Группа компаний «Элинар» автоматизировала бизнес-процессы с помощью DIRECTUM

Компания Акелон завершила проект внедрения ECM-системы DIRECTUM в ОАО «Элинар», холдинговой компании занимающейся девелоперской, сельскохозяйственной и промышленной деятельностью. В рамках проекта были автоматизированы бизнес-процессы в организациях холдинга, расположенных в с. Атепцево Наро-Фоминского муниципального района Московской области.

Были автоматизированы процессы работы с входящими и исходящими письмами, организационно-распорядительными, договорными документами, а также автоматизирована проектная деятельность компании. Перед началом работы пользователей в системе DIRECTUM реализована синхронизация и интеграция данных с учетной системой 1С.

О заказчике

Свою историю группа компаний «Элинар» начинает с 1879 года, когда в селе Атепцево купцом И.И. Алешиным была основана небольшая фабрика по выпуску оберточной бумаги. В 1917 году фабрику национализировали, и она получила название «Новая жизнь». В 1959 году создано предприятие «Электрослюдинит» и начался выпуск электроизоляционных материалов на основе слюдинитовой бумаги. В 1994 году произошло объедение Завода электроизоляционных материалов «Элинар» с сельскохозяйственным предприятием «Птицефабрика «Дружба» и в 1999 году создано ОАО «Холдинговая компания «Элинар» — головная организация холдинга «Элинар». А в 2007 году в состав холдинга «Элинар» вошла международная группа компаний «Кожеби» - мировой лидер в производство слюдяных бумаг.

Основными направлениями деятельности группы компаний являются девелопмент, сельскохозяйственная и промышленная деятельность. К предприятиям группы компаний «Элинар» относятся:

• предприятия электротехнического направления, занимающиеся изготовлением всех видов электроизоляционных, полимерных материалов. К ним относятся: группа компаний «Кожеби» (Чехия, Индия, США, Китай и др.), Завод ЭИМ «Элинар», «АСВ», «ВЗПМ», «Элинар-Пласт»;
• сельскохозяйственные предприятия, занимающиеся производством мяса, молока, зерновых культур и разведением коров черно-пестрой породы. К ним относятся: Птицефабрика «Элинар-бройлер» и ЗАО «Элинар»;
• предприятия, занимающиеся деятельностью, связанной с арендой жилых промышленных объектов, продажей земельных участков и комплексным освоением территорий. К ним относятся: «Нарпромразвитие», «Котово Риэлт», «ЭлинарСтройИнвест», Отель «Купец» и «ЭлинарПромБетон».

Всего в группе компаний, входящих в холдинг, насчитывается около 2500 работников. Компании работают на территории Российской Федерации, Индии, Китая, Малайзии, Чехии, Бразилии и Бельгии.

Официальный сайт компании: www.elinar.ru.

Ситуация

До внедрения системы в ОАО «Холдинговая компания Элинар» можно было выделить ряд ключевых проблем, с которыми сотрудники сталкивались в процессе работы:

• отсутствие единого информационного пространства для хранения документации, разграничением прав доступа к информации и возможности отследить историю работы с документами;
• согласование официальных документов происходит в бумажном, а также в электронном виде посредством электронной почты, что усложняет контроль процедуры согласования и приводит к непрозрачности процесса;
• часть бизнес-процессов регламентирована, но отсутствие контроля приводит к несоблюдению утвержденных регламентов сотрудниками в процессе своей работы;
• отсутствие прозрачного контроля выполнения выдаваемых задач.

Перед заказчиком стояла задача повысить эффективность деятельности предприятия за счет формализации и оптимизации бизнес-процессов, ускорения процесса согласования документации и обеспечения необходимого уровня исполнительской дисциплины.

Выбор

Учитывая изложенные выше факторы, руководство компании приняло решение о необходимости внедрения единой системы электронного документооборота и взаимодействия.

Компания рассматривала как российские, так и зарубежные разработчики платформ и решений. По результатам рассмотрения было принято решение остановиться на системе электронного документооборота и взаимодействия DIRECTUM. Система DIRECTUM на протяжении нескольких лет является признанным лидером в России по количеству успешных внедрений на крупных предприятиях.

Перед началом проекта сотрудниками компании Акелон (генеральный партнер компании DIRECTUM) был проведен предпроектный-экспресс анализ, в ходе которого были выявлены ключевые проблемы, а также определены базовые требования к системе. По результатам предпроектного-экспресс анализа специалисты компании Акелон подготовили техническое задание с детализацией предлагаемого решения.

Цели и задачи проекта

В ходе проекта специалистам компании Акелон предстояло реализовать следующие функциональные требования:

• исследовать, описать и процессы работы с документами;
• создать единое структурированное информационное пространство;
• автоматизировать бизнес-процессы по созданию и согласованию договорных документов;
• автоматизировать бизнес-процессы работы с входящей корреспонденцией;
• автоматизировать бизнес-процессы по созданию и согласованию исходящей корреспонденции;
• автоматизировать бизнес-процессы по созданию и согласованию организационно-распорядительной документации;
• автоматизировать управление проектной деятельностью;
• реализовать синхронизацию организационной структуры компании из учетной системы 1С;
• реализовать интеграцию системы DIRECTUM и учетной системы 1С в рамках работы с договорными документами и ведения реестра контрагентов.

Решение

В ходе проекта были внедрены и адаптированы под потребности Компании следующие бизнес-решения:

• Базовые модули;
• Классическое делопроизводство;
• Управление договорами;
• Акелон Проекты.

Классическое делопроизводство

С помощью модуля «Классическое делопроизводство» была автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, а также процессы согласования организационно-распорядительных документов и служебных записок.

Все типовые маршруты были незначительно доработаны в части проверок на указание комментариев при отправке на доработку, вычисления исполнителей заданий в зависимости от организации исполнителя, предварительной проверки оформления официального документа, если он отправляется за подписью генерального директора холдинга.

Регистрация документов

Одним из немаловажных требований к работе в системе являлась возможность регистрации официальных документов, не требующих согласования и подписантом которых является сам исполнитель, без участия делопроизводителя. Поводом для предъявления данного требования явились случаи, когда делопроизводитель отсутствует на рабочем месте, а документ необходимо зарегистрировать срочно (например, во время обеденного перерыва или в нерабочее время). Для реализации данного требования в карточку документа добавлена кнопка «Присвоить рег. номер»:

Рисунок 1. Кнопка присвоения регистрационного номера из карточки документа

После подготовки документа исполнитель нажимает кнопку «Присвоить рег. номер», документ преобразовывается в PDF и в тело документа проставляется штамп по формату, принятому в Компании, с регистрационным номером и датой регистрации.

Исполнитель распечатывает и подписывает документ. При необходимости сканирует документ и отправляет скан-копию контрагенту. В системе автоматически формируется задание исполнителю на внесение скан-образа подписанного документа. Для удобства занесения скан-образа документа при выполнении задания появляется окно импорта документа из файла. Так как у исполнителя есть возможность не вносить скан-образ (документ не был отсканирован, либо у руководителя нет времени на сканирование и внесение скан-образа в систему), после выполнения задания на внесение скан-образа, предусмотрено задание для делопроизводителя, ответственного за регистрацию документов организации исполнителя, на контроль внесения скан-образа.

Ограничение на просмотр записей справочника Поручения

Добавлена фильтрация на открытие справочника «Поручения» (в визуальном режиме). При открытии справочника «Поручения» отображаются только те записи, в которых текущий пользователь указан в реквизитах:

• Автор создания записи;
• Автор поручения;
• Исполнитель;
• Контролер.

Также, если текущий пользователь является руководителем подразделения, то ему отображаются и те записи, в перечисленных реквизитах которых указаны сотрудники, входящие в его подразделение и во все подразделения, которые являются подчиненными.

Дополнительные реквизиты для анализа

Так как Компания активно занимается проектной деятельностью, в карточки всех основных документов, используемых в организации, добавлены поля «Проект» и «Объект» для возможности установки связи документа с конкретным проектом и/или объектом (если документ подготовлен, либо получен в рамках какого-либо проекта или объекта). Поля добавлены во все представления справочника Регистрационно-контрольные карточки, а также настроен специальный поиск документов по данным реквизитам.

Управление проектами

Как было упомянуто выше, Компания активно занимается проектной деятельностью, поэтому автоматизация проектного управления являлась одной из приоритетных задач для Компании. Для автоматизации проектного управления руководством Компании выбрано техническое решение «Акелон Проекты». Возможности технического решения были доработаны исходя из собранных на этапе исследования требований.

Заполнение исполнителей по проекту

Для быстрого заполнения исполнителей по проекту, добавлена возможность заполнить в карточке проекта табличную часть с командой проекта из существующих списков работников.

Рисунок 2. Кнопка «Заполнить из списка» для указания исполнителей проекта

Рисунок 3. Справочник «Списки работников»

Рисунок 4. Заполненная табличная часть «Команда проекта»

Папки проекта

Одним из основных требований, предъявляемых к проектному управлению, являлась организация единого электронного архива проектных документов компании. Для реализации данного требования, совместно с участниками рабочей группы Компании, был определен единый состав проектных папок, используемых на каждом проекте. Выбранная структура папок послужила шаблоном для автоматического создания папок проекта при создании нового проекта в системе.

Для того чтобы сократить время на назначение прав доступа на папки проекта каждому из исполнителей, при сохранении карточки проекта в системе добавлено окно настройки прав доступа на автоматически созданные папки проекта, в котором по умолчанию уже добавлены все участники.

Рисунок 5. Окно настройки прав доступа к папкам проекта

Папки проекта автоматически создаются в верхнеуровневой папке «Проекты» в структуре общих папок:

Рисунок 6. Структура папок проекта

Синхронизация задач

При работе с решением «Акелон Проекты» план проекта ведется в редакторе проектов, а задачи по проекту необходимо отправлять в соответствии планом в системе DIRECTUM. Сотрудниками заказчика было высказано пожелание о синхронизации задач, созданных в редакторе проекта с задачами в системе DIRECTUM. Для реализации данного требования добавлены вычисления на закрытие редактора проекта, при которых все созданные, либо измененные задачи, находящиеся в стадии «Исполнение», автоматически отправляются в работу в системе DIRECTUM. При изменении параметров задачи в редакторе проектов (наименование задачи, исполнители, срок исполнения), в системе DIRECTUM текущая задача и запускается новая, с учетом внесенных изменений.

Принятие работ по задачам проекта

При выполнении задания руководителем проекта на принятие работ по задаче добавлена возможность отправки задания на доработку не всем, а конкретному исполнителю:

Рисунок 7. Окно запроса исполнителей

При выполнении задания на принятие работ по задаче проекта с результатом «Принять», в редакторе проектов в наименовании выполненной задачи проставляется значение «Выполнено»:

Рисунок 8. Отображение наименования задачи в редакторе проектов при её выполнении

Управление договорами

Согласование договорных документов

На этапе исследования аналитикам Акелон был предоставлен регламент по согласованию договорных документов. В рамках регламента выделено два варианта согласования: полный и сокращенный. При отправке договорного документа появляется окно запроса варианта согласования. Полный вариант согласования договорного документа подразумевает обязательное согласование с бухгалтером, финансистом и сотрудником юридического отдела.

Рисунок 9. Параметры согласования договорного документа по полному маршруту

Сокращенный маршрут согласования подразумевает отправку договорного документа, который не подлежит обязательной юридической, бухгалтерской и финансовой экспертизы и может быть направлен сразу на подписание.

При выборе любого вида согласования у Исполнителя договора есть возможность указать дополнительных согласующих при необходимости.

Особенностью согласования договорных документов в Компании является возможность обязательных согласующих не согласовать документ с замечаниями, при этом подписав его. Для того, чтобы учесть данную особенность, в заданиях на согласование обязательных согласующих добавлен результат выполнения «Не согласовано» с проверкой на указание замечаний в тексте задания и последующим визированием документа. Данная особенность также учтена при формировании листа согласования: если сотрудник не согласовал договорной документ с замечаниями, информация об этом отображается в листе согласования.

Рисунок 10. Лист согласования договорного документа

Также, одной из особенностей работы с договорными документами в Компании является то, что момент регистрации договора зависит от его «потока» и наличия подписи контрагента. Если документ исходящий (т.е. был инициирован в Компании), то он регистрируется после подписания с нашей стороны, до отправки контрагенту. После получения подписанного документа со стороны контрагента, в систему заносится скан-образ. Если документ входящий (был инициирован контрагентом), подписан нашей стороной, но не подписан контрагентом, то он регистрируется и сканируется после получения подписанного документа со стороны контрагента. Если же документ входящий и подписан контрагентом, то он регистрируется после подписания с нашей стороны и отправляется контрагенту.

Рисунок 11. Запрашиваемый параметр на этапе передачи документа на подписание

Внесение данных в 1С

Так как данные по подписанным двумя сторонами договорам должны быть переданы в учетную систему 1С, в системе предусмотрено задание для исполнителя договора на передачу информации в 1С. В карточку задания добавлена кнопка «Создать в 1С», при нажатии на которую открывается карточка договора в 1С.

Рисунок 12. Кнопка создания договора в 1С в карточке задания

Рисунок 13. Карточка договора в учетной системе

Для случаев, при которых договор, по каким-то причинам, подготовлен и подписан вне системы DIRECTUM (особенно это актуально на начальном этапе опытно-промышленной эксплуатации, когда часть договорных документов уже находились на согласовании) кнопка «Создать в 1С» вынесена на карточку договорного документа.

Рисунок 14. Кнопка создания договора в 1С в карточке документа

Благодаря внедренному решению по работе с договорными документами все озвученные в процессе исследования проблемы решены, процесс согласования стал более регламентированным и прозрачным.

Интеграция и импорт

В рамках проекта сотрудниками Акелон совместно со ИТ специалистами Компании были выполнены следующие работы по интеграции и импорту данных:

• настроена интеграция по пользователям с Active Directory;
• импортирована организационная структура из учетной системы 1С. Предприятие 8 (наши организации, Должности, Работники, Персоны) и настроена синхронизация данных;
• выполнен первоначальный импорт контрагентов из подготовленного сотрудникам Компании списка организаций в формате Excel и настроена выгрузка новых контрагентов в рамках сценария;
• настроена интеграция с учетной системой 1С. Предприятие 8 в рамках синхронизации данных по договорам.

Результаты

За время проекта сотрудниками компании Акелон было обучено 120 пользователей в режиме семинаров и 10 пользователей по полному курсу обучения с практикой. Все сотрудники, прошедшие обучение по полному курсу, прошли сертификацию и получили статус сертифицированных специалистов DIRECTUM.

Автоматизировано более 10-и предприятий, входящих в холдинг.

На момент завершения опытно-промышленной эксплуатации создано более 350 документов (а с учетом загруженных общекорпоративных документов, находящихся на сетевых ресурсах – более 4000) и запущено более 270 задач.

Активное участие в реализации проекта принимали специалисты, включенные в рабочую группу и руководитель проекта со стороны заказчика.

По результатам завершения проекта можно с уверенностью сказать, что все поставленные цели достигнуты, а решения, разработанные в ходе проекта, позволили привести бизнес-процессы к единому стандарту, обеспечив прозрачность и управляемость. Пользователи получили возможность сократить время на поиск актуальной документации за счет внедрения системы, которая предоставляет собой единое информационное пространство для централизованного доступа к документации.

Перспективы

По итогам успешного завершения проекта внедрения системы DIRECTUM в большинстве компаний холдинга, Руководством компании «Элинар» было принято решение о продолжении работы с компаний Акелон и запланировано тиражирование системы в организации, не вошедшие в контур проекта, такие как «Астраханское стекловолокно» и «Элинар-Бройлер».

Кроме того, Руководство компании заинтересовано во внедрении решения «Финансовый архив» с целью организации обмена первичными учетными документами, а также создания хранилища первичных документов, подготовительные работы к которому ведутся в настоящий момент.

С момента передачи системы в промышленную эксплуатацию в силу вступила гарантийная поддержка, а также был заключен договор сервисной поддержки, в рамках которого осуществляются консультационная и методическая поддержка пользователей и администраторов системы.

О компании Akelon

Akelon (www.akelon.com) — компания, предоставляющая комплексные услуги в сфере консалтинга и внедрения бизнес-приложений, начиная от управленческого консалтинга и заканчивая автоматизацией конкретных бизнес-процессов. 

Основными направлениями деятельности Компании являются:

• ECM (Enterprise Content Management) и документооборот;
• управленческий консалтинг;
• обучение;
• сервисная поддержка;
• системная интеграция.