внедрения технического решения «Электронный архив финансовых документов» на данный момент достигнуты следующие результаты:

  • Развернута коробочная версия решения без дополнительных модификаций.
  • Документооборот с внешними контрагентами оперативно запущен в опытно-промышленную эксплуатацию.
  • Реализована тестовая загрузка финансовых документов в систему 1С Бухгалтерия.

Ожидаемые результаты реализации проекта

  • Перевод контрагентов на работу с документами в электронном виде (порядка 250 организаций). Процесс должен включать автоматическую загрузку документов в 1С.
  • Перевод внешнего документооборота склада в электронный вид. Непосредственно из WMS –системы в Synerdocs.
  • Перевод документооборота магазинов в электронный вид (непосредственно из системы управления кассой - в Synerdocs).
Номинация: Успешный проект
2
16
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Утверждено 17 1

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Комментарии (1)

Анна Пушина

>Многочисленные партнеры обращаются в компанию с предложения перевести документооборот с ними в электронный вид.

Можно ли узнать подробнее, каким образом была реализована организация работы в роуминге? Используются ли услуги роумингового центра? Проводился ли анализ вариантов организации и если да, то какие критерии выделялись?

Также из предпосылок проекта не совсем понятно, был ли автоматизирован внутренний документооборот? Как осуществлялся обмен юридически-значимыми документами между территориально удаленными единицами?

 

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий

Directum Awards 2024
Какой проект лучше?
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Directum Awards 2024
Спасибо за активность!
Ваш голос принят