Внедрение межкорпоративного финансового документооборота в сети обувных салонов "Эконика"

Заказчик: Сеть обувных салонов "Эконика"

Исполнитель: ООО "Центр внедрения документооборота"

Внедрение межкорпоративного финансового документооборота в сети обувных салонов "Эконика"

Успешный проект

О компании

«Эконика» – известная российская обувная сеть для женщин. Коллекции модной обуви, сумок и аксессуаров, представленные в сети, производятся в Италии, Бразилии, на фабриках Индии и Китая. Компания существует на рынке с 1992 года и на сегодняшний день насчитывает 152 салона по всей России и в Казахстане. В 1994 году к успеху начинают подключаться новые партнеры: на основе франчайзинга разработана программа развития собственной сети розничной торговли. С 2001 по 2009 годы «Эконика» была удостоена порядка десяти значимых наград в сфере торговли. В 2012 году компания открыла собственный интернет-магазин shop.econika.ru с доставкой по всей России.

Компания «Эконика» является частью группы компаний «Новард». СЭД «Директум» используется в компаниях группы около 10 лет. Управление внедрением СЭД и система документооборота в «Новард» централизованы. Многие внутренние и общие групповые процессы документооборота автоматизированы в СЭД.

Об исполнителе

«Центр внедрения документооборота» с 2008 года занимается исключительно поставкой и внедрением системы электронного документооборота DIRECTUM. Партнерский статус: партнёр-разработчик, центр сертифицированного обучения. Кроме того компания является партнером компании Директум по внедрению системы юридически значимого электронного документооборота Synerdocs. За время работы центра были разработаны готовые решения, позволяющие в кратчайшие сроки развернуть у заказчика полностью рабочие модули и части функционала:

  • Настройка сквозных бизнес-процессов в компаниях с филиальными сетями
  • Электронной архив документов в масштабе компании
  • Автоматизация делопроизводства
  • Постановка и контроль исполнения поручений
  • Автоматизация договорной работы
  • Согласование счетов и заявок на оплату
  • Подготовка и согласование командировок
  • Управление показателями эффективности, панель индикаторов бизнес-процессов
  • Система автоматизированного тренинга DIRECTUM

Спектр услуг компании позволяет как внедрить СЭД DIRECTUM "с нуля", так и оказывать качественное сопровождение существующих конфигураций системы у заказчиков.

Сроки реализации

Ноябрь 2017 – апрель 2018

Версия системы DIRECTUM

Версия 5.4.2

Бизнес-заказчик

Финансовый департамент

Предпосылки проекта

Перевод в электронный вид юридически значимого документооборота является закономерным этапом развития бизнес-процессов компании. Многочисленные партнеры обращаются в компанию с предложения перевести документооборот с ними в электронный вид. Внутренний документооборот (движение документов между магазинами, филиалами) постоянно оптимизируется с точки зрения уменьшения количества документов, сокращения потребностей в печати. Наступило время, когда возможности такой оптимизации исчерпали себя. И на первый план вышли возможности реализации финансового документооборота в электронном виде.

Цели проекта

  • Сокращение внутреннего и внешнего бумажного документооборота компании.
  • Создание единого хранилища документов: перевод системы хранения в электронный вид.
  • Сокращение трудоемкости документооборота.

Задачи проекта

  1. Создание системы обработки и хранения юридически значимых электронных документов:
  • Перевод юридически значимого документооборота в электронный вид.
  • Автоматизация работы с документами, поступающими в компанию через различные сервисы внешнего электронного документооборота.
  • Автоматизация отправки электронных документов из компании.
  • Структурированное хранение электронных документов.
  • Интеграция с системой бухгалтерского учета 1С.
  • Интеграция с системой управленческого учета Аксапта.
  1. Автоматизация процессов проверки и согласования юридически значимых электронных документов:
  • Формирование комплектов документов (загруженных из сервисов внешнего электронного документооборота).
  • Реализация полного процесса согласования документов.
  • Согласование и утверждение документов с применением квалифицированной электронной подписи.
  • Привязка комплектов документов к структуре хранения (обеспечение быстрого поиска).
  • Автоматизация проверки документов на корректность заполнения и соответствие данным в системе DIRECTUM.

Компоненты

В части организации межкорпоративного электронного документооборота решение включает в себя следующие компоненты:

  • коннектор для интеграции DIRECTUM с учетной системой 1С;
  • модуль «Интеграция с системами обмена» DISI (DIRECTUM Interchange System Integration);
  • коннектор с сервисом обмена Synerdocs, обеспечивающий получение и отправку формализованных электронных документов.

В части формирования финансового архива используются доработанные внутренними силами и с привлечением партнера DIRECTUM, компании «Центр внедрения документооборота», механизмы хранения, поиска и выгрузки электронных документов модуля «Электронный архив финансовых документов».

Схема работы решения

Промежуточные результаты проекта

В процессе внедрения технического решения «Электронный архив финансовых документов» на данный момент достигнуты следующие результаты:

  • Развернута коробочная версия решения без дополнительных модификаций.
  • Документооборот с внешними контрагентами оперативно запущен в опытно-промышленную эксплуатацию.
  • Реализована тестовая загрузка финансовых документов в систему 1С Бухгалтерия.

Ожидаемые результаты реализации проекта

  • Перевод контрагентов на работу с документами в электронном виде (порядка 250 организаций). Процесс должен включать автоматическую загрузку документов в 1С.
  • Перевод внешнего документооборота склада в электронный вид. Непосредственно из WMS –системы в Synerdocs.
  • Перевод документооборота магазинов в электронный вид (непосредственно из системы управления кассой - в Synerdocs).
Организация:
17
Подписаться
Опубликовано:
1 февраля 2018 в 14:38
  • Утверждено
  • 1

Комментарии

>Многочисленные партнеры обращаются в компанию с предложения перевести документооборот с ними в электронный вид.

Можно ли узнать подробнее, каким образом была реализована организация работы в роуминге? Используются ли услуги роумингового центра? Проводился ли анализ вариантов организации и если да, то какие критерии выделялись?

Также из предпосылок проекта не совсем понятно, был ли автоматизирован внутренний документооборот? Как осуществлялся обмен юридически-значимыми документами между территориально удаленными единицами?

 

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий