Внедрение межкорпоративного финансового документооборота в сети обувных салонов "Эконика"

Успешный проект

О компании

«Эконика» – известная российская обувная сеть для женщин. Коллекции модной обуви, сумок и аксессуаров, представленные в сети, производятся в Италии, Бразилии, на фабриках Индии и Китая. Компания существует на рынке с 1992 года и на сегодняшний день насчитывает 152 салона по всей России и в Казахстане. В 1994 году к успеху начинают подключаться новые партнеры: на основе франчайзинга разработана программа развития собственной сети розничной торговли. С 2001 по 2009 годы «Эконика» была удостоена порядка десяти значимых наград в сфере торговли. В 2012 году компания открыла собственный интернет-магазин shop.econika.ru с доставкой по всей России.

Компания «Эконика» является частью группы компаний «Новард». СЭД «Директум» используется в компаниях группы около 10 лет. Управление внедрением СЭД и система документооборота в «Новард» централизованы. Многие внутренние и общие групповые процессы документооборота автоматизированы в СЭД.

Об исполнителе

«Центр внедрения документооборота» с 2008 года занимается исключительно поставкой и внедрением системы электронного документооборота DIRECTUM. Партнерский статус: партнёр-разработчик, центр сертифицированного обучения. Кроме того компания является партнером компании Директум по внедрению системы юридически значимого электронного документооборота Synerdocs. За время работы центра были разработаны готовые решения, позволяющие в кратчайшие сроки развернуть у заказчика полностью рабочие модули и части функционала:

• Настройка сквозных бизнес-процессов в компаниях с филиальными сетями
• Электронной архив документов в масштабе компании
• Автоматизация делопроизводства
• Постановка и контроль исполнения поручений
• Автоматизация договорной работы
• Согласование счетов и заявок на оплату
• Подготовка и согласование командировок
• Управление показателями эффективности, панель индикаторов бизнес-процессов
• Система автоматизированного тренинга DIRECTUM

Спектр услуг компании позволяет как внедрить СЭД DIRECTUM "с нуля", так и оказывать качественное сопровождение существующих конфигураций системы у заказчиков.

Сроки реализации

Ноябрь 2017 – апрель 2018

Версия системы DIRECTUM

Версия 5.4.2

Бизнес-заказчик

Финансовый департамент

Предпосылки проекта

Перевод в электронный вид юридически значимого документооборота является закономерным этапом развития бизнес-процессов компании. Многочисленные партнеры обращаются в компанию с предложения перевести документооборот с ними в электронный вид. Внутренний документооборот (движение документов между магазинами, филиалами) постоянно оптимизируется с точки зрения уменьшения количества документов, сокращения потребностей в печати. Наступило время, когда возможности такой оптимизации исчерпали себя. И на первый план вышли возможности реализации финансового документооборота в электронном виде.

Цели проекта

• Сокращение внутреннего и внешнего бумажного документооборота компании.
• Создание единого хранилища документов: перевод системы хранения в электронный вид.
• Сокращение трудоемкости документооборота.

Задачи проекта

1. Создание системы обработки и хранения юридически значимых электронных документов:

• Перевод юридически значимого документооборота в электронный вид.
• Автоматизация работы с документами, поступающими в компанию через различные сервисы внешнего электронного документооборота.
• Автоматизация отправки электронных документов из компании.
• Структурированное хранение электронных документов.
• Интеграция с системой бухгалтерского учета 1С.
• Интеграция с системой управленческого учета Аксапта.

2. Автоматизация процессов проверки и согласования юридически значимых электронных документов:

• Формирование комплектов документов (загруженных из сервисов внешнего электронного документооборота).
• Реализация полного процесса согласования документов.
• Согласование и утверждение документов с применением квалифицированной электронной подписи.
• Привязка комплектов документов к структуре хранения (обеспечение быстрого поиска).
• Автоматизация проверки документов на корректность заполнения и соответствие данным в системе DIRECTUM.

Компоненты

В части организации межкорпоративного электронного документооборота решение включает в себя следующие компоненты:

• коннектор для интеграции DIRECTUM с учетной системой 1С;
• модуль «Интеграция с системами обмена» DISI (DIRECTUM Interchange System Integration);
• коннектор с сервисом обмена Synerdocs, обеспечивающий получение и отправку формализованных электронных документов.

В части формирования финансового архива используются доработанные внутренними силами и с привлечением партнера DIRECTUM, компании «Центр внедрения документооборота», механизмы хранения, поиска и выгрузки электронных документов модуля «Электронный архив финансовых документов».

Схема работы решения

Промежуточные результаты проекта

В процессе внедрения технического решения «Электронный архив финансовых документов» на данный момент достигнуты следующие результаты:

• Развернута коробочная версия решения без дополнительных модификаций.
• Документооборот с внешними контрагентами оперативно запущен в опытно-промышленную эксплуатацию.
• Реализована тестовая загрузка финансовых документов в систему 1С Бухгалтерия.

Ожидаемые результаты реализации проекта

• Перевод контрагентов на работу с документами в электронном виде (порядка 250 организаций). Процесс должен включать автоматическую загрузку документов в 1С.
• Перевод внешнего документооборота склада в электронный вид. Непосредственно из WMS –системы в Synerdocs.
• Перевод документооборота магазинов в электронный вид (непосредственно из системы управления кассой - в Synerdocs).